Η εγκατάλειψη ενός τηλεφωνητή μπορεί στην πραγματικότητα να είναι κάπως αγχωτική για τους ανθρώπους που αισθάνονται άβολα όταν μιλούν με ένα μηχάνημα. Συγκεκριμένα, στις επιχειρηματικές ρυθμίσεις, κάποιος μπορεί να αισθάνεται υποχρεωμένος να μιλήσει με έναν συγκεκριμένο τρόπο ή να αποφύγει να πει συγκεκριμένες λέξεις. Ευτυχώς, η εθιμοτυπία του φωνητικού ταχυδρομείου είναι αρκετά παρόμοια με αυτήν άλλων μορφών επιχειρηματικής επικοινωνίας και εφόσον το άτομο που αφήνει το φωνητικό ταχυδρομείο μιλάει καθαρά και αφήνει σχετικές πληροφορίες σχετικά με την ηχογράφηση, η εθιμοτυπία του τηλεφωνητή, ως επί το πλείστον, τηρείται αποτελεσματικά. Κάποιος πρέπει να θυμάται να είναι σύντομος, ακριβής και καλογραμμένος όταν αφήνει ένα επαγγελματικό μήνυμα και όταν αφήνει ένα περιστασιακό μήνυμα, πρέπει επίσης να είναι σίγουρος ότι ακολουθεί την εθιμοτυπία του τηλεφωνητή και να είναι σύντομος και σαφής.
Όταν αφήνετε ένα μήνυμα, ο πρωταρχικός στόχος είναι να μεταφέρετε μια σύντομη περιγραφή του ποιος είναι ο καλούντος και πού μπορεί να προσεγγιστεί ο καλών στο μέλλον. Το άτομο που λαμβάνει το φωνητικό ταχυδρομείο δεν μπορεί να λάβει αυτές τις πληροφορίες εάν ο καλών δεν μιλά καθαρά. Δεν πρέπει κανείς να βιαστεί μέσα από το μήνυμα. θα πρέπει να μιλήσει καθαρά και να δώσει μόνο βασικές πληροφορίες που χρειάζεται το άτομο που λαμβάνει την κλήση για να επιστρέψει στον καλούντα. Αφήστε έναν αριθμό τηλεφώνου στην ηχογράφηση και φροντίστε να προφέρετε με σαφήνεια, ώστε το άτομο που λαμβάνει την κλήση να το καταλάβει.
Στις επαγγελματικές κλήσεις, η εθιμοτυπία του φωνητικού ταχυδρομείου υπαγορεύει ότι ο καλών δεν είναι πολύ περιστασιακός με το άτομο που λαμβάνει την κλήση. Ο καλών θα πρέπει να σκεφτεί τον αυτόματο τηλεφωνητή ως αλληλεπίδραση με το πραγματικό πρόσωπο. θα πρέπει να σκεφτεί πώς θα αλληλεπιδρούσε με το άτομο που έλαβε την κλήση εάν ήταν πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση και να μιλήσει ανάλογα. Η αργκό, η κατάρα και η υπερβολική εξοικείωση πρέπει να αποφεύγονται, αν και αυτό δεν σημαίνει ότι ο καλών πρέπει να ακούγεται κρύος και αποκομμένος. Όλοι όσοι λαμβάνουν φωνητικό ταχυδρομείο θα αντιδράσουν πιο θετικά σε μια φωτεινή φωνή παρά σε μια κρύα ή θυμωμένη, οπότε να είστε φωτεινοί αλλά ευγενικοί.
Για να ακολουθήσετε την εθιμοτυπία του φωνητικού ταχυδρομείου, θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τα μακροσκελή φωνητικά μηνύματα με υπερβολικές λεπτομέρειες και ακατάστατες διατριβές. Ο τηλεφωνητής δεν είναι το κατάλληλο φόρουμ για την επέκταση σε ένα θέμα που χρειάζεται συζήτηση. Μάλλον, είναι ένας τρόπος επικοινωνίας σε άλλο άτομο ότι είναι απαραίτητη μια πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλεφωνική συνομιλία. Η συντομία μπορεί να ενισχύσει μια επιχειρηματική σχέση αντί να την εμποδίσει και δεν πρέπει να περιμένουμε άμεση απάντηση από το άτομο που καλείται. Η ιδέα ενός τηλεφωνητή είναι να αφήσει ένα μήνυμα, όχι να ξεκινήσει ή να συνεχίσει μια πλήρη συνομιλία.
SmartAsset.