Ένα γραφείο ή τμήμα προμηθειών συνήθως οργανώνεται στο χαρτοφυλάκιο χρηματοδότησης μιας μεγάλης εταιρείας ή οργανισμού. Υπάρχουν δύο οργανωτικές δομές που χρησιμοποιούνται για προμήθειες: κεντρικές και ειδικές για τις εγκαταστάσεις. Σε ένα κεντρικό γραφείο προμηθειών, όλα τα αιτήματα και δραστηριότητες αγορών διαχειρίζονται μια κεντρική διοικητική ομάδα. Σε μια συγκεκριμένη δομή, κάθε φυσική εγκατάσταση έχει το δικό της γραφείο προμηθειών.
Στο πλαίσιο της κεντρικής προμήθειας, υπάρχουν συνήθως πέντε ρόλοι: αγοραστής, υπεύθυνος προμηθειών, διευθυντής προμηθειών, διευθυντής και αναλυτής προμηθειών. Και τα πέντε μέλη μιας ομάδας προμηθειών παρέχουν υπηρεσίες σε κάθε τμήμα της οργανωτικής δομής. Οι χρήστες του τμήματος μπορούν να υποβάλλουν τις αιτήσεις αγοράς τους ηλεκτρονικά ή μέσω τηλεφώνου, φαξ ή email. Το κεντρικό γραφείο προμηθειών έχει σχεδιαστεί για να διαχειρίζεται τις απαιτήσεις του πελάτη, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα τη συμμόρφωση με την πολιτική προμηθειών.
Προκειμένου να πληρούν τις προϋποθέσεις για μια θέση προμηθειών, όλοι οι υποψήφιοι πρέπει να ολοκληρώσουν ένα ελάχιστο δίπλωμα κολλεγίου σε επιχειρήσεις ή αγορές. Το επαγγελματικό προσωπικό προμηθειών έχει συνήθως έναν επαγγελματικό προσδιορισμό, όπως το Certified Procurement Professional (CPP). Στο κεντρικό μοντέλο, ο αγοραστής είναι μια θέση εισόδου. Ο υπεύθυνος προμηθειών και ο αναλυτής είναι και οι δύο επαγγελματικές θέσεις, με υπεύθυνο προμηθειών να έχει εποπτικές ευθύνες. Ο διευθυντής προμηθειών καθορίζει τη στρατηγική κατεύθυνση και συμμετέχει σε διαπραγματεύσεις υψηλής αξίας.
Σε μια συγκεκριμένη δομή, το άτομο με την υψηλότερη βαθμολογία στο γραφείο είναι συνήθως διαχειριστής προμηθειών. Κάθε διαχειριστής προμηθειών μπορεί να έχει έναν ή δύο υπαλλήλους προμηθειών και αρκετούς αγοραστές στο προσωπικό. Ο συνολικός αριθμός του προσωπικού εξαρτάται από το μέγεθος της εγκατάστασης και τον όγκο των αγορών. Οι διαχειριστές αγορών συνήθως αναφέρονται στον κύριο οικονομικό διευθυντή ή τον ελεγκτή εντός της μονάδας ή της εγκατάστασης.
Ανεξάρτητα από την οργανωτική δομή, το κύριο καθήκον του προσωπικού προμηθειών είναι να βρει τον καλύτερο δυνατό συνδυασμό τιμής, ποιότητας και υπηρεσίας. Κάθε μέλος του γραφείου αναμένεται να παρέχει υπηρεσίες στην ομάδα πελατών του, να κατανοεί τις απαιτήσεις και να επικοινωνεί με την κοινότητα των προμηθευτών. Η εύρεση των καλύτερων προμηθευτών και η οριστικοποίηση μιας παραγγελίας αγοράς περιλαμβάνει μια σειρά από βήματα που έχουν σχεδιαστεί για να εξασφαλίσουν μια ανοιχτή, δίκαιη διαδικασία.
Η ανάλυση αγορών είναι κυρίως μια κεντρική λειτουργία και μπορεί να οργανωθεί ως ευθύνη χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών. Αυτό το άτομο δημιουργεί αναφορές για την παρακολούθηση των δαπανών σε σχέση με τις συμβάσεις, τις γενικές δαπάνες και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με την πολιτική. Συχνά απαιτείται επιπλέον εκπαίδευση σε θέματα στατιστικών και διαχείρισης δεδομένων σε αυτόν τον ρόλο. Αυτές οι αναφορές παρέχονται κανονικά στην ανώτερη διοίκηση, τόσο για την παρακολούθηση των πραγματικών δαπανών όσο και για την παρακολούθηση της απόδοσης του γραφείου προμηθειών.
SmartAsset.