Οι μέθοδοι προμήθειας είναι η διαδικασία που ακολουθεί μια εταιρεία για να αγοράσει αγαθά και υπηρεσίες. Τρία κοινά είδη μεθόδων προμήθειας είναι κοινά: απευθείας αγορά ή απόκτηση, διαπραγματεύσεις και ανταγωνιστική προσφορά. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά ένα γραφείο ως σημείο προμήθειας και οι υπάλληλοι που εργάζονται σε αυτό το γραφείο θα χρησιμοποιήσουν μία από τις μεθόδους για την προμήθεια αγαθών, υπηρεσιών ή θέσεων εργασίας υπό τις οδηγίες της διοίκησης. Η επιλογή της σωστής μεθόδου προμήθειας εξαρτάται από τα στοιχεία που απαιτούνται.
Σύμφωνα με τη μέθοδο προμήθειας άμεσης αγοράς ή απόκτησης, οι εταιρείες συνήθως υποβάλλουν μια εντολή αγοράς για να ζητήσουν είδη από έναν πωλητή. Πολλές εταιρείες πραγματοποιούν αγορές από πωλητές σε συχνή βάση. για τον έλεγχο του κόστους, οι παραγγελίες αγοράς με κατάλληλη εξουσιοδότηση το καθιστούν δυνατό. Ένας υπάλληλος θα γράψει μια εντολή αγοράς στον οποίο θα αναφέρεται ο πωλητής, η ποσότητα των ειδών, η περιγραφή, η τιμή και άλλες σχετικές πληροφορίες. Ένας διευθυντής συνήθως είτε εγκρίνει είτε απορρίπτει την παραγγελία και την στέλνει πίσω στον υπάλληλο. Οι μέθοδοι προμήθειας απευθείας απόκτησης μπορεί να έχουν πολλαπλές αποκλίσεις με βάση τις ανάγκες της εταιρείας και το λειτουργικό περιβάλλον και είναι μία από τις πιο κοινές μεθόδους προμήθειας που χρησιμοποιούνται.
Η διαπραγμάτευση ως μέθοδος προμήθειας λειτουργεί καλύτερα για μεγάλες αγορές, όπως εξοπλισμό, γη ή κτίρια. Οι εταιρείες θα απαιτήσουν διαπραγμάτευση ως μέρος της διαδικασίας προκειμένου να μειώσουν το κόστος των περιουσιακών στοιχείων όσο το δυνατόν περισσότερο. Οι μέθοδοι προμήθειας που απαιτούν διαπραγμάτευση συχνά χρειάζονται διαφορετικές ικανότητες από το γραφείο προμηθειών. Ο διευθυντής αγορών χρειάζεται την ικανότητα να μιλά ανοιχτά με άλλα μέρη, να κάνει άμεσες αιτήσεις όταν αναζητά συγκεκριμένες ενέργειες σε συμφωνίες και να γνωρίζει πώς και πότε να αποχωρήσει από τις συμφωνίες. Ενώ αυτές οι ικανότητες μπορεί να φαίνονται εύκολο να βρεθούν σε έναν υπάλληλο, οι εταιρείες μπορεί να περάσουν από πολλούς διαφορετικούς υπαλλήλους πριν βρουν το κατάλληλο άτομο.
Οι μέθοδοι προμήθειας ενδέχεται επίσης να εμπίπτουν στην κατηγορία των ανταγωνιστικών προσφορών. Αυτή η διαδικασία αφορά συνήθως συγκεκριμένες βιομηχανίες, όπως κατασκευές, στρατιωτικές συμβάσεις ή άλλες μεγάλες συμφωνίες που αφορούν δύο ή περισσότερες εταιρείες. Οι ανταγωνιστικές προσφορές μπορεί να είναι αθόρυβες ή ανοιχτές.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας σιωπηρής προσφοράς, οι εταιρείες θα επιλέξουν γραπτή προσφορά. Ο πωλητής θα ανοίξει όλες τις προσφορές μόνος του ταυτόχρονα και θα επιλέξει αυτή που θεωρεί καλύτερη για τη δουλειά του. Η ανοιχτή προσφορά επιτρέπει περισσότερη συζήτηση μεταξύ των δύο εταιρειών. Μετά την υποβολή προσφοράς, κάθε εταιρεία μπορεί να συγκεντρωθεί και να συζητήσει σχετικά με τη διαδικασία. Στην πραγματικότητα, αυτό μετατρέπεται σε ένα υβρίδιο των μεθόδων ανταγωνιστικής προσφοράς και διαπραγμάτευσης προμηθειών, όπου ο καθένας θα αναζητήσει παραχώρηση για τη συμφωνία.
SmartAsset.