Οποιαδήποτε απόδειξη για παρεπόμενα έξοδα που χρησιμοποιεί ένας εργαζόμενος για να λάβει αποζημίωση μπορεί να θεωρηθεί ως απόδειξη μικρομετρητών. Τα περισσότερα γραφεία και τμήματα έχουν αυτό που είναι γνωστό ως ένα ταμείο μικρομετρητών ενσωματωμένο στους προϋπολογισμούς τους. Οι συνθήκες υπό τις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα χρήματα σε ένα ταμείο μικρομετρητών ποικίλλουν, αλλά τις περισσότερες φορές το ταμείο καλύπτει μικρές δαπάνες σε μετρητά, όπως στάθμευση για μια συνάντηση εκτός έδρας, προμήθειες γραφείου ή ταχυδρομικά τέλη. Οι εργαζόμενοι που πραγματοποιούν αυτές τις δαπάνες πρέπει να αποθηκεύσουν τις αποδείξεις τους, να συμπληρώσουν ένα κουπόνι ή ένα δελτίο μετρητών και να υποβάλουν και τα δύο μαζί στον υπεύθυνο προϋπολογισμού για αποζημίωση.
Τα κεφάλαια μικρομετρητών είναι σχεδόν πανταχού παρόντα στις επιχειρήσεις. Παρόλο που ένας προϋπολογισμός του τμήματος θα καλύπτει πιθανώς τα περισσότερα σημαντικά έξοδα, μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο να προβλεφθούν όλα τα δευτερεύοντα έξοδα που θα προκύψουν κατά τη συνήθη πορεία των πραγμάτων. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι, κάποια στιγμή, θα πληρώσουν από την τσέπη τους για κάποια έξοδα που σχετίζονται με την εργασία. Όταν συμβεί αυτό, μια απόδειξη μικρομετρητών μπορεί να εξασφαλίσει την ταχεία εξόφληση.
Κάθε εταιρεία δομεί το σύστημα μικρομετρητών της λίγο διαφορετικά. Ορισμένοι ορίζουν λίστες με εγκεκριμένα έξοδα μικρομετρητών, ενώ άλλα αφήνουν τη διακριτική ευχέρεια σε μεμονωμένους διαχειριστές. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, ωστόσο, ένας εργαζόμενος πρέπει να παρουσιάσει απόδειξη για αποζημίωση. Η απόδειξη μικρομετρητών πρέπει συνήθως να εμφανίζει μια αναλυτική περιγραφή όλων των αγορών καθώς και το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε, επιτρέποντας στους υπαλλήλους προϋπολογισμού να επιβεβαιώσουν ότι (α) η δαπάνη είναι κατάλληλη και (β) το ποσό επιστροφής είναι το ίδιο με το πραγματικό ποσό που δαπανήθηκε . Μια εκτυπώσιμη απόδειξη μικρομετρητών, όπως μπορεί να εκδοθεί για μια ηλεκτρονική αγορά, είναι συνήθως αποδεκτή, όπως και μια φωτοτυπία μιας πρωτότυπης απόδειξης.
Σε μεγάλες εταιρείες, οι εργαζόμενοι που ζητούν αποζημίωση πρέπει συνήθως να υποβάλλουν όχι μόνο απόδειξη μικρομετρητών, αλλά και κουπόνι αποζημίωσης μικρομετρητών. Το κουπόνι πρέπει να αναφέρει το όνομα του υπαλλήλου, το τμήμα του, το συνολικό ποσό που θα διανεμηθεί και έναν κωδικό χρηματοδότησης. Οι κωδικοί συνήθως συσχετίζονται με το είδος της δαπάνης — πάρκινγκ, για παράδειγμα, ή γεύματα. Σε ορισμένες ρυθμίσεις, αυτά τα κουπόνια θεωρούνται εσωτερικά ως δικές τους αποδείξεις μικρομετρητών. Συνήθως είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο από τον ιστότοπο ενός γραφείου προϋπολογισμού ή μπορούν να εκτυπωθούν από το intranet ενός τμήματος.
Τις περισσότερες φορές, ο υπάλληλος προϋπολογισμού ή ο ταμίας θα καταγράφει όλες τις συναλλαγές μικρομετρητών στο βιβλίο μικρομετρητών ενός γραφείου. Αυτό το βιβλίο είναι ουσιαστικά ένα καθολικό για να παρακολουθείτε το υπόλοιπο του ταμείου μικρομετρητών. Οποιαδήποτε απόδειξη ή κουπόνι μικρομετρητών που υποβάλλεται συνήθως αποθηκεύεται στο καθολικό σε περίπτωση ελέγχου.