Ένα λογιστικό βιβλίο περιέχει αρχεία συναλλαγών για εμπορικούς λογαριασμούς. Τα λογιστικά συστήματα διπλής εγγραφής που χρησιμοποιούνται από εμπορικούς οργανισμούς περιλαμβάνουν πολυάριθμα λογιστικά βιβλία ή βιβλία, συμπεριλαμβανομένου του γενικού καθολικού και του γενικού περιοδικού. Συλλογικά, αυτά τα λογιστικά βιβλία αναφέρονται ως βιβλία, ένας συντομευμένος όρος για τα λογιστικά βιβλία. Ένα μόνο λογιστικό βιβλίο μπορεί να αναφέρεται σε οποιοδήποτε από τα πολυάριθμα βιβλία που χρησιμοποιούνται στη λογιστική διαδικασία.
Κατά κύριο λόγο, η πιο κοινή χρήση του όρου «λογιστικό βιβλίο» αναφέρεται στο γενικό καθολικό που χρησιμοποιείται στα διπλογραφικά λογιστικά συστήματα. Το γενικό καθολικό περιέχει όλους τους λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται από έναν οργανισμό, μαζί με τα τρέχοντα υπόλοιπα αυτών των λογαριασμών. Οι αλλαγές σε αυτούς τους λογαριασμούς απαιτούν εγγραφές για τη σημείωση των συναλλαγών, δημιουργώντας μια συνεχή καταγραφή του οικονομικού ιστορικού του οργανισμού. Άλλοι τύποι λογιστικών βιβλίων και λογιστικών βιβλίων περιλαμβάνουν το γενικό ημερολόγιο, το καθολικό κόστους και το βοηθητικό καθολικό, ανάλογα με το συγκεκριμένο λογιστικό σύστημα που επιλέγεται. Κάθε βιβλίο ταιριάζει με τον ορισμό του λογιστικού βιβλίου, αν και ο όρος χρησιμοποιείται για αυτά τα βιβλία λιγότερο συχνά.
Στη λογιστική διπλής εγγραφής, το γενικό καθολικό είναι ένα από τα πολυάριθμα στοιχεία τήρησης αρχείων που χρησιμοποιούνται παράλληλα με άλλα βιβλία στο εμπορικό λογιστικό σύστημα. Οι πληροφορίες από το γενικό καθολικό μεταφέρονται στις οικονομικές καταστάσεις του οργανισμού στο τέλος της λογιστικής περιόδου. Οι συναλλαγές καταγράφονται καθώς σχετίζονται με υπόλοιπα λογαριασμών στο γενικό καθολικό, αλλά αυτά τα αρχεία αντικατοπτρίζουν απλώς πίστωση ή χρεώσεις στους λογαριασμούς που αναφέρονται. Λεπτομερείς πληροφορίες για συγκεκριμένες συναλλαγές καταγράφονται μέσω ημερολογιακών εγγραφών στο γενικό ημερολόγιο.
Βιβλία λογιστικών εγγραφών που δείχνουν αλλαγές σε διάφορους εμπορικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται από έναν οργανισμό. Αυτοί οι λογαριασμοί εμφανίζουν αλλαγές στα υπόλοιπα περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και εξόδων. Για τη λογιστική διπλής εγγραφής, το γενικό ημερολόγιο καταγράφει συγκεκριμένες συναλλαγές που αφορούν τουλάχιστον δύο επηρεαζόμενους λογαριασμούς, έναν με πίστωση και έναν με χρέωση. Το νέο υπόλοιπο λογαριασμού που προέρχεται από τις γενικές πληροφορίες ημερολογίου μεταφέρεται στο γενικό καθολικό ως συνοπτική εγγραφή.
Ένα παράδειγμα μπορεί να σας βοηθήσει να εξηγήσετε πώς χρησιμοποιείται ένα λογιστικό βιβλίο. Η αγορά εξοπλισμού γραφείου δημιουργεί μείωση μετρητών και αύξηση του λογαριασμού ενεργητικού για εξοπλισμό γραφείου. Η συγκεκριμένη συναλλαγή, οι επηρεαζόμενοι λογαριασμοί και η σημείωση σχετικά με τη συναλλαγή δικαιολογούν κάθε καταχώριση σε ξεχωριστές γραμμές στο γενικό ημερολόγιο. Η αύξηση ή η μείωση σε κάθε λογαριασμό μεταφέρεται στη συνέχεια στο κύριο λογιστικό βιβλίο, το γενικό καθολικό. Στο τέλος της λογιστικής περιόδου, τα υπόλοιπα του γενικού καθολικού μεταφέρονται σε οικονομικές καταστάσεις όπως ο ισολογισμός, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και η κατάσταση ιδίων κεφαλαίων.