Υπάρχουν τέσσερις τύποι λύσεων προμηθειών που βρίσκονται συνήθως στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Και οι τέσσερις από αυτές τις λύσεις απαιτούν σημαντική τεχνογνωσία για τη δημιουργία, την υποστήριξη και τη διαχείριση. Η προμήθεια ή η αγορά είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη δραστηριότητα που σχετίζεται με την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για μια επιχείρηση ή οργανισμό. Μια λύση αγοράς μπορεί να είναι ένα ηλεκτρονικό εργαλείο, μια λύση λογισμικού, ένας τρίτος προμηθευτής ή μια εταιρεία συμβάσεων παροχής υπηρεσιών.
Υπάρχει μια αυξανόμενη τάση για ηλεκτρονικές προμήθειες, η οποία μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση του κύκλου αγορών χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά έγγραφα, αυτόματες εγκρίσεις και συναφή εργαλεία ροής εργασίας. Για να δημιουργήσουν μια ηλεκτρονική λύση προμηθειών, οι προμηθευτές πρέπει να δημιουργήσουν έναν διαδικτυακό κατάλογο προϊόντων, συμπληρωμένο με περιγραφές ειδών και τιμές. Οι επιχειρηματικοί χρήστες πρέπει να έχουν μια μέθοδο για να έχουν πρόσβαση στον κατάλογο, να επιλέγουν τα στοιχεία τους και να παρέχουν έναν τρόπο πληρωμής. Πολλές μεγάλες εταιρείες διαθέτουν ένα ηλεκτρονικό σύστημα προμηθειών ενσωματωμένο στο χρηματοπιστωτικό σύστημα.
Σχεδόν όλα τα λογιστικά συστήματα υπολογιστών περιλαμβάνουν διάφορες λύσεις προμηθειών. Κάθε ένα από τα διαφορετικά λογιστικά συστήματα παρέχει μια σειρά λειτουργιών στο σύστημα προμηθειών. Οι τυπικές λύσεις προμηθειών παρέχουν εργαλεία για τη δημιουργία αιτήσεων αγοράς, παραγγελιών, προσφορών και προσφορών. Η δυνατότητα επεξεργασίας αποδείξεων αγαθών, επιστροφών αγαθών και τιμολογίων μπορεί να αποτελεί μέρος της λύσης προμηθειών ή του λογιστικού συστήματος. Η ενοποίηση των προμηθειών και της λογιστικής απαιτεί σημαντική προσπάθεια και μπορεί να μην είναι δυνατή με όλα τα συστήματα.
Ένας τρίτος προμηθευτής συχνά καλείται να προμηθεύσει και να υποστηρίξει ιδιόκτητες λύσεις προμηθειών. Σε αυτό το μοντέλο, το λογισμικό προμηθειών φιλοξενείται, διαχειρίζεται και υποστηρίζεται πλήρως από τον προμηθευτή. Οι χρήστες εντός της εταιρείας παρέχουν λογαριασμούς χρηστών και τη δυνατότητα να εκτελούν την αγοραστική δραστηριότητα που απαιτείται στη θέση του.
Οι αναφορές δραστηριοτήτων, η εξοικονόμηση κόστους και τα ίχνη ελέγχου παρέχονται στα ανώτερα διοικητικά στελέχη σε μηνιαία ή τριμηνιαία βάση. Αυτός ο τύπος λύσεων προμηθειών είναι δημοφιλής σε μικρές επιχειρήσεις με πολλαπλά, απομακρυσμένα γραφεία. Το κόστος εφαρμογής και υποστήριξης μιας λύσης προμηθειών που βασίζεται στο Διαδίκτυο μπορεί να είναι απαγορευτικά υψηλό.
Οι συμβεβλημένες εταιρείες παροχής υπηρεσιών που προσφέρουν λύσεις προμηθειών συνήθως επικεντρώνονται στην παροχή εμπειρογνωμοσύνης στις παραδοσιακές υπηρεσίες προμηθειών. Αυτοί οι τομείς περιλαμβάνουν διαγωνισμό προσφορών, διαχείριση δημοπρασιών, αιτήματα για αναθεώρηση προτάσεων και διαπραγματεύσεις συμβάσεων. Σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αυτές οι δραστηριότητες δεν συμβαίνουν πολύ συχνά. Τα μέλη του προσωπικού δεν έχουν επαρκή ευκαιρία να αναπτύξουν το επίπεδο δεξιοτήτων που απαιτείται για την αποτελεσματική ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων. Οι προμήθειες αντιπροσωπεύουν έναν τομέα πιθανών αποταμιεύσεων για τις περισσότερες επιχειρήσεις και είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθούν οι σωστοί πόροι για να επιτευχθούν αυτές οι εξοικονομήσεις.
SmartAsset.