Τα λογιστικά συστήματα χρησιμοποιούν μια σειρά από λογιστικά βιβλία και περιοδικά προκειμένου να καταγράφουν και να ταξινομούν τις διάφορες συναλλαγές στις οποίες εμπλέκεται μια επιχείρηση. Οι εγγραφές στο καθολικό αντιπροσωπεύουν τις συναλλαγές σε αυτά τα βιβλία, με τους λογιστές να τις χαρακτηρίζουν συνήθως ως ημερολογιακές εγγραφές. Οι διάφοροι τύποι εγγραφών στο καθολικό περιλαμβάνουν αυτές σε υπολογιστικά βιβλία και περιοδικά. Κάθε μία από αυτές τις δύο κατηγορίες έχει διαφορετικά βιβλία που περιέχουν συγκεκριμένες συναλλαγές για ευκολότερη αναφορά αργότερα. Η λογιστική διπλής εγγραφής απαιτεί τόσο χρέωση όσο και πίστωση για κάθε εγγραφή.
Η κλασική λογιστική έχει δύο απαιτήσεις που πρέπει πάντα να ακολουθούν οι λογιστές όταν καταγράφουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές στα λογιστικά βιβλία. Πρώτον, πρέπει να υπάρχει μια χρέωση και μια πίστωση σε κάθε καταχώρηση προκειμένου να εξισορροπηθεί η λογιστική εξίσωση. Δεύτερον, οι εγγραφές στο καθολικό πρέπει πάντα να καταλήγουν σε περιουσιακά στοιχεία που ισοδυναμούν με αξιώσεις έναντι αυτών των περιουσιακών στοιχείων, είτε οι αξιώσεις γίνονται από εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς είτε από τον ιδιοκτήτη. Κάθε υπολογικό και ημερολόγιο πρέπει να ακολουθεί αυτούς τους κανόνες. Διαφορετικά, τα λογιστικά βιβλία θα είναι εκτός ισορροπίας. Επιπλέον, τα σφάλματα ενδέχεται να λήξουν στα βιβλία λόγω μη ισορροπημένων εγγραφών που έχουν καταχωριστεί στους διάφορους λογαριασμούς του καθολικού.
Το γενικό καθολικό φέρει συχνά το ψευδώνυμο βιβλίο της αρχικής εγγραφής. Αυτό σημαίνει ότι τα συγκεντρωτικά στοιχεία από άλλα υπολογιστικά βιβλία και περιοδικά συγκεντρώνονται στο γενικό καθολικό. Ως εκ τούτου, όλες οι εγγραφές στο καθολικό που επηρεάζουν τα υπολογικά και τα περιοδικά επηρεάζουν επίσης το γενικό καθολικό. Για παράδειγμα, τα κοινά υπολόγια περιλαμβάνουν πληρωτέους λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς, μισθοδοσία και άλλα. Καθένα από αυτά τα υπολογιστικά έχει τη δική του ομάδα εγγραφών στο καθολικό, που φέρουν ονόματα που αντιπροσωπεύουν τα υπολογικά στα οποία είναι εγγεγραμμένα.
Τα περιοδικά είναι χρονολογικά βιβλία εγγραφής σε ένα λογιστικό σύστημα. Αυτά τα περιοδικά έχουν κάπως περιορισμένη χρήση. Διατηρούν μόνο συναλλαγές που σχετίζονται με πωλήσεις, αγορές και εισπράξεις μετρητών, μαζί με εκταμιεύσεις μετρητών και γενικές εγγραφές. Εν ολίγοις, όλες οι εγγραφές στο καθολικό εμπίπτουν σε ένα από αυτά τα περιοδικά. Για παράδειγμα, η αγορά αποθέματος έχει ως αποτέλεσμα μια χρέωση στο ημερολόγιο αγορών και μια πίστωση στο ημερολόγιο εκταμιεύσεων μετρητών. Άλλες εγγραφές μπαίνουν στα περιοδικά με παρόμοιο τρόπο, διατηρώντας την ισορροπία των βιβλίων της εταιρείας.
Οι λογιστές μπορούν να καταγράφουν τις εγγραφές στο βιβλίο καθ’ όλη τη διάρκεια του μήνα στα αντίστοιχα ημερολόγια για κάθε συναλλαγή. Αυτό διασφαλίζει ότι τα βιβλία είναι πάντα ενημερωμένα και ότι καμία συναλλαγή δεν καταγράφεται στα ημερολόγια. Οι διαφορετικοί τύποι εγγραφών ημερολογίου δεν έχουν σημασία — πωλήσεις, αγορές, εισπράξεις μετρητών ή εκταμιεύσεις — εφόσον είναι ακριβείς και έγκυροι για τα λογιστικά βιβλία.