Το σύστημα απογραφής είναι η εσωτερική μέθοδος που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για να παραγγείλει, να ελέγξει και να λογοδοτήσει για τα προϊόντα που πουλά στους καταναλωτές. Ένα σύστημα απογραφής μικρών επιχειρήσεων θα αντικατοπτρίζει τη διαδικασία μιας μεγαλύτερης εταιρείας, αν και σε λιγότερο έντονο περιβάλλον, δεδομένης της διαφοράς μεγέθους μεταξύ των εταιρειών. Δύο τύποι συστημάτων απογραφής είναι κοινά στο επιχειρηματικό περιβάλλον: τα περιοδικά και τα αέναα. Αυτά είναι λογιστικά συστήματα, αν και μια εταιρεία συχνά θα χτίζει τις πρακτικές απογραφής της γύρω από αυτά τα συστήματα.
Ποιο σύστημα απογραφής μικρών επιχειρήσεων είναι καλύτερο για μια συγκεκριμένη εταιρεία, συχνά εξαρτάται από τον τύπο εμπορευμάτων που πωλεί μια εταιρεία. Για παράδειγμα, οι μικρές επιχειρήσεις που πωλούν παρόμοια αγαθά ή μεγάλες ομάδες αντικειμένων ενδέχεται να επωφεληθούν περισσότερο από ένα περιοδικό σύστημα απογραφής, το οποίο ενημερώνεται μόνο μία φορά το μήνα ή σε τριμηνιαία βάση. Αυτό είναι πλεονεκτικό γιατί η μικρή επιχείρηση θα ξεκινά κάθε μήνα με ένα αρχικό ποσό αποθέματος και θα το ενημερώνει στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για χρόνο που δαπανάται για την καταμέτρηση στοιχείων που δεν είναι εύκολο να διαχωριστούν ή περιλαμβάνουν μια χρονοβόρα διαδικασία που αφαιρεί τις δραστηριότητες που παράγουν χρήματα.
Το αέναο σύστημα απογραφής εμπλέκεται πολύ περισσότερο. σύμφωνα με αυτό το σύστημα, μια εταιρεία θα ενημερώνει το λογιστικό της βιβλίο μετά από κάθε αγορά, πώληση ή προσαρμογή στο λογαριασμό αποθέματος. Αυτό το σύστημα απογραφής μικρών επιχειρήσεων λειτουργεί καλά για εταιρείες με μοναδικά αντικείμενα ή προϊόντα απογραφής που είναι εξαιρετικά πολύτιμα. Ενώ είναι πιο χρονοβόρο, παρέχει μεγαλύτερη ακρίβεια για τις μικρές επιχειρήσεις και τη δυνατότητα να παραγγείλετε με ακρίβεια τα αποθέματα χωρίς να έχετε πάρα πολλά προϊόντα στο χέρι.
Η αποτίμηση αποθεμάτων είναι επίσης ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του συστήματος απογραφής μικρών επιχειρήσεων. Η αποτίμηση καθορίζει το κόστος στο λογαριασμό αποθέματος της εταιρείας και το κόστος των πωληθέντων αγαθών για κάθε λογιστική περίοδο. Τρεις μέθοδοι είναι οι πιο συνηθισμένες στις επιχειρήσεις: πρώτη μέσα, πρώτη έξω (FIFO). τελευταίο μέσα, πρώτο έξω (LIFO)? και τον υπολογισμό του σταθμισμένου μέσου κόστους. Το FIFO απαιτεί από την εταιρεία να πουλήσει τα παλαιότερα αγαθά που αναφέρονται πρώτα στον λογαριασμό αποθέματος λογιστικού βιβλίου. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα το υψηλότερο κόστος που απομένει στον λογαριασμό αποθέματος και το χαμηλότερο κόστος των πωληθέντων προϊόντων, με αποτέλεσμα υψηλότερα καθαρά έσοδα να αναφέρονται στην κατάσταση αποτελεσμάτων. Το LIFO είναι το αντίθετο του FIFO. Ως εκ τούτου, το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι υψηλότερο και το απόθεμα είναι μικρότερο από το FIFO. Η μέθοδος του σταθμισμένου μέσου όρου υπολογίζει ένα νέο κόστος για κάθε είδος αποθέματος μετά την πραγματοποίηση αγορών και προσαρμογών στο λογαριασμό.
Η επιλογή της μεθόδου αποτίμησης για ένα σύστημα απογραφής μικρών επιχειρήσεων θα εξαρτηθεί από το πώς η εταιρεία θέλει να αναφέρει τα καθαρά έσοδα. Η γενική θεωρία είναι ότι η FIFO αναφέρει υψηλότερα καθαρά έσοδα, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη φορολογική υποχρέωση για τις μικρές επιχειρήσεις. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει μια δύσκολη κατάσταση ταμειακών ροών εάν η εταιρεία πρέπει να πληρώσει φόρους στην εθνική ή τοπική κυβέρνηση.
SmartAsset.