Ένας προσωπικός γραμματέας είναι ένα άτομο που συνήθως εργάζεται ατομικά με το αφεντικό του, συχνά κάποιος που είναι στέλεχος ή ιδιοκτήτης μικρών επιχειρήσεων που χρειάζεται προσωπικό γραμματέα και βοηθό για καθημερινή εργασία. Κατά συνέπεια, όποιος θέλει να γίνει προσωπικός γραμματέας θα πρέπει να έχει προηγούμενη εργασιακή εμπειρία στη διοικητική βοήθεια. Η εκπαίδευση μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη. τοπικά και κοινοτικά κολέγια προσφέρουν συχνά προγράμματα πιστοποιητικών ή διπλωμάτων για να γίνουν επαγγελματίες διοικητικοί βοηθοί. Είναι επίσης απαραίτητο να έχετε μια φιλική, εξωστρεφή προσωπικότητα για να γίνετε προσωπικός γραμματέας, καθώς πιθανότατα θα αλληλεπιδράτε με πολλούς ανθρώπους σε καθημερινή βάση.
Όποιος θέλει να γίνει προσωπικός γραμματέας, όρος που χρησιμοποιείται συχνά εναλλακτικά με τον προσωπικό βοηθό, θα πρέπει να αρχίσει να αποκτά εμπειρία σε περιβάλλον γραφείου το συντομότερο δυνατό. Οποιαδήποτε στελέχη επιχειρήσεων που θέλουν να προσλάβουν έναν προσωπικό γραμματέα θα θέλουν να είναι σίγουροι ότι ξέρει τι κάνει και μπορεί να αλληλεπιδρά σε ευγενικό, επαγγελματικό επίπεδο με ανθρώπους. Κάποιος με εμπειρία ως διοικητικός βοηθός θα γνωρίζει επίσης πώς να χρησιμοποιεί διάφορους εξοπλισμούς γραφείου και υπολογιστή, πώς να διατηρεί συστήματα αρχειοθέτησης και να διαθέτει άλλες δεξιότητες, όπως να απαντά στο τηλέφωνο ή να δημιουργεί προγράμματα.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να προσπαθήσετε να γίνετε προσωπικός γραμματέας αποκτώντας κάποια επιπλέον εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα. Τα κοινοτικά κολέγια ή τα εμπορικά σχολεία μπορούν να προσφέρουν πιστοποιητικά σε εργασίες γραμματείας και διοίκησης γραφείου. Επιπλέον, υπάρχουν πολλά προγράμματα διαθέσιμα και στο διαδίκτυο, τα οποία μπορεί να είναι πιο εύκολο να ενταχθούν σε ένα πολυάσχολο πρόγραμμα. Αυτός ο τύπος εκπαιδευτικής εργασίας μπορεί να φαίνεται υπέροχος σε ένα βιογραφικό και μπορεί να κάνει πιο πιθανό ότι θα λάβετε υψηλότερο μισθό μόλις προσληφθείτε κάπου. Γενικά, θα ήταν πολύ σπάνιο να μπορεί κάποιος να γίνει προσωπικός γραμματέας χωρίς τουλάχιστον απολυτήριο λυκείου.
Σε μια συνέντευξη για να γίνετε προσωπικός γραμματέας, θα θέλετε να ντύνεστε επαγγελματικά καθώς και να φαίνεστε φιλικοί, ικανοί και ευγενικοί. Προετοιμαστείτε για τη συνέντευξη με παραδείγματα για το πώς έχετε πετύχει σε αυτό το είδος εργασίας στο παρελθόν. Είναι σημαντικό να έχετε άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, καθώς και διάθεση να μάθετε νέα πράγματα. Κατά γενικό κανόνα, είναι σημαντικό όποιος εργάζεται ως προσωπικός γραμματέας να είναι αυτοκινητοποιημένος και ικανός να εργάζεται ανεξάρτητα χωρίς συνεχή επίβλεψη ή καθοδήγηση. οι περισσότεροι εργοδότες δεν θα θέλουν να αφιερώσουν πολύ χρόνο στην εκπαίδευση ενός νέου γραμματέα.