Η κύρια χρήση μιας αίθουσας τηλεδιάσκεψης είναι οι άνθρωποι να επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω της χρήσης μεταδόσεων βίντεο και ήχου. Μια τηλεδιάσκεψη διαφέρει από μια βιντεοφωνική κλήση επειδή περιλαμβάνει μια ομάδα ανθρώπων, όχι δύο μεμονωμένα άτομα. Δεδομένου ότι συμμετέχουν πολλοί άνθρωποι, πολλές φορές, μια αίθουσα τηλεδιάσκεψης θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί από τα άτομα που συμμετέχουν στις τηλεπικοινωνίες. Αυτό το δωμάτιο πρέπει να σχεδιαστεί και να διαμορφωθεί κατάλληλα, καθώς αυτό διασφαλίζει ότι όλοι μπορούν να προβληθούν και να ακουστούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι για να δημιουργήσετε μια αίθουσα τηλεδιάσκεψης και ο αριθμός των ατόμων και ο σκοπός της συνάντησης συνήθως καθορίζει ποιος τύπος διευθέτησης είναι ο πιο κατάλληλος.
Όταν παρέχεται αρκετά μεγάλη αίθουσα τηλεδιάσκεψης και συνήθως παρευρίσκονται λιγότερα από 15 άτομα, μπορεί να δημιουργηθεί αίθουσα τηλεδιάσκεψης σε σχήμα U. Αυτός ο τύπος ρύθμισης περιλαμβάνει συνήθως τρεις πίνακες, όλους συνδεδεμένους μεταξύ τους, σχηματίζοντας το σχήμα ενός U. Το άτομο (τα) με τα οποία η ομάδα τηλεπικοινωνεί είναι γενικά ορατό σε οθόνη τηλεόρασης ή υπολογιστή στο ανοιχτό τμήμα του U. Οι παρευρισκόμενοι στη συνάντηση κάθονται στα εξωτερικά μέρη των τραπεζιών, ώστε να μπορούν να παρακολουθούν, να επικοινωνούν και να κρατούν σημειώσεις.
Για τηλεδιασκέψεις που περιλαμβάνουν 16 ή περισσότερα άτομα, τις περισσότερες φορές, είναι πιο συμφέρουσα η οργάνωση της συνάντησης σε ένα αμφιθέατρο. Ενώ αυτός ο τύπος ρύθμισης δεν επιτρέπει μεγάλη αλληλεπίδραση μεταξύ όλων των συμμετεχόντων, ένα μικρόφωνο κοινού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να κάνει ερωτήσεις. Αυτή η ρύθμιση επιτρέπει επίσης σε όλους τους παρευρισκόμενους να βλέπουν εύκολα την οθόνη βίντεο, η οποία συνήθως ρυθμίζεται στο μπροστινό μέρος της αίθουσας του αμφιθέατρου.
Ανεξάρτητα από τον τύπο σχεδιασμού που έχει δημιουργηθεί μια αίθουσα βιντεοδιάσκεψης, είναι σημαντικό το δωμάτιο να μην έχει γυαλιστερές επιφάνειες και ακόμη πιο σημαντικό, χωρίς γυαλί. Εάν το δωμάτιο έχει παράθυρα, θα πρέπει να τα καλύψετε με σκούρες περσίδες. Οι λαμπερές επιφάνειες, το γυαλί και τα παράθυρα τείνουν να αντανακλούν όχι μόνο το φως, αλλά και τον ήχο, καθιστώντας δύσκολο για το άτομο ή τα άτομα στο άλλο άκρο να δουν και να ακούσουν.
Υπάρχουν πολλές άλλες συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν στη δημιουργία μιας αίθουσας τηλεδιάσκεψης. Ένα μικρόφωνο είναι αρκετό για κάθε τρία άτομα που παρακολουθούν μια τηλεδιάσκεψη. Κάθε φορά που πραγματοποιείται παρουσίαση ενός ατόμου, πρέπει να χρησιμοποιείται μικρόφωνο πέτου. Το κόκκινο χρώμα δεν πρέπει να βρίσκεται σε οποιαδήποτε διακόσμηση ή σε άτομα που βρίσκονται σε αίθουσες τηλεδιάσκεψης, καθώς αυτό θα προκαλέσει αναλαμπές στο βίντεο. Οι περισσότερες αίθουσες τηλεδιάσκεψης απαιτούν μία έως τρεις κάμερες, με όλες τις κάμερες, τις οθόνες βίντεο και τις οθόνες τοποθετημένες μακριά από έντονα φώτα.