Υπάρχουν τέσσερα σύνολα δεξιοτήτων που συνήθως απαιτούνται για να γίνεις διοικητικός υπάλληλος: επικοινωνία, λογισμικό υπολογιστών, οργανωτικό και διαπροσωπικό. Ένας διοικητικός υπάλληλος έχει μια σειρά ευθυνών, που συνήθως εστιάζονται στις δραστηριότητες της επιχείρησης ή του οργανισμού. Αυτός ο τύπος θέσης βρίσκεται σε μεγάλους οργανισμούς, με πολλαπλά επίπεδα διοικητικής και διοικητικής. Οι άνθρωποι που αναφέρουν τη μεγαλύτερη ικανοποίηση από τη δουλειά ως διοικητικός υπάλληλος τυπικά απολαμβάνουν τη συνεργασία με ανθρώπους και τη διαχείριση πολλαπλών καθηκόντων.
Οι περισσότεροι άνθρωποι ολοκληρώνουν ένα πτυχίο ή δίπλωμα στη διοίκηση ή τη διαχείριση επιχειρήσεων προκειμένου να γίνουν διοικητικοί υπάλληλοι. Αυτά τα προγράμματα είναι διαθέσιμα τόσο σε κοινοτικό επίπεδο όσο και σε πανεπιστημιακό επίπεδο. Τα κοινοτικά προγράμματα κολλεγίων συνήθως έχουν διάρκεια από ένα έως δύο χρόνια και το πτυχίο πανεπιστημίου είναι τρία έως τέσσερα χρόνια. Το κύριο όφελος για ένα πρόγραμμα κολλεγίων είναι η εστίαση στην ανάπτυξη πρακτικών δεξιοτήτων, ενώ ένα πανεπιστημιακό πρόγραμμα κατάρτισης είναι συνήθως πιο θεωρητικό.
Οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι απαραίτητες για όποιον θέλει να βρει δουλειά ως διοικητικός υπάλληλος. Οι υποψήφιοι συνήθως πρέπει να είναι σε θέση να γράφουν για μια σειρά διαφορετικών ειδών κοινού, παρέχοντας σαφείς οδηγίες και οδηγίες για τους άλλους. Οι δεξιότητες προφορικής επικοινωνίας αποτελούν μεγάλο μέρος κάθε επιχειρηματικής σχέσης και ο διοικητικός υπάλληλος αποτελεί ουσιαστικό μέρος της στρατηγικής επικοινωνίας.
Τα προγράμματα λογισμικού παραγωγικότητας του Office απαιτούνται συνήθως για σχεδόν κάθε εργασία που εκτελεί ένας διοικητικός υπάλληλος. Πρέπει να έχει δεξιότητες σε επίπεδο εμπειρογνωμόνων στα εργαλεία που χρησιμοποιεί ο οργανισμός. Μπορεί να είναι πολύ σημαντικό να διατηρείτε αυτές τις δεξιότητες ενημερωμένες παρακολουθώντας μαθήματα αναβάθμισης όταν κυκλοφορήσει μια νέα έκδοση του λογισμικού. Η πληκτρολόγηση και άλλες τεχνολογικές δεξιότητες μπορούν να αποκτηθούν μέσω ενός προγράμματος αυτοεκπαίδευσης, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι μαθαίνουν αυτές τις δεξιότητες σε ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης κολλεγίων.
Μόλις γίνετε διοικητικός υπάλληλος, οι οργανωτικές ικανότητες γίνονται πολύ σημαντικές. Στους περισσότερους οργανισμούς, ο διοικητικός υπάλληλος συμμετέχει σε κάποια πτυχή κάθε μεγάλου έργου ή πρωτοβουλίας. Η εργασία με αντικρουόμενες προτεραιότητες και η ολοκλήρωση εργασιών για μια σειρά διαφορετικών έργων είναι απαραίτητη. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, ο διοικητικός υπάλληλος είναι κεντρικός στην παροχή οργανωτικών υπηρεσιών και στα ανώτερα διοικητικά στελέχη.
Οι διαπροσωπικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να γίνεις διοικητικός υπάλληλος περιλαμβάνουν τη διαχείριση συγκρούσεων, την ισχυρότητα και την προσωπική πειθαρχία. Η ικανότητα εργασίας με άτομα σε μια σειρά διαφορετικών θέσεων είναι συνήθως πολύ σημαντική. Επιπλέον, αυτή η θέση συχνά απαιτεί εμπιστευτικότητα λόγω της φύσης των υλικών που πρέπει να ελέγξει ο διοικητικός υπάλληλος. Η προσωπική διακριτικότητα και τακτ είναι πολύ σημαντική για οποιονδήποτε βρίσκεται σε αυτή τη θέση.