Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την πρόσληψη ζωντανών μουσικών για μια εκδήλωση. Η απόδοση των ζωντανών μουσικών μπορεί να επηρεάσει τη συνολική επιτυχία μιας εκδήλωσης, οπότε η φήμη και το στυλ της μουσικής των μουσικών πρέπει να ερευνηθούν πριν συμφωνήσουν να τους προσλάβουν. Οι ζωντανοί μουσικοί πρέπει να παρέχουν τον δικό τους βασικό εξοπλισμό και να προσφέρουν μια λίστα τραγουδιών ή μουσικές επιλογές για να διαλέξουν οι πελάτες. Για την προστασία και των δύο μερών, μια δεσμευτική σύμβαση θα πρέπει να αποτελεί μέρος της διαδικασίας πρόσληψης.
Οι κατάλληλοι ζωντανοί μουσικοί πρέπει να επιλεγούν για να δημιουργήσουν την επιθυμητή ατμόσφαιρα. Πρέπει να καθοριστεί εάν οι ζωντανοί μουσικοί θα έχουν ψυχαγωγία ή απλώς παρέχουν μουσική υπόκρουση καθ ‘όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης ή μόνο ένα μέρος της. Τα τυπικά μουσικά σύνολα περιλαμβάνουν τζαζ τριάδα, κουαρτέτο από ορείχαλκο ή τσίμπημα ή ντουέτο φλάουτου και άρπας. Οι κατηγορίες οργάνων για να διαλέξετε περιλαμβάνουν ξύλινους ανέμους, ορείχαλκο, χορδές και φωνή. Εάν ένα πιάνο θα είναι μέρος της ζωντανής μουσικής παράστασης, η θέση του πρέπει να καθοριστεί και πρέπει επίσης να συντονιστεί.
Συνήθως, οι καλύτεροι μουσικοί μπορούν να επιλεγούν μιλώντας σε άλλους ανθρώπους που έχουν προσλάβει ζωντανούς μουσικούς για παρόμοιες περιπτώσεις. Εάν είναι δυνατόν, η παρακολούθηση μιας παράστασης σε άλλη τοποθεσία θα διασφαλίσει ότι το στιλ των μουσικών και οι μουσικές επιλογές είναι κατάλληλες για μια προγραμματισμένη εκδήλωση. Είναι επίσης συνετό για τα άτομα να ζητήσουν μια λίστα τραγουδιών ή να ρωτήσουν εάν οι ζωντανοί μουσικοί είναι σε θέση να «καλύψουν» τον μουσικό κατάλογο ενός συγκεκριμένου καλλιτέχνη ή να εκτελέσουν ένα συγκεκριμένο ύφος ή είδος μουσικής.
Η περιγραφή όλων των σχετικών λεπτομερειών της σύμβασης πρόσληψης πριν από την υπογραφή της μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο καθώς και οποιαδήποτε απογοήτευση που θα προκληθεί από παρεξηγήσεις αργότερα. Αυτό θα διασφαλίσει επίσης ότι οι μουσικοί είναι διαθέσιμοι την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα και ότι το κόστος τους είναι εντός του προϋπολογισμού. Είναι καλύτερο να συμφωνήσετε για όλες τις λεπτομέρειες εκ των προτέρων, όπως τα τέλη απόδοσης, την κατάθεση και τον τύπο και τη διάρκεια της παράστασης. Ως εγγύηση για την αποτυχία, η λήψη των λεπτομερειών εγγράφως και η διευθέτηση μιας συμφωνίας σε περίπτωση που οποιοδήποτε μέρος δεν καταφέρει να κρατήσει το τέλος της συμφωνίας είναι ένα σοφό βήμα.
Για μια ζωντανή παράσταση, μπορεί να απαιτείται πρόσθετος εξοπλισμός σκηνής. Ενδέχεται να απαιτείται συντονισμός μεταξύ των ζωντανών μουσικών και του ιδιοκτήτη ή του διευθυντή του χώρου για να διασφαλιστεί ότι θα υπάρχει όλος ο απαραίτητος εξοπλισμός για την παράσταση. Είναι επίσης συνετό για άτομα να επισκεφθούν τον χώρο για να διασφαλίσουν ότι υπάρχει ένας αρκετά μεγάλος χώρος σκηνής για τους μουσικούς να εκτελούν με ασφάλεια και άνεση και ότι είναι διαθέσιμες επαρκείς ηλεκτρικές πρίζες και φωτισμός. Είναι επίσης επωφελές να επιτρέπεται στους ζωντανούς μουσικούς η πρόσβαση στον χώρο για να ρυθμιστεί πριν από την ώρα της παράστασης.