Ο ιδανικός σαρωτής αποδείξεων θα σαρώσει ξεκάθαρα τις αποδείξεις σε έναν υπολογιστή και θα συνοδεύεται από λογισμικό που σας επιτρέπει να οργανώνετε τις αποδείξεις ή να μεταφέρετε τις σαρωμένες αποδείξεις στο πρόγραμμα λογισμικού της επιλογής σας, είτε πρόκειται για υπολογιστικό φύλλο είτε για οικονομικό λογισμικό. Όταν ψάχνετε για έναν σαρωτή αποδείξεων, λάβετε υπόψη την τιμή του σαρωτή και εάν είναι συμβατός με τον τύπο του υπολογιστή που χρησιμοποιείτε. Άλλα σημαντικά ζητήματα είναι η ποιότητα της σαρωμένης εικόνας και η ευκολία χρήσης τόσο του σαρωτή όσο και του λογισμικού του.
Ένας σαρωτής αποδείξεων σάς επιτρέπει να μειώσετε την ποσότητα της γραφειοκρατίας που κρατάτε, καθώς δημιουργεί ένα αντίγραφο μιας απόδειξης και την αποθηκεύει ως εικόνα σε έναν υπολογιστή. Όταν σαρώνετε αποδείξεις, μπορείτε να τις ταξινομήσετε κατά τύπο, μήνα ή ταξίδι, ώστε να μπορείτε να βρείτε γρήγορα τις αποδείξεις όταν ετοιμάζετε μια φορολογική δήλωση ή ετοιμάζετε μια αναφορά εξόδων για επιστροφή χρημάτων. Ορισμένοι σαρωτές αποδείξεων έχουν σχεδιαστεί για χρήση με υπολογιστή, ενώ άλλοι είναι εφαρμογές που μπορείτε να εγκαταστήσετε σε smartphone.
Η ποιότητα της εικόνας είναι σημαντική κατά την επιλογή ενός σαρωτή αποδείξεων. Εάν δεν μπορείτε να διαβάσετε τη σαρωμένη απόδειξη, έχει μικρή αξία. Ορισμένοι σαρωτές δυσκολεύονται να διαβάσουν αποδείξεις που είναι γραμμένες στο χέρι ή που έχουν τσαλακωθεί. Άλλοι μπορεί να έχουν δυσκολία στη σάρωση αποδείξεων που δεν είναι τυπωμένες σε μαύρο χρώμα σε λευκό φόντο. Αν και κανένας σαρωτής δεν θα παράγει τέλειες εικόνες συνέχεια, αναζητήστε έναν που να μπορεί να χειριστεί ξεθωριασμένες ή έγχρωμες αποδείξεις.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο σαρωτής αποδείξεων είναι τόσο καλός όσο το λογισμικό του. Αναζητήστε λογισμικό αποδείξεων που ισιώνει τις αποδείξεις που σαρώνουν στραβά και σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση μέσω σαρωμένων αποδείξεων. Ορισμένα προγράμματα λογισμικού που συνοδεύουν σαρωτές αποδείξεων θα εισάγουν αυτόματα δεδομένα από την απόδειξη, όπως το ποσό, τον φόρο και το είδος που αγοράστηκε, υπό την προϋπόθεση ότι ο σαρωτής μπορεί να λάβει μια καθαρή εικόνα από την απόδειξη και να διαβάσει τα δεδομένα σωστά.
Εάν χρησιμοποιείτε smartphone, ίσως θέλετε να αποκτήσετε μια εφαρμογή σαρωτή. Οι εφαρμογές σαρωτή χρησιμοποιούν την κάμερα του τηλεφώνου σας για να τραβήξουν φωτογραφίες αποδείξεων. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε την εικόνα στον εαυτό σας μέσω email και να την ανεβάσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή σε άλλο λογισμικό της επιλογής σας. Μια εφαρμογή στο τηλέφωνό σας εξαλείφει την ανάγκη για επιπλέον εξοπλισμό και σας επιτρέπει να σαρώνετε αποδείξεις όταν βρίσκεστε εν κινήσει. Οι σαρωτές που βασίζονται σε τηλέφωνο είναι επίσης πολύ λιγότερο ακριβοί από τους ξεχωριστούς σαρωτές και μπορεί ακόμη και να διατίθενται δωρεάν.