Το λογισμικό αποδείξεων σάς επιτρέπει να οργανώνετε και να παρακολουθείτε τις μεμονωμένες αποδείξεις σας σε ένα μέρος. Το λογισμικό είναι βιώσιμο για προσωπική ή επαγγελματική χρήση και τείνει να είναι χρήσιμο όταν κυλήσει η φορολογική περίοδος ή για λόγους προϋπολογισμού. Όταν επιλέγετε το καλύτερο λογισμικό παραλαβής, θα πρέπει πρώτα να αξιολογήσετε την ανάγκη σας για το λογισμικό, τις δυνατότητες, την προσβασιμότητα και την τιμή.
Ξεκινήστε προσδιορίζοντας ποιος είναι ο στόχος σας για την απόκτηση λογισμικού παραλαβής. Το λογισμικό προσωπικής παραλαβής τείνει να έχει λιγότερο προηγμένες δυνατότητες από το λογισμικό που είναι προσανατολισμένο στην επαγγελματική χρήση. Εάν ο σκοπός σας είναι να μετατρέψετε τις αποδείξεις σας σε αναφορές και προϋπολογισμούς, τότε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα προγράμματα λογισμικού που εξετάζετε ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
Ορισμένες δυνατότητες ενός προγράμματος λογισμικού αποδείξεων σάς επιτρέπουν απλώς να σαρώσετε τις αποδείξεις που έχετε σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο. Μπορείτε επίσης να κατηγοριοποιήσετε κάθε απόδειξη. Εάν εσείς ή η επιχείρησή σας χρειάζεται να ανεβάσετε άλλους τύπους αποδείξεων, όπως συμβόλαια, τιμολόγια, εγγυήσεις και εγχειρίδια, τότε θα πρέπει να επαληθεύσετε ότι το λογισμικό που εξετάζετε προσφέρει μια επιλογή για σάρωση και οργάνωση αυτών των άλλων τύπων εγγράφων.
Τα προγράμματα λογισμικού παραλαβής προσφέρουν μερικές διαφορετικές επιλογές προσβασιμότητας. Εάν προτιμάτε ένα πρόγραμμα που ανεβάζετε στον υπολογιστή σας και χρησιμοποιείτε στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή, τότε βρείτε προγράμματα που προσφέρουν αυτόν τον τύπο προσβασιμότητας. Εάν προτιμάτε να έχετε πρόσβαση και να διαχειρίζεστε το πρόγραμμα παραλαβής από οπουδήποτε και όλες τις ώρες, τότε θα πρέπει να εξετάσετε τις επιλογές που βασίζονται στο Διαδίκτυο.
Αφού δημιουργήσετε μια λίστα προγραμμάτων που ανταποκρίνονται σε όλες αυτές τις ανάγκες, το τελικό αποτέλεσμα στην επιλογή ενός προγράμματος λογισμικού εξαρτάται κυρίως από το κόστος. Το ολοκληρωμένο λογισμικό παραλαβής είναι πιο ακριβό από τις βασικές εκδόσεις. Εάν ένα πρόγραμμα λογισμικού είναι εντελώς εκτός του εύρους τιμών ή του προϋπολογισμού σας, τότε θα χρειαστεί να εξαλείψετε το λογισμικό από τη λίστα επιλογών σας.
Το βασικό συστατικό για την επιλογή του καλύτερου λογισμικού παραλαβής είναι να βρείτε ένα πρόγραμμα που δημιουργεί ίση ισορροπία μεταξύ όλων αυτών των αναγκών. Βάλτε τη λίστα με τα προγράμματα λογισμικού στη σειρά, με αυτά που καλύπτουν όλες ή τις περισσότερες ανάγκες σας στην κορυφή. Τοποθετήστε την τιμή του προγράμματος δίπλα στο καθένα. Αξιολογήστε προσεκτικά εάν τα χαρακτηριστικά του προγράμματος δικαιολογούν την τιμή ή το κόστος του προγράμματος. Με άλλα λόγια, μην επιλέξετε ένα πρόγραμμα μόνο με βάση την τιμή, αλλά βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε αυτό που χρειάζεστε.