Οι προτάσεις είναι επιχειρηματικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται συνήθως για έναν από τους δύο σκοπούς. Συχνά, μια πρόταση προετοιμάζεται ως απάντηση σε ένα ερώτημα από έναν πιθανό πελάτη. Σε άλλες περιπτώσεις, το έγγραφο προετοιμάζεται για να προωθήσει μια επιχειρηματική ιδέα σε κάποιον που είναι σε θέση να προσφέρει χρηματοδότηση ή άλλη υποστήριξη. Και στις δύο περιπτώσεις, υπάρχει ένα βασικό σύνολο οδηγιών πρότασης που θα αυξάνουν πάντα τις πιθανότητες να λάβετε θετική απάντηση στο έγγραφο.
Όταν ένας δυνητικός πελάτης έχει εκδώσει επίσημο αίτημα για πρόταση ή RFP, μεγάλο μέρος της εργασίας έχει ήδη γίνει εκ των προτέρων. Το RFP θα σας πει ποια δεδομένα πρέπει να συμπεριληφθούν στην πρόταση πριν από την εξέτασή της. Σε πολλές περιπτώσεις, το RFP θα υπαγορεύσει επίσης τον τρόπο παρουσίασης και τακτοποίησης αυτών των δεδομένων. Η χρήση του κειμένου και των όρων στο RFP θα διευκολύνει πολύ τον σχεδιασμό ενός προτύπου πρότασης που θα εντυπωσιάσει τον παραλήπτη και θα αυξήσει τις πιθανότητές σας να κερδίσετε την επιχείρηση.
Οι οδηγίες πρότασης υπαγορεύουν επίσης να διατηρείτε το κείμενο της πρότασής σας σαφές και ακριβές. Θέλετε να μεταφέρετε τις βασικές ιδέες προτάσεων με όσο το δυνατόν πιο άμεσο τρόπο. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τις πιθανότητες να διαβάσει οποιοσδήποτε την τελική μορφή πρότασης από το να χάσει το ενδιαφέρον μέχρι τη μέση και να προχωρήσει στην πρόταση που υπέβαλε ο διαγωνισμός σας. Αποφύγετε τη χρήση αργκό ή τεχνικών όρων, εκτός εάν οι οδηγίες πρότασης που περιέχονται στο RFP επιτρέπουν συγκεκριμένα τη φράση αυτού του τύπου.
Μαζί με τη σαφήνεια, η ορθή ορθογραφία και τα σημεία στίξης είναι εξαιρετικά σημαντικά για την επιτυχία της πρότασης. Πολύ συχνά, μια κατά τα άλλα λαμπρή πρόταση απορρίπτεται, απλά επειδή τα λάθη στο κείμενο δυσκολεύουν την ανάγνωση. Οι κατευθυντήριες γραμμές πρότασης απαιτούν να ελέγχεται διεξοδικά το έγγραφο για τυχόν ορθογραφικά ή σημεία στίξης πριν υποβληθεί ποτέ η πρόταση.
Όταν το RFP δεν καθορίζει στοιχεία όπως η χρήση οπτικών στοιχείων ή η συμπερίληψη μιας σελίδας τίτλου, οι γενικές οδηγίες πρότασης απαιτούν να προστεθούν αυτοί οι τύποι πρόσθετων στο τελικό έγγραφο. Clip art, λογότυπα, πίνακες και άλλες εικόνες βοηθούν στο σπάσιμο της έντονης εμφάνισης του κειμένου, παρέχοντας κάποια αναζωογόνηση για το μάτι καθώς διαβάζεται το έγγραφο. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε τα οπτικά στοιχεία με σύνεση. Η τοποθέτησή τους χωρίς προφανή λόγο θα βλάψει πραγματικά την αποτελεσματικότητα της πρότασής σας, αφού άλλοι θα αναρωτηθούν τι προσπαθείτε να κρύψετε πίσω από όλο αυτό το υπερβολικό ντύσιμο παραθύρων.
Η παρακολούθηση βασικών οδηγιών πρότασης θα ενισχύσει σημαντικά τη δυνατότητα του τελικού εγγράφου σας να επιτύχει τον επιδιωκόμενο στόχο του. Εάν δεν έχετε λάβει επίσημο αίτημα πρότασης και δεν έχετε ιδέα από πού να ξεκινήσετε, χρησιμοποιήστε δείγματα προτάσεων για να πάρετε μερικές γενικές ιδέες για το πώς να προχωρήσετε. Με λίγη εξάσκηση, σύντομα θα μπορέσετε να προετοιμάσετε μια πρόταση ακριβής, ευανάγνωστη, καλά οργανωμένη και πολύ πιθανό να σας βοηθήσει να κερδίσετε την επιχείρηση ή την υποστήριξη που αναζητάτε.
SmartAsset.