Η τεκμηρίωση επιχειρηματικής διαδικασίας είναι η διαδικασία δημιουργίας γραπτού αρχείου των βημάτων που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία ή διαδικασία. Τέτοια τεκμηρίωση συμβάλλει στην τυποποίηση των διαδικασιών και στην καθιέρωση βέλτιστων πρακτικών. Οι συμβουλές για τη δημιουργία σαφών, αποτελεσματικών εγγράφων διαδικασίας περιλαμβάνουν τη χρήση εύκολα κατανοητής γλώσσας, την επιθεώρηση πολλών μερών της τεκμηρίωσης και τη σύνταξη λεπτομερών εγγράφων και απλοποιημένων φύλλων εξαπατήσεων.
Πολλές εταιρείες δημιουργούν τεκμηρίωση επιχειρηματικών διαδικασιών για εκπαιδευτικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι πολλά άτομα που μπορεί να έχουν πολύ διαφορετικά επίπεδα κατανόησης είναι πιθανό να διαβάσουν τα έγγραφα. Προκειμένου να διασφαλιστεί η μέγιστη αποτελεσματικότητα, τα έγγραφα της διαδικασίας θα πρέπει να είναι εύκολα κατανοητά από οποιονδήποτε πιθανόν να τα χρησιμοποιήσει.
Οι ειδικοί συχνά συνιστούν τη συγγραφή τέτοιων εγγράφων χρησιμοποιώντας γλώσσα ισοδύναμη με το επίπεδο ανάγνωσης της ένατης τάξης. Οι συγγραφείς πρέπει επίσης να αποφεύγουν τη χρήση τεχνικής ή βιομηχανικής ορολογίας. Όταν πρέπει να χρησιμοποιούνται ακρωνύμια ή βιομηχανικοί όροι, θα πρέπει πρώτα να καθοριστούν με σαφήνεια. Είναι επίσης συνετό να συμπεριλάβετε μια λίστα ορισμών κατά τη δημιουργία τεκμηρίωσης επιχειρηματικής διαδικασίας.
Ενώ η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών συμπληρώνεται συχνά από ένα άτομο με εξειδίκευση στην ανάπτυξη τέτοιων εγγράφων, είναι σημαντικό οι άλλοι να αναθεωρήσουν τα έγγραφα πριν τεθούν σε κοινή χρήση. Εάν το άτομο που γράφει την τεκμηρίωση δεν είναι ειδικός στη διαδικασία τεκμηρίωσης, αυτός ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να προβεί σε έλεγχο προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το περιεχόμενο είναι τεχνικά σωστό. Τα έγγραφα θα πρέπει επίσης να αναθεωρηθούν από τουλάχιστον ένα άτομο που είναι εντελώς άγνωστο με τη διαδικασία, έτσι ώστε να μπορούν να εντοπιστούν τυχόν ασαφείς οδηγίες ή βήματα που λείπουν.
Τα λεπτομερή έγγραφα αποτελούν ουσιαστικό μέρος της τεκμηρίωσης της επιχειρηματικής διαδικασίας. Τα έγγραφα εξηγούν όλα τα βήματα που εμπλέκονται σε μια διαδικασία και μπορεί επίσης να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως απαιτήσεις προγράμματος λογισμικού, νομικούς περιορισμούς και πληροφορίες επικοινωνίας για διάφορα βήματα. Ενώ τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την πλήρη εξήγηση της διαδικασίας, μπορεί να είναι πολύ μεγάλα ή ογκώδη για να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε καθημερινή βάση.
Μια λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι να δημιουργήσετε ένα φύλλο εξαπατήσεων που να καλύπτει μόνο τα πιο κρίσιμα βήματα και να χρησιμεύει ως υπενθύμιση μόλις διαβαστεί ολόκληρη η τεκμηρίωση της διαδικασίας. Αυτά τα φύλλα εξαπάτησης θα πρέπει να παρέχουν έναν εύκολο τρόπο εύρεσης βασικών πληροφοριών για κάθε βήμα. Μπορεί να είναι σοφό να παρέχετε τον αριθμό της σελίδας ή του κεφαλαίου όπου οι πληροφορίες μπορούν να βρεθούν στην πλήρη τεκμηρίωση, ώστε ο αναγνώστης να έχει μια αναφορά εάν χρειάζεται πρόσθετες λεπτομέρειες. Τέτοια φύλλα συχνά παρουσιάζονται ως διαγράμματα ροής ή περιγράμματα.
SmartAsset.