Ένας ρεσεψιονίστ καλωσορίζει τους πελάτες, απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις, στέλνει γράμματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκτελεί μια μεγάλη ποικιλία γραμματειακών καθηκόντων. Μεταξύ των σημαντικότερων ιδιοτήτων υποδοχής που πρέπει να επιδείξει κάποιος που υποβάλλει αίτηση για έναν από αυτούς τους ρόλους είναι οι διαπροσωπικές, διοικητικές και οργανωτικές δεξιότητες. Επιπλέον, ένας ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι έμπειρος στη χρήση βασικού λογισμικού επεξεργασίας κειμένου και διάφορων τύπων εξοπλισμού γραφείου.
Η υπομονή και η ικανότητα εργασίας υπό πίεση είναι μερικές από τις ιδιότητες της ρεσεψιονίστ που πρέπει να διαθέτει κάποιος που εργάζεται σε μια πολυσύχναστη τοποθεσία. Σε πολλές περιπτώσεις, οι ρεσεψιονίστ είναι οι πρώτοι εκπρόσωποι μιας εταιρείας που συναντούν εξωτερικοί πελάτες. Επομένως, οι άνθρωποι σε αυτούς τους ρόλους πρέπει να χειριστούν προβλήματα εξυπηρέτησης πελατών. Επιπλέον, ενώ ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να λαμβάνει μηνύματα ή να εκτελεί εργασίες για λογαριασμό άλλων ανθρώπων, κανείς δεν απομακρύνει τους πελάτες από το άτομο που έχει αυτόν τον ρόλο και ορισμένοι άνθρωποι αγωνίζονται να διατηρήσουν υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών όταν αντιμετωπίζουν μεγαλύτερο αριθμό πελατών.
Εκτός από τη διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων, ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να χρειαστεί να ορίσει ραντεβού και να παρακολουθεί μηνύματα, μηνύματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό πολλών άλλων ατόμων. Ως εκ τούτου, οι καλές οργανωτικές δεξιότητες συγκαταλέγονται μεταξύ των ιδιοτήτων υποδοχής που είναι υψίστης σημασίας. Τα άτομα που απασχολούνται σε αυτούς τους ρόλους συχνά χρησιμοποιούν καθημερινές λίστες ελέγχου, ημερολόγια ή ημερολόγια για να παρακολουθούν πληροφορίες και εργασίες. Πολλοί επιτυχημένοι ρεσεψιονίστ διαχειρίζονται το καθημερινό τους πρόγραμμα έτσι ώστε να επιμελούνται περίπλοκες εργασίες σε αργές ώρες της ημέρας, ενώ λιγότερο σύνθετα ζητήματα αντιμετωπίζονται κατά τη διάρκεια πολυάσχολων περιόδων.
Συνήθως, τα άτομα που απασχολούνται σε διοικητικούς ρόλους πρέπει να χρησιμοποιούν συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστοσελίδες στο Διαδίκτυο και πακέτα επεξεργασίας κειμένου. Ενώ ορισμένα από αυτά τα προγράμματα είναι συνήθως διαθέσιμα και χρησιμοποιούνται από πολλές επιχειρήσεις, άλλα είναι εσωτερικά συστήματα που έχουν προσαρμοστεί στις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας. Οι επιθυμητές ιδιότητες του ρεσεψιονίστ όπως αναφέρονται λεπτομερώς στις αναρτήσεις εργασίας περιλαμβάνουν συχνά τεχνική ικανότητα και προθυμία να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν νέα συστήματα και τύπους λογισμικού.
Ένας ρεσεψιονίστ που εργάζεται σε χειρουργική επέμβαση γιατρού ή άλλου είδους ιατρική εγκατάσταση πρέπει να είναι σε θέση να συλλέγει γρήγορα δυνητικά κρίσιμα σημαντικές πληροφορίες από γιατρούς και ασθενείς και να τις μεταφέρει με συνέπεια σε άλλα σχετικά μέρη. Αυτό το άτομο πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί εύκολα και καθαρά τόσο μέσω τηλεφώνου όσο και αυτοπροσώπως. Τα λάθη που γίνονται από τους ρεσεψιονίστ μπορεί να αποδειχθούν δαπανηρά σε πολλούς διαφορετικούς κλάδους, οπότε η προσοχή στη λεπτομέρεια και η ικανότητα να πληκτρολογείτε ή να μεταδίδετε πληροφορίες αποτελεσματικά χωρίς να κάνετε λάθη μπορεί να είναι βασικές ιδιότητες της ρεσεψιονίστ.