Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την πρόληψη της απάτης που διαπράττεται με πιστωτικές κάρτες. Όπως και με την πρόληψη της προσωπικής απάτης, το πιο σημαντικό βήμα που πρέπει να λάβετε για την αντιμετώπιση της απάτης με πιστωτικές κάρτες είναι να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί σε όλους τους λογαριασμούς και να ενημερώνεστε άμεσα για οποιαδήποτε μη εξουσιοδοτημένη ή ασυνήθιστη δραστηριότητα. Επειδή οι επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες μπορούν να έχουν πολύ υψηλά πιστωτικά όρια για να διευκολύνουν μεγάλες συναλλαγές, η διατήρηση τέτοιων καρτών όσο το δυνατόν πιο φυσικά είναι επίσης σημαντική.
Όταν εκδίδονται αξιωματικοί και υπάλληλοι επαγγελματικών πιστωτικών καρτών, θα πρέπει να εξοικειωθούν με την πολιτική πιστωτικών καρτών της εταιρείας. Οι κάρτες πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για εγκεκριμένα επαγγελματικά έξοδα και δεν πρέπει να δανείζονται ή να μοιράζονται με άλλους. Οι άνθρωποι πρέπει να διατηρούν σαφή τεκμηρίωση και να την υποβάλλουν με τις δηλώσεις τους για να αποδείξουν ότι δεν υπάρχουν δόλιες ή προσωπικές συναλλαγές στη δήλωση.
Τα άτομα που κατέχουν κάρτες εταιρειών θα πρέπει να υπενθυμίζονται ότι είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση των καρτών που τους ανήκουν. Όταν είναι δυνατόν, θα πρέπει να σαρώνουν φυσικά τις κάρτες αντί να υποβάλλουν αριθμούς μέσω τηλεφώνου ή διαδικτυακά. Επιπλέον, θα πρέπει να αναθεωρήσουν προσεκτικά όλες τις δηλώσεις για τυχόν σημάδια ιδιαίτερης δραστηριότητας. Μια τέτοια δραστηριότητα θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στον εκδότη της κάρτας και στην επιχείρηση, έτσι ώστε η κάρτα να μπορεί να ακυρωθεί για να αποφευχθούν περαιτέρω συναλλαγές.
Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να εξετάσουν προσεκτικά εάν οι μεμονωμένοι υπάλληλοι χρειάζονται πιστωτικές κάρτες. Η απάτη με πιστωτικές κάρτες μπορεί να περιοριστεί διατηρώντας χαμηλό τον αριθμό των λογαριασμών που σχετίζονται με μια επιχείρηση και περιορίζοντας τις πιστωτικές γραμμές σε μεμονωμένες κάρτες. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που έλαβε πιστωτική κάρτα για να αγοράσει μόνο βενζίνη, πιθανότατα δεν χρειάζεται μεγάλη πιστωτική γραμμή ή μπορεί να του δοθεί ειδική κάρτα αερίου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για αγορές καυσίμων.
Μια κοινή μορφή απάτης με επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες συμβαίνει όταν οι εργαζόμενοι αποχωρούν και οι κάρτες τους δεν συλλέγονται και ακυρώνονται. Όταν ένας υπάλληλος παραιτείται ή απολύεται, πρέπει να συλλέγονται τυχόν ασφαλή αντικείμενα που έχει ο εργαζόμενος, συμπεριλαμβανομένων κλειδιών γραφείου, δελτίων ταυτότητας, πιστωτικών καρτών, φορητών υπολογιστών, τηλεφώνων εταιρείας και άλλων υλικών. Εάν οι εργαζόμενοι χάσουν οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία, η απώλεια θα πρέπει να αναφερθεί αμέσως, ώστε η επιχείρηση να λάβει μέτρα ασφαλείας εάν είναι απαραίτητο.
Οι προμηθευτές μπορούν να αποτελέσουν μια άλλη πηγή απάτης με πιστωτικές κάρτες, είτε από ατύχημα είτε από πρόθεση. Οι επιχειρήσεις πρέπει να συνεργάζονται μόνο με προμηθευτές που μπορούν να χειρίζονται ασφαλείς συναλλαγές και θα πρέπει να ρωτούν τους προμηθευτές για την ασφάλεια των επιχειρηματικών τους αρχείων. Είναι επίσης σκόπιμο να ρωτήσετε τους προμηθευτές σχετικά με τις πολιτικές χρέωσής τους για να διασφαλίσετε ότι μια νόμιμη χρέωση δεν θεωρείται τυχαία απάτη με επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες.
SmartAsset.