Δεδομένου ότι τόσες πολλές εργασίες διεξάγονται πλέον μέσω email, η κατανόηση της εθιμοτυπίας του επαγγελματικού email έχει μεγάλη αξία. Μερικές οδηγίες που πρέπει να έχετε κατά νου είναι να γνωρίζει κανείς το κοινό του, να διατηρεί την επικοινωνία σύντομη και επίκαιρη και να διατηρεί το επαγγελματικό email παρόμοιο με το κανονικό επαγγελματικό ταχυδρομείο. Σε αυτές τις οδηγίες για την εθιμοτυπία του επαγγελματικού email υπάρχουν αρκετές εξαιρέσεις.
Εάν κάποιος απαντά σε ένα ερώτημα εργασίας ή σε μια επαγγελματική δημοσίευση, φροντίστε να βεβαιωθείτε όταν είναι δυνατόν εάν μπορεί να στείλει συνημμένα. Ένα επαγγελματικό email ως απάντηση σε μια αγγελία για μια θέση εργασίας θα πρέπει να είναι ουσιαστικά μια συνοδευτική επιστολή. Οι περισσότερες διαφημίσεις θα αναφέρουν εάν πρέπει να επισυνάψετε ένα βιογραφικό ή να κάνετε αποκοπή και επικόλληση του βιογραφικού. Ορισμένες εταιρείες δεν θα ανοίγουν συνημμένα και θα διαγράφουν email με συνημμένα.
Επίσης, όταν ένα εξάρτημα είναι αποδεκτό, να είστε βέβαιοι ότι δεν είναι μεγάλου μήκους. Η αποστολή οτιδήποτε άνω των 150 χιλιάδων θεωρείται μεγάλη παραβίαση της εθιμοτυπίας του επαγγελματικού email στις περισσότερες περιπτώσεις. Ωστόσο, ένα έργο στο οποίο εργάζονται δύο άτομα μαζί μπορεί περιστασιακά να απαιτεί γραφικά ή αρχεία έργου που καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο. Απλώς βεβαιωθείτε εάν ο επιχειρηματικός συνεργάτης επιθυμεί να σταλούν αυτά μέσω email. Αυτός ή αυτή μπορεί να προτιμήσει ένα αντίγραφο δίσκου αλληλογραφίας σαλιγκάρι για να μειώσει το χρόνο που χρειάζεται για να φορτώσει ένα email.
Η εθιμοτυπία του επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτείνει τη χρήση τυπικότητας στην απευθυνόμενη σε άτομα. Σε γενικές γραμμές, απευθυνθείτε στους ανθρώπους όπως θα έκανε αν κάποιος συνομιλούσε με το άτομο. Αν κάποιος συνήθως απευθύνεται σε κάποιον ως κύριο Μπράουν, μην ξεκινάτε ένα γράμμα χρησιμοποιώντας το μικρό όνομα του κ. Μπράουν. Αν κάποιος καλεί συνήθως τον κ. Μπράουν με το μικρό του όνομα, η εθιμοτυπία των επιχειρησιακών email επιτρέπει την λιγότερο επίσημη διεύθυνση.
Όπου κάποιος δεν είναι εξοικειωμένος με την έγγαμη κατάσταση μιας γυναίκας, η εθιμοτυπία των επιχειρησιακών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτείνει τον όρο κα. Εξαίρεση σε αυτό είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς τους γιατρούς. Σε αυτή την περίπτωση χρησιμοποιήστε τον επίσημο τίτλο του Dr.
Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος σχετικά με το περιεχόμενο του email κάποιου. Αυτό θα μπορούσε να είναι “Απάντηση στην ανάρτηση εργασίας #1351 στη Λίστα του Κρεγκ” ή “Ας συναντηθούμε αυτήν την εβδομάδα για να συζητήσουμε τις επιλογές μας”. Βεβαιωθείτε ότι το θέμα αντανακλά το υλικό που προτίθεται να παρουσιάσει.
Τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζονται δημιουργικά σημεία στίξης, χαμογελαστά πρόσωπα ή άλλες ακμές που ενδέχεται να εμφανιστούν σε περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ φίλων. Θα πρέπει επίσης να είναι απαλλαγμένο από συντομογραφίες συνομιλίας. Δύο στενοί συνεργάτες μπορεί να τους συμπεριλάβουν στα email τους, αλλά γενικά είναι καλύτερα τα επίσημα.
Για να μειώσετε τον χώρο, μην αναφέρετε όλο το υλικό που έχει σταλεί από κάποιον άλλο. Κόψτε, επικολλήστε και παραθέστε μόνο σύντομα κομμάτια υλικού όταν είναι σχετικό. Εάν το υλικό δεν είναι σχετικό, διαγράψτε το αναφερόμενο υλικό πριν απαντήσετε σε ένα μήνυμα. Επίσης, κρατήστε το δικό σας υλικό σύντομο και ακριβές.
Η εθιμοτυπία του επαγγελματικού email απαιτεί περαιτέρω να επικοινωνεί κάποιος χρησιμοποιώντας καλή γραμματική, καλά κατασκευασμένες προτάσεις και σωστά γραμμένες λέξεις. Αν κάποιος δεν είναι δυνατός σε αυτούς τους τομείς, οι επικοινωνίες μπορεί να φαίνονται αρκετά ανόητες και να τον κάνουν να φαίνεται λιγότερο έξυπνος. Φροντίστε να ελέγξετε το υλικό ορθογραφίας και γραμματικής και μετά να το διαβάσετε ξανά, δυνατά, για να επαληθεύσετε ότι έχει νόημα. Εάν η γραμματική εξακολουθεί να αποτελεί πρόβλημα, σκεφτείτε ένα μάθημα επιχειρηματικής γραφής για να βελτιώσετε τη γραπτή επικοινωνία.
Τέλος, μην προσθέτετε επιχειρηματικούς συνεργάτες στη λίστα αστείων κάποιου. Πρόκειται για ξεκάθαρη παραβίαση της δεοντολογίας του επαγγελματικού email. Εάν κάποιος συνεργάζεται με κάποιον που του αρέσουν τα αστεία, ζητήστε το προσωπικό του email για να το προσθέσετε στη λίστα του. Επίσης, μην προωθείτε ποτέ αλυσιδωτή αλληλογραφία σε επιχειρηματικό συνεργάτη. Εάν κάποιος λάβει προειδοποίηση για ιό, ελέγξτε τους ιστότοπους ψευδούς διαδικτύου πριν το στείλετε σε επιχειρηματικούς συνεργάτες. Οι περισσότερες προειδοποιήσεις για ιούς που αποστέλλονται μέσω email είναι φάρσες και προκαλούν περιττό συναγερμό ή καταλαμβάνουν χώρο σε αυτό που θα έπρεπε να είναι ένα γραμματοκιβώτιο προσανατολισμένο προς τις επιχειρήσεις.
SmartAsset.