Ένας διοικητικός υπάλληλος παρέχει υποστήριξη σε επόπτες, διευθυντές και στελέχη. Συνήθως απαιτείται να είναι ευέλικτος και να μοιράζει το χρόνο του καθώς οι ανάγκες αυτών των εργαζομένων ποικίλλουν. Αν και εργάζεται συνήθως σε περιβάλλον γραφείου, μπορεί επίσης να ασκεί τις διοικητικές του ευθύνες σε παραγωγικό, βιομηχανικό ή μεταποιητικό περιβάλλον.
Αυτό που συνήθως διακρίνει έναν διοικητικό υπάλληλο από έναν γραμματέα είναι ότι η δουλειά του είναι συνήθως περισσότερο επικεντρωμένη στην ομαλή λειτουργία των γενικών εργασιών και όχι στη διαχείριση καθημερινών εκδηλώσεων. Επίσης, συνήθως λειτουργεί για περισσότερα από ένα άτομα. Στις περισσότερες επιχειρηματικές ατμόσφαιρες, εκτελεί γενικά τη δουλειά του με μικρή ή καθόλου άμεση, καθημερινή επίβλεψη.
Τα καθήκοντα ενός διοικητικού υπαλλήλου εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση της επιχείρησης στην οποία εργάζεται. Σε γενικές γραμμές, κανονικά αναμένεται να προγραμματίσει και να εφαρμόσει συναντήσεις, να προγραμματίσει ταξίδια και μεταφορές και να εξασφαλίσει τη βέλτιστη επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων. Εάν οι άνθρωποι για τους οποίους εργάζεται διατηρούνται ενήμεροι για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και εξελίξεις, θεωρείται συνήθως επιτυχημένος.
Για να λειτουργούν ομαλά τα πράγματα απαιτούν συνήθως καλές γνώσεις υπολογιστή. Ένας διοικητικός υπάλληλος χρησιμοποιεί συχνά διάφορα προγράμματα λογισμικού για τη συντήρηση ημερολογίων, τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων και τη σύνταξη αναφορών. Οι δεξιότητές του στο διαδίκτυο απαιτούνται γενικά για τη διεξαγωγή έρευνας για λογαριασμό των ανωτέρων του και τη διατήρηση επικοινωνιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επιχειρηματικούς συνεργάτες. Μπορεί επίσης να του ζητηθεί να χρησιμοποιήσει προγράμματα επεξεργασίας κειμένου για να γράψει και να επεξεργαστεί την αλληλογραφία και να χρησιμοποιήσει λογισμικό γραφικών για να δημιουργήσει οπτικές παρουσιάσεις.
Σε ορισμένες μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ένας διοικητικός υπάλληλος μπορεί συχνά να απαιτείται να παρακολουθεί τα επίπεδα παραγωγικότητας σε διαφορετικά τμήματα και να προτείνει αλλαγές για τη βελτίωση της αποδοτικότητας. Αυτές οι προτάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν αλλαγές προσωπικού ή αναβάθμιση ή αντικατάσταση μεγάλων μηχανημάτων ή εξοπλισμού γραφείου. Ένας υπάλληλος σε αυτή τη θέση είναι επίσης συχνά υπεύθυνος για τη διατήρηση αποθεμάτων προμηθειών γραφείου και τη διαπραγμάτευση συμφωνιών με προμηθευτές.
Για να πετύχεις σε αυτή τη θέση συνήθως απαιτεί μεγάλες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες. Η υποστήριξη πολλών διευθυντών και εποπτών απαιτεί εξαιρετικές ικανότητες διαχείρισης χρόνου. Γενικά, για να μείνετε ικανοποιημένοι όλοι απαιτούν διπλωματία και διακριτικότητα από πλευράς διοικητικού υπαλλήλου.
Ένα δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο απαιτείται κανονικά για αυτή τη θέση, αν και συνήθως προτιμάται πτυχίο συνεργάτη. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν πτυχίο στις φιλελεύθερες τέχνες ή τις επικοινωνίες. Μερικές φορές πιστεύεται ότι όσο πιο μορφωμένος είναι ο εκτελεστικός υπάλληλος, τόσο πιο μορφωμένος πρέπει να είναι ο διοικητικός υπάλληλος. Η εμπειρία ως γραμματέας ή βοηθού γραφείου είναι χρήσιμο να εξεταστεί για αυτήν τη θέση. Το ιστορικό στις λειτουργίες υπολογιστών και την υποστήριξη γραφείου θεωρείται πλεονέκτημα.