Για να δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει πρώτα να δηλώσετε τον λόγο που συντάσσετε την πολιτική – να συμμορφώνεστε με τις νομικές απαιτήσεις, να διατηρείτε αποδείξεις επιχειρηματικών εγγράφων ή να διασφαλίζετε ότι δεν χάνονται σημαντικές πληροφορίες. Το έγγραφο θα πρέπει επίσης να εξηγεί ποιους υπαλλήλους επηρεάζει η πολιτική και ποιους τύπους email περιλαμβάνονται. Πρέπει επίσης να αποφασίσετε πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούνται τα email. μπορεί να σας ζητηθεί νομικά να διατηρήσετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Η ανάθεση ενός υπαλλήλου ως υπεύθυνου για την παρακολούθηση της πολιτικής μπορεί να διασφαλίσει ότι η πολιτική σας εφαρμόζεται σωστά.
Η πολιτική διατήρησης email είναι μια γραπτή διαδικασία σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία θέλει οι υπάλληλοί της να χειρίζονται τις επικοινωνίες μέσω email. Οι πολιτικές διατήρησης email συνήθως δηλώνουν ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να διατηρούν οι εργαζόμενοι, για πόσο καιρό και πώς να αποθηκεύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε πολλές δικαιοδοσίες, υπάρχουν νομικές απαιτήσεις για το χρονικό διάστημα που πρέπει να διατηρούνται οι επικοινωνίες της εταιρείας – συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -, επομένως είναι σημαντικό να υπάρχει μια σαφής πολιτική διατήρησης email.
Κατά τη σύνταξη του συμβολαίου σας, εξηγήστε ποιους υπαλλήλους στην εταιρεία καλύπτει η πολιτική διατήρησης email. Ανάλογα με τον σκοπό εφαρμογής της πολιτικής αρχικά, μπορεί να μην ισχύει για όλους στον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι σε αποθήκες που δεν ασχολούνται με ηλεκτρονική αλληλογραφία ενδέχεται να μην υποχρεούνται να τηρούν την πολιτική. Οι εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών, από την άλλη, ενδέχεται να κληθούν να διατηρήσουν τα περισσότερα από τα email τους.
Περιγράψτε ποιοι τύποι αλληλογραφίας email εμπίπτουν στη διακυβέρνηση της πολιτικής διατήρησης email. Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες γράφουν πολιτικές διατήρησης email που αφορούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορούν διοικητικά, φορολογικά, γενικά και εφήμερα θέματα. Η πολιτική της εταιρείας σας μπορεί να αφορά συγκεκριμένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορούν θέματα που έχουν νομικές απαιτήσεις. Όποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλέξετε να καλύπτονται από την πολιτική, βεβαιωθείτε ότι είστε σαφείς και συνοπτικοί σχετικά με το θέμα.
Η πολιτική θα πρέπει επίσης να περιγράφει πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς οι εργαζόμενοι πρέπει να διατηρούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για συμμόρφωση με το αρχείο, ενδέχεται να είστε νομικά υποχρεωμένος να διατηρείτε την αλληλογραφία πελατών για μια περίοδο πέντε ετών. Εκτός από την αποθήκευση σε αρχείο email στον διακομιστή σας, ο νόμος μπορεί επίσης να απαιτεί να εκτυπώσετε το email και να διατηρήσετε το έντυπο αντίγραφο στο αρχείο του πελάτη. Όποια και αν είναι η διαδικασία για τη διατήρηση αυτών των αρχείων, βεβαιωθείτε ότι το γράφετε λεπτομερώς όταν γράφετε την πολιτική διατήρησης email.
Μια καλή πολιτική διατήρησης email πρέπει να περιλαμβάνει το τμήμα ή τον τίτλο του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση των απαιτήσεων. Η εταιρεία σας μπορεί να έχει ένα τμήμα συμμόρφωσης ή έναν υπάλληλο υπεύθυνο για τη διασφάλιση ότι οι διαδικασίες της εταιρείας είναι σύμφωνες με τη νομοθεσία. Αυτό μπορεί να είναι το φυσικό πρόσωπο που θα είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση και την επιβολή της πολιτικής διατήρησης email. Δηλώστε ξεκάθαρα ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της πολιτικής, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν σε ποιον να απευθυνθούν εάν έχουν ερωτήσεις ή προβλήματα.
Μετά τη δημιουργία της πολιτικής, ένα από τα πιο σημαντικά βήματα είναι η διάδοσή της. Μια πολιτική δεν μπορεί να τηρηθεί εάν οι εργαζόμενοι που πρέπει να την εφαρμόσουν δεν γνωρίζουν την ύπαρξή της. Μπορεί να θέλετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή μια συνεδρία εκπαίδευσης και για τους επηρεαζόμενους υπαλλήλους. Αυτό διασφαλίζει ότι λαμβάνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να τηρούν την πολιτική διατήρησης email.
SmartAsset.