Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαδραματίζει ουσιαστικό ρόλο στην επιχειρηματική επικοινωνία κυρίως λόγω του γεγονότος ότι είναι ένα από τα πιο σημαντικά κανάλια για διάφορες επιχειρήσεις να συνδεθούν με εσωτερικές και εξωτερικές οντότητες που σχετίζονται με την επιχείρηση. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις για να επικοινωνούν με τους υπαλλήλους τους και άλλα μέλη του οργανισμού. Χρησιμοποιείται επίσης ως μέσο επικοινωνίας με πελάτες, προμηθευτές και άλλα άτομα που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της επιχείρησης.
Μια συμμετοχή στο ρόλο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι το γεγονός ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για βασική επικοινωνία εντός της επιχείρησης. Η διοίκηση μπορεί να ενημερώσει τους υπαλλήλους για κάθε είδους πληροφορία σχετική με την εταιρεία που επιθυμούν να μεταδώσουν. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται να πραγματοποιηθεί μια συνεδρίαση της εταιρείας την εβδομάδα, η εταιρεία θα στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους ενημερώνοντάς τους για την ώρα, τον τόπο και τον σκοπό της συνάντησης. Στο παρελθόν, τέτοιες πληροφορίες μεταδίδονταν μέσω επιστολών, δελτίων και άλλων λιγότερο δημοφιλών μέσων επικοινωνίας, αλλά το email έχει αντικαταστήσει αυτά τα κανάλια ως την προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας. Ένα από τα αξιοθέατα αυτής της μεθόδου περιλαμβάνει το γεγονός ότι είναι στιγμιαία, καθιστώντας εύκολη την προσέγγιση του μεγαλύτερου αριθμού εργαζομένων στο συντομότερο χρονικό διάστημα, καθώς και το γεγονός ότι είναι φθηνό και μειώνει την ακαταστασία του χαρτιού.
Ένας άλλος ρόλος του email στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι η χρήση του ως μέσου μάρκετινγκ και προώθησης υπηρεσιών και προϊόντων από την εταιρεία. Οι περισσότερες εταιρείες στέλνουν στοχευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες τους σχετικά με οποιοδήποτε νέο προϊόν, αλλαγές σε υπάρχοντα προϊόντα και άλλους τύπους προωθήσεων μάρκετινγκ στους οποίους εργάζονται. Η επίδραση αυτού του ρόλου του email στην επιχειρηματική επικοινωνία επικεντρώνεται επίσης στην αξία του ως φθηνού μέσου για την προσέγγιση του μεγαλύτερου αριθμού πελατών και καταναλωτών με τον ταχύτερο τρόπο.
Η κοινή χρήση αρχείων και άλλων μορφών δεδομένων είναι ένας σημαντικός ρόλος του email στην επαγγελματική επικοινωνία. Οι εταιρείες μπορούν να στείλουν τεράστιους όγκους πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τρόπο που μπορεί να μην είναι τόσο εύκολο με την κανονική αλληλογραφία. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να στείλει φωτογραφίες και άλλα δεδομένα σε πελάτες που τηλεφωνούν για να ρωτήσουν για τις υπηρεσίες της εταιρείας. Υποθέτοντας ότι ένας πελάτης καλεί μια ασφαλιστική εταιρεία ρωτώντας για τα προϊόντα της, ο αντιπρόσωπος στο τηλέφωνο μπορεί να ζητήσει το email του πελάτη για να στείλει πακέτα πληροφοριών στα οποία μπορεί να έχει πρόσβαση ο πελάτης αμέσως. Η αποστολή ενός τέτοιου πακέτου μέσω της κανονικής αλληλογραφίας μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες εντός των οποίων ο υποψήφιος πελάτης μπορεί να αλλάξει γνώμη ή να αναζητήσει άλλη εταιρεία.
SmartAsset.