Η ανάλυση ροής εργασίας συνεπάγεται τον έλεγχο όλων των διαδικασιών σε μια επιχείρηση με στόχο τον εντοπισμό αναποτελεσματικότητας και τη σύσταση βελτιώσεων. Η εργασία ξεκινά με τη δημιουργία των επιθυμητών αποτελεσμάτων από την ανάλυση με τα ανώτερα στελέχη μιας επιχείρησης. Στη συνέχεια, οι αναλυτές αλληλεπιδρούν με τους υπαλλήλους της εταιρείας για να τεκμηριώσουν την τρέχουσα κατάσταση των επιχειρηματικών διαδικασιών στην εταιρεία. Το τελικό στάδιο είναι η σύσταση των διαδικασιών που πρέπει να αλλάξουν, να αυτοματοποιηθούν ή να αφεθούν στη θέση τους σύμφωνα με τους καθορισμένους στόχους.
Μια τυπική επιχείρηση επιδιώκει συνεχώς τη βελτίωση των διαδικασιών της και δύο πρωταρχικοί παράγοντες οδηγούν τις επιχειρήσεις να αναλάβουν μια ανάλυση ροής εργασίας. Πρώτον, οι συνεχείς τεχνολογικές εξελίξεις μπορούν να προσφέρουν αποτελεσματικότερους και λιγότερο δαπανηρούς τρόπους επιχειρηματικής δραστηριότητας και οι επιχειρήσεις συχνά επιλέγουν να αναθεωρούν διαδικασίες με σκοπό την αυτοματοποίησή τους ή την ενσωμάτωση της τελευταίας τεχνολογίας. Δεύτερον, είναι χαρακτηριστικό για τις λεγόμενες κληρονομικές διαδικασίες να είναι σταθερά εδραιωμένες σε μια εταιρεία, πράγμα που σημαίνει ότι μια συγκεκριμένη εργασία έχει γίνει εδώ και πολύ καιρό με συγκεκριμένο τρόπο και μπορεί να αγνοηθεί ως μια διαδικασία που χρειάζεται βελτίωση. Στόχος αυτής της διαδικασίας είναι η αποκάλυψη τέτοιων παλαιών διαδικασιών.
Οι εξωτερικοί σύμβουλοι μπορούν να πραγματοποιήσουν αποτελεσματικά μια ανάλυση ροής εργασίας καθώς είναι ειδικοί σε αυτήν και δεν έχουν καμία πίστη σε κάποιο συγκεκριμένο τρόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας. Στην αρχική αλληλεπίδραση με ανώτερα διευθυντικά στελέχη, οι αναλυτές ροής εργασίας συνήθως ξεκινούν με συνεντεύξεις για να καθορίσουν πώς βλέπουν οι κορυφαίοι διευθυντές την εταιρεία αυτήν τη στιγμή, συμπεριλαμβανομένου του τι λειτουργεί και τι όχι. Στη συνέχεια, οι αναλυτές καθορίζουν την επιθυμητή τελική κατάσταση που οι διευθυντές ελπίζουν να επιτύχουν με το έργο ανάλυσης ροής εργασίας.
Η πλειονότητα της εργασίας στην ανάλυση ροής εργασιών πραγματοποιείται με εκπαιδευμένους αναλυτές που παίρνουν συνεντεύξεις από υπαλλήλους και προϊστάμενους για να τεκμηριώσουν τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η επιχείρηση. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις πτυχές μιας επιχείρησης, όπως η επεξεργασία εγγράφων για πωλήσεις, οι συλλογές, η συμμόρφωση και οι ανθρώπινοι πόροι. Μπορεί επίσης να καλύψει διαδικασίες παραγωγής όπως η παραλαβή πρώτων υλών ή εξαρτημάτων, η επεξεργασία ή η συναρμολόγησή τους και η αποστολή τελικών προϊόντων.
Οι αναλυτές θα εξετάσουν επίσης το χρόνο και την προσπάθεια που δαπανήθηκε για την αλληλεπίδραση με τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων και της εξυπηρέτησης πελατών. Η ανάλυση ροής εργασίας εξετάζει όλα όσα κάνει κάθε υπάλληλος της επιχείρησης με σκοπό την τεκμηρίωση του τρόπου με τον οποίο κάθε εργασία ξεκινά και κινείται στον οργανισμό.
Μετά την αρχική τεκμηρίωση, οι αναλυτές ροής εργασιών συνήθως παρουσιάζουν τα ευρήματα σε χαμηλότερο επίπεδο για να εξασφαλίσουν ότι τα αποτελέσματα της ανάλυσης ταιριάζουν με την πραγματικότητα της εταιρείας. Προσαρμόζοντας την ανάλυση όπως απαιτείται, οι αναλυτές εξετάζουν στη συνέχεια τη ροή εργασίας για να προσδιορίσουν τομείς στους οποίους οι διαδικασίες μπορούν να εξορθολογιστούν, να αυτοματοποιηθούν ή και τα δύο. Αυτές οι πληροφορίες παρουσιάζονται συνήθως στους κορυφαίους διαχειριστές μαζί με συστάσεις για βελτιώσεις.
SmartAsset.