Ένα άτομο που θέλει να γίνει γραφομηχανή προετοιμάζεται για μια δουλειά για τη δημιουργία και την τακτοποίηση κειμένου με ευχάριστο τρόπο πριν από την εκτύπωση. Δεν υπάρχει αυστηρό επίπεδο εκπαίδευσης που χρειάζεται ένα άτομο για να γίνει γραφομηχανή. Οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις συνήθως εξαρτώνται από τις προτιμήσεις του συγκεκριμένου εργοδότη. Μερικοί είναι ικανοποιημένοι με αποφοίτους λυκείου ενώ άλλοι προτιμούν υποψήφιους με πτυχίο. Συχνά, η εμπειρία είναι πιο σημαντική για ένα άτομο που θέλει να γίνει γραφομηχανή.
Πριν από χρόνια, οι γραφομηχανές έκαναν τη δουλειά τους με το χέρι, αλλά σήμερα, οι περισσότεροι γραφομηχανές χρησιμοποιούν υπολογιστές για να εκτελέσουν τις εργασίες τους. Χρησιμοποιούν υπολογιστές και εξοπλισμό υπολογιστών για την πληκτρολόγηση κειμένου και την εισαγωγή εικόνων. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούν λογισμικό διάταξης για να τακτοποιήσουν το κείμενο και τις εικόνες με τρόπο που να προσελκύει το μάτι. Εάν εργάζεται ως ανεξάρτητος γραφομηχανή, πρέπει συχνά να δημιουργήσει έναν προϋπολογισμό για τα έργα του και να διαπραγματευτεί τέλη και προθεσμίες με πιθανούς πελάτες και εκτυπωτές επίσης. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει μακέτες στυλ από τα οποία μπορούν να επιλέξουν οι πελάτες.
Ορισμένοι εργοδότες μπορεί να είναι πρόθυμοι να προσλάβουν έναν γραφομηχανή που έχει ελάχιστη εκπαίδευση, όπως ένα απολυτήριο λυκείου ή το αντίστοιχο του. Μερικές φορές, ωστόσο, οι εκτυπωτές και οι εκδότες προτιμούν να προσλαμβάνουν άτομα που έχουν αποκτήσει πτυχίο συνεργασίας στην παραγωγή εκτύπωσης ή πτυχίο στη γραφιστική. Ορισμένοι ενδέχεται να δεχτούν αιτούντες που έχουν λάβει πιστοποιητικά σε έναν από αυτούς τους τομείς. Συνήθως, ένα άτομο που θέλει να γίνει γραφομηχανή παρακολουθεί μαθήματα και για εκδόσεις επιτραπέζιων υπολογιστών.
Ανεξάρτητα από την εκπαίδευση που αποκτά ένα άτομο όταν προετοιμάζεται να γίνει γραφομηχανή, υπάρχουν ορισμένες δεξιότητες και ιδιότητες που θα χρειαστεί συνήθως για αυτή τη δουλειά. Πρώτον, χρειάζεται συνήθως καλές δεξιότητες επικοινωνίας, καθώς μπορεί να χρειαστεί να διαπραγματευτεί με πελάτες στοιχειοθεσίας ή με εκτυπωτές. Θα πρέπει επίσης να είναι προσανατολισμένος στη λεπτομέρεια και να έχει ταλέντο να κάνει καλή σχεδίαση και χρωματικές επιλογές. Επιπλέον, ένα άτομο μπορεί να είναι καλά προετοιμασμένο για αυτή τη δουλειά εάν έχει γνώση γραμματοσειρών, τυπογραφείων και πρακτικών και διαδικασιών έκδοσης.
Ένα άτομο που θέλει να γίνει γραφομηχανή συνήθως χρειάζεται κάποια εμπειρία για να αποδώσει καλά σε αυτή τη δουλειά. Ένα άτομο μπορεί να αποκτήσει εμπειρία ως ασκούμενος ή μαθητευόμενος. Αν και ορισμένοι εργοδότες μπορούν να προσφέρουν κατάρτιση στην εργασία, οι περισσότεροι θέλουν γραφομηχανές με κάποια ικανότητα και γνώση του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται στη στοιχειοθεσία. Ένα άτομο μπορεί επίσης να προετοιμαστεί για αυτήν τη δουλειά πειραματιζόμενος με λογισμικό διάταξης και εξοπλισμό ψηφιακής απεικόνισης μόνος του.
Όταν είναι έτοιμος να υποβάλει αίτηση για δουλειά, ένα άτομο που θέλει να γίνει γραφομηχανή μπορεί να επικοινωνήσει με τοπικές εφημερίδες για να αναζητήσει εργασία. Μπορεί επίσης να επικοινωνήσει με εκδοτικούς οίκους, εταιρείες προ-τύπου και ειδικές εκδοτικές εταιρείες για να υποβάλουν αίτηση για δουλειά. Μπορεί ακόμη και να βρει στοιχειοθετημένες καταχωρήσεις θέσεων εργασίας σε διαδικτυακούς τόπους εργασίας ή στο διαβαθμισμένο τμήμα της τοπικής εφημερίδας του.