Οι απαιτήσεις για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ ποικίλλουν, κυρίως λόγω του τύπου της εταιρείας όπου βρίσκεται η θέση. Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν ελάχιστη εκπαίδευση με ελάχιστη έως καθόλου εκπαίδευση. Ωστόσο, λόγω των καθηκόντων που σχετίζονται με αυτήν τη θέση, άλλες εταιρείες θα μπορούσαν να απαιτήσουν ένα ορισμένο επίπεδο εκπαίδευσης. Άλλοι μπορεί να περιμένουν από εσάς να έχετε προπτυχιακό τίτλο και μερικά χρόνια εργασιακής εμπειρίας.
Συνήθως, ένας γραμματέας/ρεσεψιονίστ είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντα διοικητικής υποστήριξης εντός μιας εταιρείας. Τα καθήκοντα γραμματείας μπορεί να συνεπάγονται ευθύνες υποστήριξης γραφείου. Μπορείτε να υποστηρίξετε έναν διευθυντή ενός τμήματος ή να παρέχετε γενική υποστήριξη γραφείου για ολόκληρη την εταιρεία.
Υπάρχουν πολλά καθήκοντα που συχνά συνδέονται με την εκπλήρωση του ρόλου του ρεσεψιονίστ. Ένα κύριο καθήκον είναι η τηλεφωνική απάντηση και η δρομολόγηση κλήσεων στο κατάλληλο τμήμα. Ο χαιρετισμός πελατών και επισκεπτών στην περιοχή αναμονής είναι ένα άλλο καθήκον που συνήθως συνδέεται με το να είσαι ρεσεψιονίστ.
Άλλα καθήκοντα μπορεί να είναι απαραίτητα, ανάλογα με τις λειτουργίες που υποστηρίζουν τις δραστηριότητες του γραφείου. Σε ορισμένες εταιρείες, ίσως χρειαστεί να προετοιμάσετε το ταχυδρομείο για υπηρεσίες παράδοσης. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να διανείμετε εισερχόμενη αλληλογραφία στο προσωπικό της εταιρείας.
Για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ, θα χρειαστείτε μια σειρά από γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες. Οι περισσότερες εταιρείες αναμένουν από εσάς να έχετε πλήρη κατανόηση των διαδικασιών γραφείου. Δεδομένου ότι το κύριο καθήκον σε αυτή τη θέση είναι η απάντηση στο τηλέφωνο, η ευχάριστη λεκτική ικανότητα είναι γενικά ένα πρόσθετο όφελος. Η ικανότητα λειτουργίας εξοπλισμού γραφείου είναι επίσης επιθυμητή για τις περισσότερες εταιρείες.
Μερικές τεχνικές σχολές προσφέρουν μαθήματα διοίκησης επιχειρήσεων και γραφείων για να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε τις απαραίτητες δεξιότητες για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ. Τα τυπικά μαθήματα μπορεί να περιλαμβάνουν εκπαίδευση στη χρήση εφαρμογών επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων. Η συγγραφή επιχειρηματικής αλληλογραφίας και η εθιμοτυπία γραφείου είναι επιπλέον μαθήματα που προσφέρονται στα περισσότερα σχολεία.
Επιπλέον, ορισμένες εταιρείες μπορεί να προτιμούν την πρόσληψη ατόμου με προπτυχιακό πτυχίο επιχειρήσεων. Η απόκτηση μιας επιχείρησης ή σχετικού πτυχίου από ένα τετραετές ακαδημαϊκό ίδρυμα μπορεί να σας βοηθήσει να ικανοποιήσετε αυτήν την απαίτηση. Αυτός ο τύπος πτυχίου μπορεί επίσης να σας προετοιμάσει για μια προώθηση εντός της εταιρείας.
Εκτός από την επίσημη εκπαίδευση που είναι απαραίτητη για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ, μπορεί επίσης να χρειαστείτε χρόνο για να μάθετε τις τυπικές διαδικασίες λειτουργίας μιας εταιρείας. Γενικά, θα λάβετε εκπαίδευση σε διαδικασίες συγκεκριμένες για τον κλάδο που επηρεάζουν τη διακύμανση των καθηκόντων σας μετά την πρόσληψή σας. Για παράδειγμα, η εργασία σε ιατρική εγκατάσταση μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματισμό επισκέψεων στο ιατρείο ασθενών. Πριν φτάσει ο ασθενής, οι διαδικασίες γραφείου θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν επαλήθευση ασφάλισης υγείας και δημιουργία ιατρικού φακέλου.