Η διενέργεια ελέγχου απογραφής είναι μια χρονοβόρα διαδικασία, ειδικά σε μεγάλα καταστήματα λιανικής και αποθήκες, αλλά δεν είναι δύσκολη διαδικασία. Ο ελεγκτής ξεκινά κοιτάζοντας τα προηγούμενα αρχεία καταμέτρησης αποθεμάτων, οπότε θα γνωρίζει πόσα αποθέματα πρέπει να υπάρχουν στο κατάστημα ή την αποθήκη. Μετά από αυτό, ο ελεγκτής εξετάζει τυχόν έγγραφα που θα μειώσουν τη συνολική απογραφή. Στη συνέχεια, ο ελεγκτής επισκέπτεται το κατάστημα ή την αποθήκη και πραγματοποιεί τον έλεγχο απογραφής με μια φορητή συσκευή που επαληθεύει και μετρά το προϊόν. Εκτός από την καταμέτρηση των αποθεμάτων, ο ελεγκτής θα ελέγξει επίσης τις τιμές για να διασφαλίσει ότι κανένα προϊόν δεν πωλείται σε ανακριβή τιμή.
Οι αποθήκες και τα καταστήματα τηρούν αρχεία όλων των μετακινήσεων προϊόντων. Αυτές οι εγγραφές αναφέρουν πόσο προϊόν αγοράστηκε, πότε παραδόθηκε και πόσο πωλήθηκε. Για να γνωρίζει πόσο προϊόν πρέπει να υπάρχει στο κατάστημα ή την αποθήκη και για να κατανοήσει την πρακτική παραγγελίας της εγκατάστασης, ο ελεγκτής αποθέματος θα εξετάσει τα έγγραφα των τελευταίων μηνών, ίσως και την αξία του προηγούμενου έτους, πριν από τη διενέργεια του ελέγχου. Αυτό βοηθά τον ελεγκτή να προσέξει τις ύποπτες πρακτικές παραγγελίας και να κατανοήσει τις τάσεις παραγγελιών του καταστήματος ή της αποθήκης.
Μαζί με την παραγγελία, υπάρχουν συνήθως έγγραφα που αναφέρουν λεπτομερώς παραβιάσεις από το απόθεμα που δεν σχετίζονται με τις πωλήσεις. Αυτά τα έγγραφα μετρούν τον αριθμό των κλοπών, ελαττωματικών προϊόντων, επιστροφών που δεν μπορούν να τοποθετηθούν ξανά στο ράφι και οτιδήποτε άλλο αφήνει ένα αντικείμενο μη πωλητέο ή έξω από το κατάστημα. Για να εκτελέσει σωστά έναν έλεγχο απογραφής, ο ελεγκτής πρέπει να γνωρίζει αυτές τις πληροφορίες, ώστε να γνωρίζει τη σωστή ποσότητα προϊόντος στο κατάστημα ή την αποθήκη.
Ο πραγματικός έλεγχος αποθέματος συμβαίνει όταν ο ελεγκτής πηγαίνει φυσικά στο κατάστημα ή την αποθήκη και ελέγχει κάθε προϊόν, συχνά με σαρωτή χειρός. Κάθε προϊόν ή θήκη σαρώνεται, ο σαρωτής θα πάρει τον γραμμωτό κώδικα του προϊόντος και θα παρακολουθεί τον αριθμό του συγκεκριμένου αντικειμένου στο κατάστημα. Αυτός ο αριθμός συγκρίνεται με τα έγγραφα παραγγελίας και πωλήσεων, για να διασφαλιστεί ότι το κατάστημα έχει τη σωστή ποσότητα προϊόντων. Εάν δεν υπάρχουν αρκετά προϊόντα, ο ελεγκτής θα πρέπει συνήθως να ερευνήσει για να μάθει τι προκάλεσε την ανισορροπία.
Μαζί με τον αριθμό των προϊόντων, ο έλεγχος αποθέματος ελέγχει επίσης τη σωστή τιμολόγηση. Ο φορητός σαρωτής περιγράφει συνήθως τη σωστή τιμή του αντικειμένου και ο ελεγκτής μπορεί να ελέγξει την ετικέτα του προϊόντος για να διασφαλίσει ότι τίποτα δεν πωλείται πολύ υψηλά ή χαμηλά. Αυτό βοηθά την αλυσίδα καταστημάτων να συντονίσει τις πωλήσεις και διασφαλίζει ότι η επιχείρηση στο σύνολό της έχει βέλτιστα κέρδη.
SmartAsset.