Η αποποίηση ευθυνών μέσω email είναι μια δήλωση που προστίθεται στο κάτω μέρος ενός email για να περιορίσει την ευθύνη μιας εταιρείας σε περίπτωση προβλήματος ή αγωγής. Αν και μια αποποίηση ευθυνών μέσω email δεν εμποδίζει μια εταιρεία να μην υποβληθεί σε μήνυση, μπορεί να βοηθήσει να αποτρέψει τους ανθρώπους από το να κάνουν μήνυση αρχικά. Μια δήλωση αποποίησης ευθυνών μέσω email μπορεί επίσης να δείξει στο δικαστήριο ότι η εταιρεία ανέλαβε δράση για να προσπαθήσει να αποτρέψει την εμφάνιση του προβλήματος εξαρχής. Συνήθη παραδείγματα αποποίησης ευθυνών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εκείνα που δηλώνουν ότι μια εταιρεία δεν είναι υπεύθυνη για τυχόν ιούς που μπορεί να προέρχονται από ένα email υπαλλήλου ή ότι ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαγορεύεται να μοιράζεται ευαίσθητες πληροφορίες που βρίσκονται μέσα στο μήνυμα.
Οι τύποι αποποίησης ευθύνης μέσω email ποικίλλουν ανάλογα με το από τι προσπαθεί να προστατεύσει η εταιρεία. Τα κοινά παραδείγματα αφορούν εμπιστευτικές πληροφορίες, τις ενέργειες των εργαζομένων μιας εταιρείας και κανόνες για τον περιορισμό των συμβάσεων. Οι εταιρείες μπορούν να προσθέσουν μια δήλωση αποποίησης email σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δηλώνουν ότι οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να συνάψουν σύμβαση χωρίς προηγουμένως να την εγκρίνουν μέσω της εταιρείας και δηλώνοντας ότι η εταιρεία δεν φέρει ευθύνη εάν ένας υπάλληλος στείλει ιό ή άλλες ακατάλληλες πληροφορίες μέσω του συστήματος email της εταιρείας .
Η ιδέα πίσω από την αποποίηση ευθυνών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απλώς να δηλώσει ότι η εταιρεία έχει κάνει ό,τι καλύτερο μπορούσε για να αποτρέψει ανακριβείς ή επικίνδυνες πληροφορίες να εισέλθουν στο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ότι η εταιρεία δεν φέρει καμία ευθύνη εάν το κάνει. Για να το υποστηρίξει αυτό, η εταιρεία θα πρέπει να θεσπίσει μια πολιτική εργαζομένων με κανόνες που θα καθιστούν πολύ σαφές τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ο εργαζόμενος μέσω του συστήματος email της εταιρείας. Εάν προσαχθεί στο δικαστήριο, η εταιρεία μπορεί να παρουσιάσει τόσο την αποποίηση ευθύνης όσο και την πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απόδειξη ότι έλαβε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για να αποτρέψει τυχόν προβλήματα.
Αν και οι δηλώσεις αποποίησης ευθυνών μέσω email μπορούν να βοηθήσουν στην προστασία μιας εταιρείας, δεν είναι αλάνθαστες. Εάν η εταιρεία παραβεί το νόμο ή μηνυθεί, η δήλωση αποποίησης ευθυνών μέσω email μπορεί ή όχι να την προστατεύσει ενώπιον δικαστηρίου. Δεν χρησιμεύει ως νομική δήλωση, αλλά μάλλον ως ένδειξη ότι η εταιρεία έλαβε κάθε διαθέσιμο μέτρο για να αποτρέψει τις παράνομες ενέργειες.
Ένας άλλος σημαντικός τρόπος με τον οποίο μια εταιρεία μπορεί να προστατευθεί είναι να διασφαλίσει ότι η δήλωση αποποίησης ευθυνών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σύντομη, κατανοητή και εύκολα αναγνωρίσιμη, ώστε να μην συγχέεται με το κανονικό κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι δηλώσεις αποποίησης ευθυνών με διαφορετική γραμματοσειρά χρώματος ή μεγάλο μέγεθος γραμματοσειράς θα τραβήξουν την προσοχή πάνω τους. Μια εταιρεία θα πρέπει να συμβουλευτεί έναν δικηγόρο ή άλλο νομικό σύμβουλο εάν χρειάζεται βοήθεια για τη σύνταξη δήλωσης αποποίησης ευθυνών μέσω email. Εάν η εταιρεία πιστεύει ότι διατρέχει υψηλό κίνδυνο μήνυσης, θα πρέπει να λάβει άλλα, πιο νομικά δεσμευτικά μέτρα για να αποτρέψει την εμφάνιση ζητημάτων.