Διαδικασίες μικρομετρητών καθιερώνονται από επιχειρήσεις ή άλλους οργανισμούς για τη διαχείριση μικρών ποσών μετρητών. Αυτά τα μετρητά, που ονομάζονται ταμείο μικρομετρητών, χρησιμοποιούνται για την πραγματοποίηση μικρών αγορών αντί για τη σύνταξη επιταγής ή τη χρήση πιστωτικής κάρτας εταιρείας. Μια εταιρεία θα ορίσει έναν θεματοφύλακα του οποίου η δουλειά είναι να βεβαιωθεί ότι όλα τα χρήματα λογιστικοποιούνται μέσω μιας απόδειξης ή άλλης κατάλληλης τεκμηρίωσης.
Συνήθως λιγότερο από 250 δολάρια ΗΠΑ, ένα ταμείο ασήμαντων μετρητών επιτρέπει τη χρήση μετρητών για μικρές αγορές ή επιστροφές χρημάτων χωρίς τη δυσκίνητη διαδικασία σύνταξης επιταγής. Ένα ταμείο μικρομετρητών μπορεί επίσης να υποκαταστήσει την ανάγκη έκδοσης εταιρικών πιστωτικών καρτών σε πολλά άτομα που κάνουν μικρές αγορές. Αυτό με τη σειρά του μειώνει την ευθύνη για την εταιρεία.
Εάν δεν έχει ήδη συσταθεί ένα ταμείο μικρομετρητών, πρέπει να καθιερωθούν διαδικασίες μικρομετρητών για να διασφαλιστεί ότι όλα τα χρήματα παρακολουθούνται και παρακολουθούνται σωστά. Μερικές φορές γίνονται τακτικές αγορές ρουτίνας που πέφτουν κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό σε δολάρια και επομένως καθιστούν αναποτελεσματική τη σύνταξη επιταγής για επιστροφή χρημάτων. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να απευθυνθεί κανείς σε έναν διαχειριστή ή έναν ελεγκτή μιας εταιρείας για να ιδρύσει ένα ταμείο μικρομετρητών.
Εάν υπάρχει ήδη ένα ταμείο μικρομετρητών, είναι απαραίτητο να υπάρχουν οι κατάλληλες διαδικασίες για την παρακολούθηση των χρημάτων. Αυτό συμβαίνει με δύο τρόπους: επιστροφή χρημάτων ή προκαταβολή. Η αποζημίωση πραγματοποιείται όταν μια αγορά έχει ήδη πραγματοποιηθεί και ένα άτομο υποβάλλει μια απόδειξη ή άλλη τεκμηρίωση προκειμένου να επιστραφεί για τα χρήματα που δαπανήθηκαν. Μια προκαταβολή πραγματοποιείται όταν εκταμιεύονται μετρητά για μια αγορά που δεν έχει γίνει ακόμη. Σε αυτήν την περίπτωση, ένα κουπόνι ή άλλη τεκμηρίωση θα πρέπει να εισαχθεί στο ταμείο μικρομετρητών τη στιγμή που γίνεται η εκταμίευση. Αυτό το κουπόνι θα δείχνει ποιος εκταμίευσε τα χρήματα καθώς και ποιος έλαβε τα χρήματα, μαζί με την ημερομηνία, τον σκοπό και άλλες σχετικές πληροφορίες. Το κουπόνι παραμένει στο ταμείο μικρομετρητών μέχρι να επιστραφεί μια απόδειξη στον θεματοφύλακα.
Ο θεματοφύλακας του ταμείου μικρομετρητών καθορίζεται συνήθως στις διαδικασίες μικρομετρητών. Αυτή είναι συνήθως μια συγκεκριμένη θέση, όπως το Office Manager, που ανατίθεται στο καθήκον. Ο θεματοφύλακας είναι τότε υπεύθυνος για ολόκληρο το ταμείο μικρομετρητών. Σε κάθε δεδομένη στιγμή, το χρηματικό ποσό στο ταμείο μικρομετρητών συν τα κουπόνια πρέπει να ισούται με το συνολικό αρχικό ποσό του κεφαλαίου.
Οι λεπτομερείς διαδικασίες μικρομετρητών είναι απαραίτητες για την παρακολούθηση χρημάτων στο ταμείο μικρομετρητών. Αυτό συμβαίνει γιατί όποτε υπάρχουν μετρητά, υπάρχει πιθανότητα κατάχρησης. Ένα ταμείο μικρομετρητών θα πρέπει να παρακολουθείται συχνά από έναν επόπτη για να εντοπιστούν τυχόν αποκλίσεις ή πιθανά προβλήματα.