Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αντιπροσωπεύουν χρηματικά ποσά που οφείλονται σε μια εταιρεία με τη μορφή απλήρωτων τιμολογίων ή άλλων χρεών. Οι καλύτερες συμβουλές για την καταγραφή των συναλλαγών εισπρακτέων λογαριασμών βοηθούν μια επιχείρηση να εισπράξει όλα τα οφειλόμενα χρήματα το συντομότερο δυνατό. Η έγκαιρη και συνεπής επεξεργασία μαζί με τον διασταυρούμενο έλεγχο των εγγραφών που καταγράφονται σε διαφορετικά λογιστικά βιβλία συμβάλλουν στη διασφάλιση της ακρίβειας και στην παροχή ενημερωμένων ποσών εισπρακτέων λογαριασμών. Η χρήση ενός καθολικού ή ενός προγράμματος λογισμικού λογιστικής για την καταγραφή των εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένας καλός τρόπος για να ενημερώνεστε για τις πιο πρόσφατες πληροφορίες. Η εξωτερική ανάθεση της αποστολής καταγραφής εισπρακτέων λογαριασμών είναι μια επιλογή για όσους δεν έχουν το χρόνο ή το προσωπικό να χειριστούν τέτοιες εργασίες.
Καταγράφετε πάντα τις πωλήσεις και τις συναλλαγές σε μετρητά στο κατάλληλο ημερολόγιο αμέσως μόλις πραγματοποιηθούν. Σε αυτό το ημερολόγιο, όλες οι πωλήσεις καταγράφονται στη στήλη της πίστωσης και όλες οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν καταγράφονται στη στήλη χρέωσης. Στο τέλος κάθε ημέρας, τα ποσά των πωλήσεων που αναφέρονται στη στήλη πίστωσης του περιοδικού θα καταγράφονται σε ξεχωριστό καθολικό εισπρακτέων λογαριασμών. αυτή η μέθοδος θα πρέπει να χρησιμοποιείται και στο τέλος κάθε μήνα. Η καταγραφή των εισπρακτέων λογαριασμών με αυτόν τον τρόπο παρέχει μια ακριβή καταγραφή των οφειλών τόσο στην επιχείρηση όσο και στον πελάτη.
Η διατήρηση ενός καθολικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι μια άλλη καλή συμβουλή για τη διατήρηση της ακρίβειας στην καταγραφή των συναλλαγών εισπρακτέων λογαριασμών. Οι μεμονωμένες εγγραφές πελατών που γίνονται στο ημερολόγιο πωλήσεων και αποδείξεων μετρητών θα πρέπει να δημοσιεύονται στα λογιστικά βιβλία πελατών στο τέλος κάθε ημέρας. Εάν καταγράφονται αυτές οι συναλλαγές με το χέρι, όλα αυτά τα βιβλία εισπρακτέων λογαριασμών θα πρέπει να φυλάσσονται στο ίδιο βιβλιοδεσιακό. Εάν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα λογισμικού για την καταγραφή των εισπρακτέων λογαριασμών, αυτές οι συναλλαγές θα καταγράφονται αυτόματα. Η χρήση ενός από τα πολλά διαθέσιμα προγράμματα λογιστικού λογισμικού είναι ένας καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις συναλλαγές εισπρακτέων λογαριασμών χωρίς όλη την κουραστική καταγραφή και συμφωνία μεταξύ των λογιστικών βιβλίων.
Μια άλλη επιλογή για την ακριβή και έγκαιρη καταγραφή των συναλλαγών εισπρακτέων λογαριασμών είναι η εξωτερική ανάθεση της εργασίας σε μια εταιρεία ή οργανισμό που ειδικεύεται στο χειρισμό λογιστικών καθηκόντων. Αυτές οι εταιρείες χειρίζονται όλες τις κουραστικές εργασίες εγγραφής και παρέχουν αναφορές σε τακτική βάση. Φροντίστε να ελέγξετε προσεκτικά οποιαδήποτε εταιρεία λογιστικής ή τήρησης βιβλίων προτού της επιτρέψετε την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες. Συμβουλευτείτε τοπικούς επιχειρηματικούς οργανισμούς όπως το Better Business Bureau και ζητήστε από άλλους επιχειρηματίες να συστήσουν μια αξιόπιστη και έντιμη εταιρεία.