Ένας γραμματέας είναι ένας βοηθός που βοηθά τους επαγγελματίες να εκτελούν εργασίες όπως απάντηση τηλεφώνου, εκτέλεση αλληλογραφίας, αρχειοθέτηση χαρτιού και εκτέλεση εργασιών εισαγωγής δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι γραμματείς είναι εξαιρετικοί επικοινωνούντες που είναι σε θέση να συνθέτουν σαφή, περιεκτικά σημειώματα και να επικοινωνούν με επισκέπτες σε ένα γραφείο. Πολλοί επαγγελματίες σε διάφορους τομείς εξαρτώνται από τους γραμματείς τους για να διατηρούν τα γραφεία τους σε τάξη, να προγραμματίζουν ραντεβού, να συλλέγουν πληροφορίες και σε πολλές περιπτώσεις να διασφαλίζουν ότι όλα τα σημαντικά έγγραφα υποβάλλονται σε συναδέλφους, πελάτες και ρυθμιστικές υπηρεσίες με πλήρεις και ακριβείς πληροφορίες Το Μία από τις πιο σημαντικές συμβουλές για την πρόσληψη γραμματέα είναι να βεβαιωθείτε ότι μια διαφήμιση για μια θέση εργασίας παρέχει έναν πλήρη, λεπτομερή κατάλογο προσόντων και απαιτήσεων εργασίας. Μερικές άλλες σημαντικές συμβουλές για την πρόσληψη γραμματέα είναι να χρησιμοποιήσετε διάφορες πηγές για την εύρεση υποψηφίων για εργασία, να γράψετε ερωτήσεις συνέντευξης εκ των προτέρων και να συνειδητοποιήσετε ότι είναι καλύτερο να πάρετε μια έξυπνη απόφαση παρά να λάβετε μια γρήγορη απόφαση.
Ορισμένοι επαγγελματίες έχουν την τύχη να βρουν γραμματείς που τους έχουν συστήσει συνάδελφοι. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να μην είναι καν απαραίτητο να συμπληρώσετε μια αγγελία εργασίας. Τις περισσότερες φορές, ωστόσο, η πρόσληψη γραμματέα απαιτεί την ολοκλήρωση μιας αγγελίας ανοίγματος εργασίας. Αυτό είναι ένα έγγραφο που λέει στους πιθανούς υποψηφίους για εργασία ότι ένας επαγγελματίας αναζητά βοηθό και το οποίο πρέπει επίσης να απαριθμεί τα προσόντα που πρέπει να έχουν αποκτήσει οι υποψήφιοι πριν από την υποβολή βιογραφικών.
Ένας επαγγελματίας που προσλαμβάνει γραμματέα για ένα κανονικό γραφείο επιχειρήσεων μπορεί να αναφέρει μόνο ότι ένας ιδανικός βοηθός έχει πολυετή εμπειρία επικοινωνίας με επαγγελματίες επιχειρήσεων, εκτέλεση εισαγωγής δεδομένων και χρήση λογισμικού προγραμματισμού και χρέωσης. Σε πιο εξειδικευμένους τομείς, ωστόσο, όπως στους νόμους και τους ιατρικούς τομείς, η πρόσληψη γραμματέα μπορεί να ζητήσει από επαγγελματίες να είναι εξοικειωμένοι με διάφορα είδη πιστοποίησης. Οι περισσότεροι γιατροί, για παράδειγμα, προσλαμβάνουν γραμματείς που έχουν εκπαίδευση και πιστοποίηση στην τήρηση ιατρικών αρχείων ή ιατρική χρέωση και κωδικοποίηση σε περιοχές όπου η ασφάλιση είναι παράγοντας.
Είναι επίσης σημαντικό να αποστέλλονται προκηρύξεις για τη δημιουργία θέσεων εργασίας σε πολλές διαφορετικές πηγές. Κατά την πρόσληψη γραμματέα είναι καλή ιδέα να υποβάλλετε διαφημίσεις σε τοπικά έντυπα, ιστότοπους και άλλους πόρους που χρησιμοποιούνται από άτομα που μπορεί να αναζητούν εργασία σε σχετικό τομέα. Ένας δικηγόρος, για παράδειγμα, μπορεί να στείλει αγγελίες εργασίας σε τοπικά κέντρα προνομιακής εκπαίδευσης, ενώ ένας γιατρός μπορεί να στείλει ειδοποιήσεις σε τοπικά προγράμματα διοίκησης υγείας.
SmartAsset.