Χάρη στην πρόοδο στην τεχνολογία γραφείου, υπάρχουν πολλοί τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης επιχειρήσεων για να διαλέξετε όταν προσπαθείτε να διατηρήσετε οργανωμένα και ασφαλή σημαντικά αρχεία. Η κατάθεση είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις αποθηκεύουν αρχεία, παρακολουθούν σημαντικές φόρμες, αποκτούν γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και προστατεύουν δεδομένα που πρέπει να είναι συχνά διαθέσιμα για χρόνια. Οι τύποι του συστήματος αρχειοθέτησης επιχειρήσεων που επιλέγει κάποιος εξαρτάται κυρίως από τη μορφή στην οποία θα βρίσκονται τα αρχεία, τον τρόπο πρόσβασης και τις δυνατότητες αποθήκευσης της επιχείρησης.
Τα πιο συνηθισμένα συστήματα αρχειοθέτησης επιχειρήσεων είναι αυτόνομα έπιπλα γραφείου, όπως ντουλάπια αρχειοθέτησης και συρτάρια. Αυτά είναι γενικά κατασκευασμένα από μέταλλο ή ξύλο και περιέχουν μεγάλα συρόμενα συρτάρια που είναι αρκετά μεγάλα για να χωρέσουν πολλές εκατοντάδες φακέλους και αρχεία χαρτιού. Από μικρές επιχειρήσεις έως μεγάλα εταιρικά γραφεία, τα φυσικά συστήματα αρχειοθέτησης επιχειρήσεων βρίσκονται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη για να φιλοξενήσουν κάθε τύπο έντυπου αρχείου που πρέπει να αποθηκευτεί με ασφάλεια.
Άλλοι συνηθισμένοι τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης επιχειρήσεων είναι τα ηλεκτρονικά συστήματα αποθήκευσης αρχείων. Τα λειτουργικά συστήματα υπολογιστών διαθέτουν δυνατότητες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ενσωματωμένες στο λογισμικό, ώστε να είναι ένας βολικός τρόπος για την προστασία αρχείων πολλών μεγεθών και τύπων. Τα αρχεία μπορούν να περιλαμβάνουν έγγραφα κειμένου, γραφικά και εικόνες, λογισμικό ή αρχεία που βασίζονται στον ιστό. Κάθε φορά που δημιουργείται ή κοινοποιείται ένα νέο αρχείο, τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια σε έναν εικονικό φάκελο αρχείων που μπορεί να τοποθετηθεί σε μεμονωμένο σκληρό δίσκο υπολογιστή, να μεταφερθεί σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή να αποθηκευτεί σε εικονική μονάδα με πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
Άλλα συστήματα αρχειοθέτησης επιχειρήσεων που συχνά αποτελούν μέρος του ηλεκτρονικού τομέα αρχειοθέτησης είναι συστήματα διαχείρισης πελατών και πωλητών. Οι εταιρείες που έχουν μεγάλο αριθμό πελατών και προμηθευτών για να παρακολουθούν τη διαχείριση αυτού είναι η αποθήκευση πληροφοριών πελατών και προμηθευτών σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή σε ειδική ρύθμιση διαχείρισης πόρων πελατών (CRM) ή διαχείρισης προμηθευτή (VM). Αυτό επιτρέπει την αποθήκευση μιας μεγάλης ποικιλίας αρχείων από τον πελάτη ή τον προμηθευτή, για γρήγορη πρόσβαση κατόπιν αιτήματος.
Με την τεχνολογία να βελτιώνει τις διαδικασίες πολλών επιχειρήσεων, άλλοι τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης επιχειρήσεων περιλαμβάνουν τεχνολογίες κινητής τηλεφωνίας, όπως έξυπνα τηλέφωνα και φορητούς υπολογιστές. Τα στελέχη επιχειρήσεων εν κινήσει μπορούν να δημιουργήσουν, να ανεβάσουν και να μοιραστούν μεγάλα αρχεία δεδομένων χρησιμοποιώντας αυτές τις συσκευές. Στη συνέχεια, οι πληροφορίες μπορούν να μεταφερθούν ηλεκτρονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω σύνδεσης μέσω Διαδικτύου ή απευθείας καλωδίων σε υπολογιστές σπιτιού ή γραφείου. Αυτό καθιστά πολύ πιο βολική την αποθήκευση και πρόσβαση σε αρχεία σχεδόν από οπουδήποτε στον κόσμο.
SmartAsset.