Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι διαδικασιών απογραφής – διαρκής και περιοδικός – που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της πραγματικής ποσότητας προϊόντων που διαθέτει μια επιχείρηση. Η επιλογή μιας διαδικασίας που λειτουργεί για μια συγκεκριμένη επιχείρηση είναι βασική, καθώς το απόθεμα αντιπροσωπεύει το σύνολο των προϊόντων που ενδέχεται να πωληθούν. Αυτό μπορεί να είναι ένα από τα μεγαλύτερα έξοδα για μια επιχείρηση και ένα από τα πιο δύσκολα στη διαχείριση.
Απαιτούνται ακριβείς, ενημερωμένες πληροφορίες αποθέματος για τον προσδιορισμό της ανταγωνιστικής τιμής πώλησης των προϊόντων, καθώς και για τον προγραμματισμό της αγοράς ή της παραγωγής νέων προϊόντων που θα αντικαταστήσουν αυτά που έχουν ήδη πωληθεί. Οι δύο βασικοί τύποι διαδικασιών μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για την επίτευξη της διαχείρισης αυτού.
Οι διαδικασίες απογραφής διαρκούς τύπου συχνά χρησιμοποιούν εξοπλισμό σάρωσης σημείου πώλησης που επιτρέπει σε μια επιχείρηση να καταγράφει συναλλαγές σε πραγματικό χρόνο. Οι διαδικασίες αυτού του τύπου παρέχουν συνήθως μια πολύ λεπτομερή καταγραφή κάθε πώλησης όπως πραγματοποιείται. Αυτή η διαδικασία είναι ικανή να παρακολουθεί χιλιάδες συναλλαγές σε μία μόνο ημέρα εργασίας. Παρόλο που οι αέναες διαδικασίες απογραφής απαιτούν γενικά μεγαλύτερη αρχική επένδυση, η αυξημένη απόδοση που προσφέρει μπορεί συχνά να οδηγήσει σε μεγαλύτερα κέρδη.
Τα μέχρι στιγμής δεδομένα που παρέχουν οι αέναες διαδικασίες απογραφής επιτρέπουν στους διαχειριστές να παρακολουθούν τα επίπεδα προσφοράς προϊόντων και να παραγγέλνουν επιπλέον απόθεμα, όπως απαιτείται. Μπορεί επίσης να βοηθήσει τις επιχειρήσεις λιανικής να προσδιορίσουν ποια προϊόντα πωλούνται καλά και ποια είδη πρέπει να μετακινηθούν προσφέροντας μειωμένη τιμή ή πώληση. Μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί αυτήν τη διαδικασία πρέπει επίσης να πραγματοποιεί περιοδική φυσική καταμέτρηση των προϊόντων της προκειμένου να αποκαλύψει ζημίες λόγω κλοπής.
Οι διαδικασίες απογραφής περιοδικού τύπου περιλαμβάνουν συνήθως κάποιο είδος πλήρους φυσικής καταμέτρησης των προϊόντων σε τακτά χρονικά διαστήματα, τα οποία μπορεί να είναι μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια. Σε αυτόν τον τύπο διαδικασίας, ο συνολικός αριθμός προϊόντων που έχει μια επιχείρηση στο απόθεμά της υπολογίζεται φυσικά στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου. Όλα τα προϊόντα που αγοράστηκαν κατά την επόμενη περίοδο προστίθενται σε αυτό το σύνολο. Μια άλλη καταμέτρηση γίνεται στη συνέχεια στο τέλος κάθε επόμενης περιόδου και αφαιρείται από το τελικό σύνολο της προηγούμενης περιόδου.
Ο όγκος των προϊόντων που πωλεί μια επιχείρηση ετησίως καθορίζει συνήθως τη συχνότητα αυτών των περιοδικών διαδικασιών απογραφής. Δεδομένου ότι αυτός ο τύπος απογραφής μπορεί να είναι ένα χρονοβόρο και χρονοβόρο γεγονός, πολλές επιχειρήσεις προσλαμβάνουν υπηρεσίες απογραφής για να παρέχουν την εργασία και την αυτοματοποίηση που απαιτούνται για τον υπολογισμό του αποθέματος και τη συντόμευση του χρόνου διακοπής. Διατίθεται επίσης λογισμικό ελέγχου αποθέματος για να επιταχυνθεί η διαδικασία.
SmartAsset.