Η δημιουργία ενός οργανωμένου συστήματος αρχειοθέτησης θα διατηρήσει μια πιο ομαλή λειτουργία ενός γραφείου, είτε εργάζεστε από το σπίτι είτε σε μεγάλο κοινόχρηστο χώρο εργασίας. Ένα λογικό σύστημα αρχειοθέτησης είναι ζωτικής σημασίας όταν πολλά άτομα κάνουν χρήση των ίδιων αρχείων, επειδή θα επιτρέψει σε όλους να έχουν γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται. Εάν οργανώνετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας, προγραμματίστε να αφιερώσετε τουλάχιστον μια ημέρα για να το κάνετε, έτσι ώστε να μην χάσετε τα ίχνη του τι κάνετε στη μέση της διαδικασίας.
Για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, χωρίστε την εργασία σας σε δύο κατηγορίες: ενεργή και αρχειακή. Το ενεργό υλικό θα περιλαμβάνει εκκρεμή στοιχεία δράσης, τρέχοντα έργα ή υλικό ανάγνωσης που πρέπει να είναι άμεσα προσβάσιμο. Το αρχειακό υλικό περιλαμβάνει δεδομένα που δεν χρειάζεται να είναι άμεσα διαθέσιμα. Σχεδιάστε να διαθέσετε χώρο δίπλα στο γραφείο σας για τα ενεργά αντικείμενα σας και έναν άλλο χώρο αρχειοθέτησης για αρχειακές εργασίες. Σχεδιάστε επίσης ένα χρονοδιάγραμμα απόρριψης για τα αρχεία. Λάβετε υπόψη τους νομικούς περιορισμούς πριν απορρίψετε το αρχειοθετημένο υλικό: για παράδειγμα, ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να διατηρούν χρηματοοικονομικά αρχεία στη διάθεσή τους για μια καθορισμένη χρονική περίοδο.
Σκεφτείτε τον τύπο των ενεργών υλικών που έχετε σε εξέλιξη όταν δημιουργείτε ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης. Εάν είστε λογιστής, για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ανοιχτά τιμολόγια, πληρωτέους λογαριασμούς, ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς και αναφορές κερδών και ζημιών για το τρίμηνο στο οποίο εργάζεστε. Εάν είστε σχεδιαστής, μπορεί να έχετε πολλά εν εξελίξει έργα για διάφορους πελάτες, δείγματα σε εκκρεμότητα, προσφορές για τις οποίες περιμένετε απάντηση και ούτω καθεξής. Δημιουργήστε ένα σύνολο χαλαρών κατηγοριών για το σύστημα αρχειοθέτησής σας και σχεδιάστε να δημιουργήσετε υποκατηγορίες εντός των γενικών κατηγοριών. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζετε ότι μπορείτε να βρείτε όλα τα εκκρεμή τιμολόγια, για παράδειγμα, σε μια κεντρική τοποθεσία. Εντός αυτής της τοποθεσίας, τα τιμολόγια μπορεί να οργανωθούν αλφαβητικά ανά προμηθευτή, κατά σειρά ποσού ή με κάποιον άλλο τρόπο που είναι λογικό για εσάς.
Στη συνέχεια, ρυθμίστε τους αρχειακούς σας φακέλους. Όταν δημιουργείτε ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, σχεδιάστε να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο που είναι λογική για εσάς και τους άλλους στο περιβάλλον του γραφείου. Ίσως θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία αλφαβητικά ανά έργο. Σε ένα μικρό γραφείο όπου τα αρχεία φυλάσσονται σε μια κεντρική τοποθεσία, τα αρχεία θα πρέπει πιθανώς να χωριστούν ανά θέμα: έργα, οικονομικά αρχεία, εγχειρίδια χρήστη και ούτω καθεξής. Μέσα σε κάθε ευρεία κατηγορία, δημιουργήστε μικρότερους φακέλους.
Όταν δημιουργείτε φακέλους για ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε μεγάλες, ευανάγνωστες γραμματοσειρές σε καρτέλες που ξεχωρίζουν πολύ πάνω από τον υπόλοιπο φάκελο, ώστε να μπορείτε να βρείτε γρήγορα μια ενότητα. Μπορεί επίσης να σας φανεί χρήσιμο να χρησιμοποιείτε καρτέλες ή αρχεία με έγχρωμη κωδικοποίηση, ώστε να μπορείτε να δείτε μια σαφή οπτική ανάλυση μεταξύ των κατηγοριών. Διατηρήστε διαθέσιμο απόθεμα φακέλων, καρτελών και εξοπλισμού, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα περισσότερα αρχεία όταν το χρειάζεστε: μην υποκύψετε στον πειρασμό ενός δίσκου “προς αρχειοθέτηση”.
Αφού δημιουργήσετε τον σκελετό του συστήματος αρχειοθέτησής σας, τότε μπορείτε να ενσωματώσετε όλο το χαρτί και το έντυπο υλικό που πρέπει να αρχειοθετηθεί. Αδειάστε όλα τα ντουλάπια αρχειοθέτησης, τους δίσκους σε εκκρεμότητα και άλλες στοίβες χαρτιού. Ανατρέξτε σε όλο το υλικό, προσδιορίζοντας πρώτα τι πρέπει να κρατήσετε και τι πρέπει να πεταχτεί. Δεν χρειάζεται να σωθεί κάθε κομμάτι χαρτί: κρατήστε το σχετικό ή χρήσιμο υλικό και απαλλαγείτε από το υπόλοιπο. Το σύστημα αρχειοθέτησής σας δεν πρέπει να περιέχει κάθε κομμάτι χαρτί που χρησιμοποιήθηκε ποτέ στην ιστορία της επιχείρησης. Καθώς εκκαθαρίζετε, ταξινομήστε το υλικό σε ενεργές ή αρχειακές κατηγορίες και αρχειοθετήστε το στην κατάλληλη περιοχή.
Μόλις δημιουργήσετε ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι η ζωή σας είναι πολύ πιο εύκολη. Διατηρήστε το σύστημα με συχνές εκκαθαρίσεις παλιού υλικού και παραμείνετε στην κορυφή του αρχείου σας για να αποτρέψετε τη συσσώρευση υλικού.