Τα εργαλεία BPO δεν είναι τόσο φυσικά αντικείμενα όσο υπηρεσίες που προσφέρονται από τρίτους. Οι εταιρείες μπορούν να αναθέσουν σε τρίτους ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, επιτρέποντας σε αυτήν την επιχείρηση να ολοκληρώσει τη δραστηριότητα με συγκεκριμένη αμοιβή. Πρώτον, τα εργαλεία BPO μπορεί να είναι είτε κάθετα είτε οριζόντια. Τα κάθετα εργαλεία λαμβάνουν μια δραστηριότητα από την αρχή μέχρι το τέλος. οριζόντια εργαλεία ολοκληρώνουν συσχετισμένες δραστηριότητες από δύο διαφορετικές δραστηριότητες. Οι δραστηριότητες που ανατίθενται συνήθως σε εξωτερικούς συνεργάτες μπορεί να είναι η πρόσληψη, οι πωλήσεις, οι προμήθειες ή η λογιστική.
Κάθε δραστηριότητα σε μια επιχείρηση τυπικά έχει πολυάριθμα καθήκοντα σε μια συγκεκριμένη σειρά. Κάθετα εργαλεία BPO χειρίζονται καθένα από αυτά τα μεμονωμένα καθήκοντα προκειμένου να εκπληρώσουν πλήρως τη δραστηριότητα μιας εταιρείας. Για παράδειγμα, η δραστηριότητα προμηθειών μπορεί να έχει καθήκοντα όπως ταυτοποίηση και επιλογή προμηθευτή, έλεγχοι πόρων, τοποθέτηση και παραλαβή προϊόντων και πληρωμή. Η εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης ολοκληρώνει όλες αυτές τις εργασίες ως μέρος της κάθετης διαδικασίας εξωτερικής ανάθεσης. Άλλες δραστηριότητες έχουν βήματα που εμπίπτουν με αυτόν τον τρόπο, αν και τα καθήκοντα σχετίζονται συγκεκριμένα με τη δραστηριότητα.
Τα οριζόντια εργαλεία BPO επιτρέπουν σε μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης να εργάζεται σε πολλές δραστηριότητες κατά την ολοκλήρωση εργασιών. Η λογιστική είναι μια κοινή δραστηριότητα που συνήθως εμπίπτει στην οριζόντια διαδικασία BPO. Για παράδειγμα, το τμήμα πωλήσεων είναι συχνά υπεύθυνο για τη συλλογή πληρωμών από πελάτες. Το τμήμα προμηθειών ζητά πληρωμή για προμηθευτές που στέλνουν προϊόντα στην εταιρεία. Όταν η εξωτερική επιχείρηση αναλαμβάνει και τα δύο αυτά καθήκοντα ως μέρος της λογιστικής δραστηριότητας, αυτό είναι οριζόντιο BPO.
Έξω από καθένα από αυτά τα είδη εργαλείων BPO, η εισαγωγή δεδομένων ή η εξυπηρέτηση πελατών είναι η πιο κοινή εξωτερική ανάθεση δραστηριότητας. Οι δραστηριότητες εισαγωγής δεδομένων είναι συνήθως κοινές εργασίες που απαιτούν τη χρήση ανειδίκευτων εργαζομένων. Οι εταιρείες μπορούν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες αυτές τις δραστηριότητες προκειμένου να εξοικονομήσουν χρόνο, κεφάλαιο και προσπάθεια για τη δημιουργία μισθοδοσίας και τη διατήρηση διευκολύνσεων για τους εργαζόμενους. Οι υπηρεσίες τηλεφωνικού κέντρου είναι μια παρόμοια εργασία που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες για τους ίδιους λόγους. Χωρίς την τεχνολογία, τις εγκαταστάσεις ή την ικανότητα χειρισμού μεγάλου όγκου παραγγελιών ή ερευνών πελατών, τα εργαλεία BPO είναι ο τρόπος για να χειριστείτε αυτήν τη δραστηριότητα.
Όταν μια εταιρεία αναζητά εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης, τα εργαλεία BPO προσφέρουν μια ποικιλία επιλογών. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει έναν εξωτερικό συνεργάτη που είναι τοπικός ή διεθνής. Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης ενδέχεται να προσφέρουν πολλαπλές υπηρεσίες, όπως υπηρεσίες κλήσεων, εκπλήρωση και διαφημίσεις ταχυδρομείου. Οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν να συνδυάσουν υπηρεσίες με μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης ή να κοιτάξουν να διαχωρίσουν τις δραστηριότητες. Συνήθως χρειάζεται κάποιος χρόνος για την έρευνα των διαθέσιμων εργαλείων κατά την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων.
SmartAsset.