Οι υπάλληλοι προμήθειας είναι άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση των περιοχών εφοδιασμού των εταιρειών με τρόπο που διασφαλίζει ότι όλα τα απαραίτητα εφόδια που είναι απαραίτητα για τη συνέχιση της λειτουργίας της επιχείρησης είναι διαθέσιμα σε επαρκείς ποσότητες. Συνήθως, ο υπάλληλος προμήθειας θα συνεργαστεί με τους προϊστάμενους των τμημάτων και τους αντιπροσώπους αγορών για να καθορίσει την ποσότητα των διαφόρων ειδών που πρέπει να διατηρήσει και να αναπτύξει κριτήρια αναδιάταξης με βάση τα πρότυπα χρήσης ως μέσο διατήρησης του αποθέματος προμηθειών εντός λογικών ορίων. Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, ένας υπάλληλος προμήθειας θα διαχειριστεί τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την εκταμίευση ειδών από το απόθεμα του δωματίου προμηθειών, θα πραγματοποιεί περιοδικές συμφωνίες αποθεμάτων για να διασφαλίζει την ακρίβεια των αρχείων των δωματίων προμηθειών και θα ξεκινά αιτήσεις για αγορά αντιπροσώπων στους οποίους έχει εκδοθεί εντολή αγοράς αριθμός και τοποθετείται σε προμηθευτές για την εκπλήρωση της παραγγελίας.
Ένα από τα κύρια καθήκοντα ενός υπαλλήλου προμήθειας είναι να διατηρεί ακριβή αρχεία τόσο για τον τύπο όσο και για την ποσότητα των αντικειμένων που στεγάζονται στην αίθουσα προμήθειας. Τις περασμένες δεκαετίες, αυτό συχνά διαχειριζόταν με κάποιο είδος χειροκίνητου συστήματος αρχειοθέτησης που επέτρεπε την γρήγορη δημοσίευση αποδείξεων αγαθών που παραλήφθηκαν πρόσφατα, ενώ αποστέλλονται επίσης εκταμιεύσεις ειδών σε διαφορετικά τμήματα. Στο πλαίσιο της διαδικασίας, εξουσιοδοτημένα άτομα από αυτά τα τμήματα θα συμπληρώσουν ένα απλό αίτημα για ορισμένα ανταλλακτικά ή άλλα είδη, σημειώνοντας το τμήμα που θα παραλάβει αυτά τα αγαθά. Ο υπάλληλος προμήθειας θα χρησιμοποιούσε το αίτημα για να τραβήξει το είδος και την ποσότητα από την απογραφή και να τα παραδώσει στον εκπρόσωπο του τμήματος. Σε εκείνο το σημείο, το έντυπο αίτησης θα ενημερώνεται με την ημερομηνία και την ώρα της εκταμίευσης, υπογεγραμμένο από τον εκπρόσωπο του τμήματος και στη συνέχεια θα χρησιμοποιείται από τον υπάλληλο προμήθειας για να αφαιρέσει αυτή την ποσότητα και τον τύπο του αγαθού από τα αρχεία απογραφής.
Ένας υπάλληλος προμήθειας θα έκανε επίσης χρήση αντιγράφων φορτωτικών και καταλόγων συσκευασίας για να λάβει εισερχόμενα αγαθά και να τα προσθέσει στο απόθεμα. Συνήθως, τα εμπορεύματα θα ελέγχονταν πριν από την αποδοχή και στη συνέχεια θα υπογραφεί και θα εκχωρηθεί μια συγκεκριμένη τοποθεσία εντός του χώρου προμήθειας για αποθήκευση. Η ανάθεση συγκεκριμένων τοποθεσιών διευκόλυνε την ανάκτηση των αγαθών όταν και όπως απαιτείται από διαφορετικά τμήματα, και επίσης ελαχιστοποίησε τις πιθανότητες για σφάλματα στον αριθμό των μονάδων.
Σήμερα, η τεχνολογία επιτρέπει στον υπάλληλο προμήθειας να εισάγει γρήγορα ενημερώσεις για το απόθεμα προμηθειών μέσω μιας βάσης δεδομένων υπολογιστή. Η βάση δεδομένων μπορεί να προγραμματιστεί για να εντοπίζει οποιοδήποτε αντικείμενο είναι κοντά στις ελάχιστες μονάδες που πρέπει να κρατήσετε, παρέχοντας στον υπάλληλο τη δυνατότητα να προετοιμάσει γρήγορα και να υποβάλει αιτήσεις για αναδιάταξη. Η χρήση μιας βάσης δεδομένων προμήθειας βοηθά επίσης σε μια συνεχή εργασία κοινή σε πολλά συστήματα παροχής, γνωστή ως καταμέτρηση κύκλου. Ουσιαστικά, ένας αριθμός κύκλων είναι ένας περιοδικός φυσικός υπολογισμός όλων των στοιχείων του αποθέματος και χρησιμοποιείται για να συμβιβάσει τυχόν αποκλίσεις που μπορεί να υπάρχουν μεταξύ των εγγραφών προμήθειας και του πραγματικού αριθμού μονάδων κάθε στοιχείου που βρίσκονται στο απόθεμα. Αυτή η εργασία καθιστά δυνατή την έγκριση τυχόν διαφορών που ενδέχεται να προκύψουν λόγω λαθών στην καταμέτρηση ή εξαρτημάτων και άλλου εξοπλισμού που μπορεί να κηρυχθούν παρωχημένες και βοηθά στη διασφάλιση ότι τα απαραίτητα εφόδια είναι πάντα διαθέσιμα όταν χρειάζεται.