Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι μια λογιστική δραστηριότητα που περιλαμβάνει τη λήψη τιμολογίων και την πληρωμή λογαριασμών. Οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι αυτοματοποιημένα εργαλεία που επιτρέπουν σε μια εταιρεία να χρησιμοποιεί τεχνολογία υπολογιστών προκειμένου να αφαιρέσει ορισμένες μη αυτόματες ενέργειες από αυτήν τη διαδικασία. Οι διαφορετικοί τύποι εφαρμογών περιλαμβάνουν ηλεκτρονική απόδειξη τιμολογίου, πολλαπλά πακέτα τιμολογίων για πολλούς προμηθευτές και ηλεκτρονικές επιταγές και καταχώριση πληρωμών για την οριστικοποίηση των λογαριασμών προμηθευτών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι all inclusive, πράγμα που σημαίνει ότι ένα πακέτο λογισμικού χειρίζεται όλες αυτές τις εργασίες. Τα αρθρωτά πακέτα λογισμικού επιτρέπουν στις εταιρείες να προσθέτουν μόνο μια ενότητα εισπρακτέων λογαριασμών στο υπάρχον λογισμικό για να ολοκληρώσουν αυτές τις λειτουργίες.
Τα τιμολόγια είναι συνήθως ένα έγγραφο που επικυρώνει μια συναλλαγή, όπως η αγορά αγαθών ή υπηρεσιών. Αντί να λαμβάνουν έντυπα τιμολόγια μέσω ταχυδρομείου, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών ενδέχεται να επιτρέπουν την ηλεκτρονική μεταφορά και λήψη τέτοιων εγγράφων. Για παράδειγμα, η λήψη ενός αρχείου από τον ιστότοπο ενός προμηθευτή απευθείας στο λογισμικό εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπει στα άτομα να ελέγχουν τα έγγραφα και να υπολογίζουν λογαριασμούς μέσω του πακέτου λογισμικού. Οι ηλεκτρονικές δηλώσεις μπορεί επίσης να λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο, δηλαδή με δυνατότητα λήψης από έναν ιστότοπο. Αυτό εξοικονομεί χαρτί και αποτρέπει την απώλεια κρίσιμων λογιστικών εγγράφων.
Λίγες επιχειρήσεις έχουν λίγους πωλητές ή προμηθευτές από τους οποίους αγοράζουν αγαθά και υπηρεσίες. Επομένως, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών διαθέτουν δυνατότητες που επιτρέπουν πολλούς αριθμούς λογαριασμών προμηθευτών και λογαριασμούς. Πολλαπλοί λογαριασμοί εισπρακτέων μπορεί επίσης να είναι απαραίτητοι για την ομαδοποίηση των πωλητών ανά είδος ή αγαθά ή υπηρεσίες που προσφέρονται. Οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών μπορούν να προσφέρουν μεγάλες αναλύσεις επιλογών για την ταξινόμηση και τη διαχείριση προμηθευτών και άλλων στοιχείων. Πολλοί τύποι πακέτων λογισμικού επιτρέπουν την προσαρμογή του συστήματος που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των απαιτήσεων.
Ένας άλλος σκοπός της ηλεκτρονικής λογιστικής είναι η χρήση υπολογιστών και λογισμικού για την εξάλειψη ορισμένων χειρωνακτικών εργασιών, όπως η σύνταξη επιταγών και η εξισορρόπηση των λογαριασμών. Για παράδειγμα, μόλις μια εταιρεία οριστικοποιήσει τους εισπρακτέους λογαριασμούς της για μια περίοδο, απαιτούνται επιταγές για αποστολή για πληρωμή και οι λογαριασμοί πρέπει να εκκαθαριστούν για την αναγνώριση των πληρωμών. Τα πακέτα λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπουν συνήθως την εκτύπωση επιταγών με χρήση υπολογιστή. Μόλις εκτυπωθεί, το σύστημα δημοσιεύει επίσης ηλεκτρονικά τις πληρωμές επιταγών και οριστικοποιεί τις πληρωμές. Σε αυτό το σημείο, οι λογιστές χρειάζονται απλώς να ελέγξουν τους λογαριασμούς, να βεβαιωθούν ότι ισοσκελίζονται όπως απαιτείται και να διασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν σφάλματα. Αυτό οδηγεί σε ένα άλλο όφελος για αυτό το λογισμικό: ηλεκτρονικές αναφορές που βοηθούν στην εξισορρόπηση των εισπρακτέων λογαριασμών στο γενικό καθολικό.