Ένας ιδιωτικός φορέας ανταλλαγής υποκαταστημάτων (PBX) διαχειρίζεται έναν πίνακα ελέγχου για τη δρομολόγηση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων για μια εταιρεία ή άλλο οργανισμό. Το απολυτήριο λυκείου είναι η ελάχιστη εκπαίδευση που απαιτείται συνήθως για να γίνει χειριστής τηλεφωνικού κέντρου. Πολλά συστήματα τηλεφωνικού πίνακα PBX είναι μηχανογραφημένα, επομένως η ικανότητα υπολογιστών για γρήγορη εκμάθηση του συστήματος θα σας βοηθήσει να είστε επιτυχημένοι σε αυτή τη δουλειά. Συχνά αναμένονται ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας και προσανατολισμός στην εξυπηρέτηση πελατών από έναν χειριστή τηλεφωνικού κέντρου. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν από τους τηλεφωνητές τους να εκτελούν άλλα καθήκοντα γραφείου εκτός από τον χειρισμό τηλεφωνικών κλήσεων, οπότε η ευελιξία και η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών είναι επίσης σημαντικά.
Πολλοί χειριστές τηλεφωνικών κέντρων μαθαίνουν πώς να λειτουργούν πίνακες τηλεφωνικού κέντρου στη δουλειά, συχνά κάθοντας με έναν έμπειρο χειριστή. Η κατανόηση των βασικών διαδικασιών γραφείου μπορεί να σας προσφέρει τα θεμέλια που χρειάζονται για να μάθετε πιο γρήγορα. Η γνώση επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικών φύλλων και άλλου λογισμικού θα σας βοηθήσει να λαμβάνετε μηνύματα και να τηρείτε αρχεία τηλεφωνικών κλήσεων. Η ικανότητα να κινείστε γρήγορα είναι σημαντική, είτε να απαντάτε έγκαιρα στις τηλεφωνικές κλήσεις είτε να δρομολογείτε μηνύματα στους υπαλλήλους του οργανισμού. Οι δεξιότητες γρήγορης πληκτρολόγησης θα σας βοηθήσουν επίσης σε αυτή τη δουλειά.
Τα μαθήματα γυμνασίου που μπορούν να σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε για τη δουλειά και να σας κάνουν ελκυστικό υποψήφιο για εργοδότες περιλαμβάνουν μαθήματα υπολογιστών, μαθήματα μαθηματικών επιχειρήσεων, εκπαίδευση λόγου και κατάρτιση σε διαδικασίες και διαδικασίες γραφείου. Υπάρχουν επίσης προγράμματα πιστοποιητικών γραφείου και διοίκησης σε τεχνικές και επαγγελματικές σχολές που περιλαμβάνουν εκπαίδευση στη χρήση πινάκων. Η λήψη ενός τέτοιου προγράμματος θα σας δώσει μια καλή βάση στις βασικές διαδικασίες γραφείου.
Η ικανότητα χειρισμού πίεσης, όπως όταν πραγματοποιούνται πολλές τηλεφωνικές κλήσεις ταυτόχρονα, είναι σημαντική εάν θέλετε να γίνετε χειριστής τηλεφωνικού κέντρου. Ο τηλεφωνητής είναι συχνά το πρώτο άτομο σε έναν οργανισμό που συναντούν πελάτες ή πελάτες, οπότε η ευγένεια και η υπομονή είναι πολύ σημαντική. Η καθαρή φωνή για να απαντάτε σε κλήσεις και να χρησιμοποιείτε σύστημα τηλεειδοποίησης είναι σημαντική. Η καλή ακοή είναι επίσης επωφελής εάν θέλετε να γίνετε χειριστής τηλεφωνικού κέντρου.
Μερικές φορές οι εταιρείες συνδυάζουν τους ρόλους ενός χειριστή πίνακα και ενός ρεσεψιονίστ σε μια θέση, οπότε μια προσεγμένη και επαγγελματική εμφάνιση είναι σημαντική. Μια επαγγελματική εμφάνιση είναι επίσης χρήσιμη εάν επιθυμείτε να μετακινηθείτε σε θέση υψηλότερου επιπέδου. Το να είσαι ομαδικός παίκτης για να αλληλεπιδράσεις με μια ποικιλία τμημάτων σε έναν οργανισμό είναι επίσης χρήσιμο εάν θέλεις να γίνεις χειριστής τηλεφωνικού κέντρου. Αυτή η δουλειά είναι πολύ καθιστική, οπότε είναι απαραίτητη η ικανότητα να καθίσετε για μεγάλα χρονικά διαστήματα.