Εκτελεστικός διοικητικός βοηθός είναι το άτομο που παρέχει ολοκληρωμένη υποστήριξη εκτελεστικής διαχείρισης, συνήθως σε εταιρικό ή επιχειρηματικό περιβάλλον. Μπορεί να εργάζεται αποκλειστικά για έναν διευθυντή ή να υπηρετεί μια ομάδα εκτελεστικών διευθυντών. Η δουλειά του είναι πολύπλευρη και γενικά απαιτεί υποδειγματικές οργανωτικές ικανότητες.
Αυτή η θέση θεωρείται παραδοσιακά ότι έχει πολύ περισσότερα καθήκοντα και ευθύνες από εκείνη ενός γραμματέα ή διοικητικού βοηθού. Αν και οι γραμματειακές δεξιότητες είναι σημαντικές για να είσαι επιτυχημένος διοικητικός βοηθός, η δουλειά γενικά συνεπάγεται τη διαχείριση και των καθημερινών επιχειρηματικών υποθέσεων του στελέχους. Τα καθήκοντα αυτής της εργασίας μπορεί επίσης να περάσουν συνήθως το πεδίο της προσωπικής βοήθειας.
Ο κύριος στόχος ενός αρμόδιου εκτελεστικού διοικητικού βοηθού είναι συνήθως να κάνει την επιχειρηματική ζωή του στελέχους να λειτουργεί ομαλά και αποτελεσματικά. Αυτό απαιτεί γενικά άριστες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και ιεράρχησης έργων. Ο εκτελεστικός διοικητικός βοηθός έχει συνήθως καθημερινή πρόσβαση στο ημερολόγιο του αφεντικού του, ώστε να μπορούν να προγραμματίζουν αμοιβαία συναντήσεις, ταξίδια και κοινωνικά ραντεβού.
Ένας εκτελεστικός διοικητικός βοηθός είναι συνήθως η πρώτη επαφή για τις επαγγελματικές επικοινωνίες του στελέχους. Συνήθως είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της εκτελεστικής και της κατώτερης διοίκησης. Όταν εξωτερικοί πελάτες ή πωλητές απαιτούν επαφή με το στέλεχος, αυτός ο βοηθός συνήθως ελέγχει τηλεφωνικές κλήσεις, e-mail, μη προγραμματισμένους επισκέπτες και κανονίζει ραντεβού σύμφωνα με τις επιθυμίες του αφεντικού του.
Τα πρόσθετα καθήκοντα ενός εκτελεστικού διοικητικού βοηθού περιλαμβάνουν συχνά την οργάνωση ταξιδιών και καταλυμάτων σε ξενοδοχεία, την προετοιμασία αναφορών για οικονομικές και εταιρικές δραστηριότητες και την εκπαίδευση και τη διαχείριση του προσωπικού υποστήριξης χαμηλότερου επιπέδου. Συχνά απαιτείται η προετοιμασία σημειώσεων για διατμηματικές επικοινωνίες από ένα άτομο σε αυτήν τη θέση. Η τακτική επανεξέταση πολιτικών και διαδικασιών και η συζήτηση πιθανών αλλαγών σε αυτές είναι γενικά μέρος της σχέσης εκτελεστικού και εκτελεστικού διοικητικού βοηθού.
Η διατήρηση ικανοποιημένων πελατών και πελατών αποτελεί συνήθως υψηλή προτεραιότητα για ένα άτομο με αυτήν τη δουλειά. Η ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας με κάθε είδους προσωπικότητες ισοδυναμεί με επιτυχία. Η διπλωματία και η γοητεία απαιτούνται συχνά για να διευκολυνθούν οι ευαίσθητες καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν λόγω συγκρούσεων προγραμματισμού, κακής επικοινωνίας ή βασικών διαφορών χαρακτήρα.
Συνήθως απαιτούνται άριστες δεξιότητες ηλεκτρονικών υπολογιστών για να είστε ικανός διοικητικός βοηθός. Οι δεξιότητες επεξεργασίας κειμένου εκτιμώνται επίσης ιδιαίτερα. Ο βοηθός γενικά καλείται από τον ανώτερό του έναντι ερευνητικών ανταγωνιστών, πωλητών και ανέσεων και επιλογών ταξιδιωτικού προορισμού. Μεγάλα τμήματα της εταιρικής του επικοινωνίας συνήθως περιλαμβάνουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
Κανονικά δεν απαιτείται πτυχίο κολεγίου για αυτή τη θέση, αλλά γενικά απαιτείται δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο. Τα μαθήματα χειρισμού υπολογιστών, δημοσίων σχέσεων ή διαχείρισης γραφείου είναι χρήσιμα, όπως και το υπόβαθρο στη διοικητική ή εκτελεστική υποστήριξη.
SmartAsset.