Η εισαγωγή δεδομένων BPO είναι μια επιχειρηματική διαδικασία κατά την οποία μια εταιρεία αναθέτει σε τρίτους ορισμένες εργασίες εισαγωγής δεδομένων σε μια άλλη. Η εισαγωγή δεδομένων συνήθως περιλαμβάνει την εξαγωγή βασικών γεγονότων από πυκνά έγγραφα, τη σύνταξη και ενημέρωση βάσεων δεδομένων και τη μετατροπή αριθμών σε εφαρμόσιμα στατιστικά στοιχεία, μεταξύ άλλων. Συχνά είναι ευκολότερο για τις εταιρείες να αναθέσουν ορισμένες, αν όχι όλες, από αυτές τις εργασίες σε εξωτερικές εταιρείες που ειδικεύονται στην εισαγωγή δεδομένων. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και χρήμα στην εταιρεία προέλευσης και της επιτρέπει να επικεντρωθεί περισσότερο στις βασικές της ικανότητες.
Ο όρος BPO, ή Business Process Outsourcing, περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα διαφορετικών δραστηριοτήτων. Οι εταιρείες συχνά επιλέγουν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το BPO όταν ο κατάλογος πελατών τους μεγαλώνει, όταν σκοπεύουν να επεκταθούν ή ακόμα και όταν θέλουν απλώς να διερευνήσουν πιο οικονομικά μέσα για τη διεξαγωγή καθημερινών επιχειρήσεων. Το BPO συνήθως περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από απλή εξωτερική ανάθεση δεδομένων. Οτιδήποτε, από το προσωπικό του τηλεφωνικού κέντρου εξυπηρέτησης πελατών έως την ανάλυση δεδομένων ιστού και τη διαχείριση της κίνησης στο Διαδίκτυο, μπορεί να γίνει από μια ειδική ομάδα BPO.
Τις περισσότερες φορές, οι εταιρείες που πραγματοποιούν εισαγωγή δεδομένων BPO επικεντρώνονται αποκλειστικά σε υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης επιχειρήσεων. Αυτού του είδους οι εταιρείες συχνά πωλούνται ως ειδικοί εξωτερικής ανάθεσης και συχνά χειρίζονται ταυτόχρονα τα δεδομένα πολλών πελατών. Συνήθως στελεχώνονται από έναν αριθμό καταρτισμένων ειδικών οι οποίοι μπορούν να εργάζονται όλο το εικοσιτετράωρο για την επίτευξη των συμβατικών αποτελεσμάτων.
Στην εισαγωγή δεδομένων BPO, η εργασία συνήθως περιστρέφεται γύρω από τη λήψη δεδομένων σε μια μορφή και τη μετατροπή τους σε άλλη. Η καταχώριση δεδομένων μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η μετατροπή μιας ηχογραφημένης συνάντησης σε γραπτή μεταγραφή, ή τόσο πολύπλοκη όσο η εισαγωγή δεδομένων από διαφορετικές φόρμες και αναφορές σε αναγνώσιμο και αναζητήσιμο υλικό σε μια βάση δεδομένων ιστότοπου. Αυτού του είδους οι υπηρεσίες είναι απαραίτητες για τις εταιρείες να αναπτυχθούν, να αλλάξουν και να παραμείνουν σχετικές, αλλά συχνά είναι απίστευτα χρονοβόρες.
Οι ειδικοί χρησιμοποιούν μια σειρά στρατηγικών BPO και τεχνικών BPO για να διασφαλίσουν τη σωστή μετατροπή των αναθέσεων εξωτερικής ανάθεσης των δεδομένων τους. Συχνά χρησιμοποιούνται ψηφιακοί σαρωτές και εργαλεία αναγνώρισης λέξεων που βασίζονται σε λογισμικό. Μεγάλο μέρος της εργασίας είναι χειροκίνητο, επίσης. Η εργασία κατά την εισαγωγή δεδομένων συνήθως περιλαμβάνει πολλή ανάγνωση, επανάληψη πληκτρολόγησης και επαναδιαμόρφωση, όπου η ακρίβεια είναι απαραίτητη.
Πολλές εταιρείες θα συνάψουν συμβόλαιο για την εισαγωγή δεδομένων BPO ως μέρος ενός μεγαλύτερου πακέτου υπηρεσιών. Η εισαγωγή δεδομένων γίνεται συχνά σε συνδυασμό με άλλες εργασίες ανάλυσης σε εξέλιξη. Ανάλογα με την υπηρεσία, η εισαγωγή δεδομένων BPO μπορεί επίσης μερικές φορές να ανατεθεί σε σύμβαση ανά έργο.
Μια εταιρεία όπως ένα δικηγορικό γραφείο που χρειάζεται μόνο τα δεδομένα από μια ορισμένη φάκελο υπόθεσης που επανασυσκευάζεται, μπορεί να συμβληθεί με έναν πάροχο συστημάτων BPO για περιορισμένη εισαγωγή δεδομένων BPO. Ομοίως, μια εταιρεία που θέλει να ψηφιοποιήσει τις ετήσιες εκθέσεις της ή να καταστήσει τον εταιρικό της κατάλογο πιο εύκολα προσβάσιμο, μπορεί να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες αυτά τα έργα ξεχωριστά, αντί να τα αναθέσει σε έναν έμμισθο υπάλληλο. Η χρήση των υπηρεσιών εισαγωγής δεδομένων BPO είναι συχνά πιο αποδοτική από το να πληρώνεις ένα υπάρχον μέλος του προσωπικού για να κάνει την ίδια δουλειά ο ίδιος.
Δεν υπάρχει έλλειψη εταιρειών εισαγωγής δεδομένων BPO διαθέσιμες σήμερα. Βρίσκονται σε όλο τον κόσμο, ωστόσο, οι εργαζόμενοι τους δεν βρίσκονται πάντα εκεί που βρίσκονται τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας. Πολλοί ειδικοί εισαγωγής δεδομένων εργάζονται εξ αποστάσεως ή σε γραφεία υπεράκτιων. Κάθε εταιρεία που εξετάζει την εισαγωγή δεδομένων BPO θα ήταν συνετό να ερευνήσει τους παρόχους υπηρεσιών, με ιδιαίτερη προσοχή στα μέτρα ασφάλειας των δεδομένων τους, πριν από την αποστολή πληροφοριών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για ευαίσθητες εταιρικές ή πελατειακές πληροφορίες.