Μόλις δημιουργηθεί ένα αίτημα για πρόταση (RFP), υπάρχουν δύο διαφορετικές ομάδες ανθρώπων που πρέπει να επιλέξουν τις καλύτερες ιδέες πρότασης. Η πρώτη ομάδα είναι τα άτομα που πρόκειται να απαντήσουν στην πρόταση. Θέλουν να επιλέξουν τις καλύτερες ιδέες πρότασης για να κερδίσουν το συμβόλαιο. Η δεύτερη ομάδα είναι τα άτομα που πρόκειται να κρίνουν τις υποβληθείσες προτάσεις. Θέλουν να επιλέξουν την ιδέα της πρότασης που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες τους.
Εάν ανήκετε στην πρώτη ομάδα, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να καταλήξετε στις ιδέες πρότασης που ταιριάζουν καλύτερα σε εσάς και στο αίτημα. Πρώτον, χωρίς να περάσετε καμία γραμμή, θα θέλετε να μάθετε όσο το δυνατόν περισσότερα για την εταιρεία που έστειλε το RFP. Πώς είναι η μάρκα τους; Τι είδους εταιρική αίσθηση επιδιώκουν να δημιουργήσουν; Είναι η διαφήμισή τους ενημερωτική, στοχαστική, χιουμοριστική, καινοτόμος κ.λπ.;
Δεύτερον, διαβάστε την πρόταση αρκετές φορές. Συζητήστε το με τα μέλη της ομάδας σας εάν εργάζεστε σε μια ομάδα. Κάντε φωτοτυπίες και σημειώστε τις. Αναζητήστε αυτό που εστιάζεται ρητά και σιωπηρά ως οι πιο σημαντικές πτυχές της πρότασης. Παίρνετε μια συνεπή εικόνα για το τι θέλετε; Πώς μπορείτε εσείς ή η εταιρεία σας, δεδομένου του ποιοι είστε, να καλύψετε αυτήν την ανάγκη;
Τρίτον, προσδιορίστε τομείς στους οποίους μπορεί να σας ζητηθεί να προχωρήσετε πέρα από ό, τι αναφέρεται. Σκεφτείτε ποιες κατευθύνσεις θα μπορούσατε να ακολουθήσετε στις περιοχές με ανοιχτές παραμέτρους. Τέταρτον, προσδιορίστε τυχόν τομείς στους οποίους χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες ή βαθύτερη κατανόηση για να δημιουργήσετε μια πραγματικά καλή πρόταση. Πέμπτον, με βάση όσα έχετε μάθει μέχρι τώρα, προσδιορίστε τι χρειάζεται για να μπείτε στην πρόταση, κάντε ένα χρονοδιάγραμμα και ξεκινήστε να αναθέτετε την εργασία, ή αν είστε μόνο εσείς, που κάνετε τη δουλειά. Να είστε έτοιμοι να επανεξετάσετε στοιχεία βασισμένα σε νέες κατανοήσεις που προκύπτουν καθώς διατυπώνετε την απάντησή σας.
Εάν ανήκετε στη δεύτερη ομάδα και έχετε γράψει προσεκτικά την πρότασή σας, θα πρέπει να είναι εύκολο ως πρώτο βήμα να διαχωρίσετε αυτά που πληρούν τα κριτήρια που αναφέρονται στην πρόταση και αυτά που σαφώς δεν πληρούν. Όταν εστιάζετε στις προτάσεις που είναι πιο πιθανό να κερδίσουν τη σύμβαση, αναζητήστε πρώτα αυτές που ταιριάζουν στην αποστολή και την κουλτούρα της εταιρείας. Δεύτερον, αναζητήστε ιδέες προτάσεων που δείχνουν λεπτή κατανόηση του ευρύτερου πεδίου και του συγκεκριμένου τομέα της πρότασης. Και τρίτον, αν είναι κατάλληλο για τον τομέα σας, αναζητήστε προτάσεις που, ενώ πληρούν τα κριτήριά σας, αποκτούν την ιδιοκτησία της πρότασης με τέτοιο τρόπο ώστε ακόμη και οι συντάκτες της πρότασης να την βλέπουν με νέα μάτια και νέα διορατικότητα.
SmartAsset.