Κάθε επιχείρηση που λαμβάνει παραγγελίες από πελάτες πρέπει να διαθέτει σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών εργασίας. Η εφαρμογή αυτού του τύπου συστήματος βοηθά στη διασφάλιση ότι το έργο έχει ολοκληρωθεί και ότι τίποτα δεν πέφτει από τις ρωγμές. Οι καλύτερες συμβουλές για την παρακολούθηση της παραγγελίας εργασίας είναι να χαρτογραφήσετε ολόκληρη τη διαδικασία παραγγελίας εργασίας από την αρχή έως το τέλος, να βάλετε συστήματα για να χειριστούν κάθε ένα από τα βήματα της διαδικασίας και να αναθέσετε στα άτομα την ευθύνη για κάθε βήμα της διαδικασίας παρακολούθησης της παραγγελίας εργασίας. και σύστημα. Τέλος, η επιχείρηση πρέπει να επιλέξει εάν ένα χειροκίνητο σύστημα παρακολούθησης παραγγελίας εργασίας ή ένα πρόγραμμα λογισμικού είναι καλύτερη επιλογή.
Για να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών εργασίας, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης και οι εργαζόμενοι πρέπει να αφιερώσουν χρόνο στη χαρτογράφηση κάθε βήματος της διαδικασίας. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία εγκατάστασης παραθύρων λαμβάνει ένα τηλεφώνημα από έναν πελάτη για να προγραμματίσει ένα ραντεβού εκτίμησης και στη συνέχεια ο ρεσεψιονίστ το εκχωρήσει σε έναν από τους εκπροσώπους του συστήματος ημερολογίου, τότε αυτά είναι τα δύο πρώτα βήματα στο σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών. Κάθε βήμα, όσο μικρό και αν είναι, πρέπει να σχεδιαστεί ως μέρος του συστήματος παρακολούθησης παραγγελίας εργασίας.
Αφού γίνει γνωστό κάθε ένα από τα βήματα, μπορεί να αποφασιστεί ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να χειριστεί κάθε βήμα. Ορισμένες επιχειρήσεις επιλέγουν ένα σύστημα λογισμικού που συνδέεται με τον ιστότοπό του, έτσι ώστε οι πελάτες να μπορούν να προγραμματίσουν τα ραντεβού τους. Το σύστημα εκχωρεί αυτόματα την εντολή εργασίας στον αντιπρόσωπο. Όταν ο αντιπρόσωπος βγει για να ολοκληρώσει την εργασία, χρησιμοποιεί μια συσκευή χειρός για να συνδεθεί στην πρόοδο της εργασίας και ο διακομιστής της επιχείρησης ενημερώνεται ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί και το τιμολόγιο δημιουργείται και αποστέλλεται στον πελάτη.
Είτε το σύστημα είναι αυτοματοποιημένο είτε χειροκίνητο, πρέπει να ανατεθεί σε άτομα να είναι υπεύθυνα για κάθε βήμα της διαδικασίας παραγγελίας εργασίας. Ακόμα και ένα πλήρως αυτοματοποιημένο σύστημα έχει προβλήματα και γίνονται λάθη. Θα πρέπει να ανατεθεί σε κάποιον να ελέγχει περιοδικά την πρόοδο του συστήματος – είτε καθημερινά, είτε εβδομαδιαία, μία φορά το μήνα ή ανά τρίμηνο.
Τα συστήματα παραγγελίας εργασίας θα πρέπει επίσης να αξιολογούνται συνεχώς για τρόπους αλλαγής του ώστε να είναι ταχύτερο και αποτελεσματικότερο. Μετά από μια αξιολόγηση, μπορεί να καθοριστεί ότι ένα βήμα μπορεί να εξαλειφθεί ή ότι πρέπει να προστεθεί ένα βήμα στο σύστημα παρακολούθησης παραγγελίας εργασίας για να βελτιωθεί και να γίνει το καλύτερο δυνατό.
SmartAsset.