Ένας εταιρικός γραμματέας είναι επαγγελματίας που διαχειρίζεται μια σειρά από βασικά καθήκοντα στη συνεχιζόμενη ζωή μιας εταιρείας. Ενώ υπάρχει κάποια αντίληψη ότι ο γραμματέας είναι περισσότερο θεματοφύλακας που λειτουργεί ως βοηθός άλλων στελεχών της εταιρείας, ο ρόλος του εταιρικού γραμματέα είναι συχνά ευρύς και συνεπάγεται την ανάγκη άσκησης σημαντικής εξουσίας σε ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων. Ένας αποτελεσματικός γραμματέας μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά στη συνολική ευημερία μιας εταιρείας, είτε να ωθήσει την επιχείρηση προς τα εμπρός είτε να καταστρέψει τη λειτουργία σε σημείο αποτυχίας.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι αρμοδιότητες ενός εταιρικού γραμματέα ορίζονται στο εταιρικό καταστατικό. Ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας, αυτές οι αρμοδιότητες μπορεί να είναι πολύ συγκεκριμένες ή ο γραμματέας μπορεί να έχει εκτεταμένες εξουσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες καταστάσεις. Οι διατάξεις του καταστατικού πρέπει να συμμορφώνονται με κάθε κυβερνητικό καταστατικό που ισχύει για την πραγματική σύσταση της επιχείρησης, παράγοντας που συχνά θα επηρεάσει τόσο το εύρος των καθηκόντων του γραμματέα όσο και τον τρόπο εκτέλεσης αυτών των καθηκόντων προκειμένου να ανταποκριθεί στις τρέχουσες νομικές πρότυπα.
Μια βασική ευθύνη του εταιρικού γραμματέα έχει να κάνει με το να διασφαλίσει ότι το Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας έχει πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες και βιώσιμους πόρους που του επιτρέπουν να λειτουργεί με τρόπο που συμμορφώνεται με τους κυβερνητικούς κανονισμούς. Αυτό σημαίνει ότι ο γραμματέας πρέπει να είναι ενημερωμένος για όλα τα νομικά θέματα που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης. Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν εταιρικό γραμματέα να είναι πληρεξούσιος δικηγόρος που είναι σε καλή κατάσταση με το τοπικό κρατικό γραφείο, αν και σπάνια υπάρχει απαίτηση να είναι δικηγόρος. Σε καταστάσεις όπου ο γραμματέας δεν είναι δικηγόρος, η εταιρική δομή παρέχει κανονικά κάποιο είδος γενικού συμβούλου με τον οποίο ο γραμματέας μπορεί να συνεργαστεί στενά και, συνεπώς, να παραμείνει ενήμερος για τυχόν ισχύοντες νόμους ή κανονισμούς.
Στο πλαίσιο αυτής της βασικής ευθύνης, ο εταιρικός γραμματέας θα επιβλέπει δραστηριότητες όπως η διασφάλιση της εκπαίδευσης νέων διευθυντών σχετικά με τους ισχύοντες κανονισμούς και η ειδοποίηση του διοικητικού συμβουλίου όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στους κυβερνητικούς νόμους που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Σε περίπτωση που προκύψει μια εταιρική σχέση ή ακόμη και μια πιθανή κατάσταση συγχώνευσης, ο εταιρικός γραμματέας είναι συχνά υπεύθυνος για την οργάνωση των συναντήσεων μεταξύ όλων των φορέων λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της συμμετοχής των τραπεζικών επενδυτών στις συζητήσεις, εάν οι διαπραγματεύσεις έχουν φτάσει σε κάποιο σημείο. Σε καθημερινή βάση, ο γραμματέας είναι πιθανό να αλληλεπιδρά με άλλους υπαλλήλους στη δομή της εταιρείας για να βεβαιωθεί ότι διαχειρίζονται τους τομείς ευθύνης τους σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς.
Δεν είναι ασυνήθιστο για τον εταιρικό γραμματέα να συνεργάζεται στενά με τον διευθύνοντα σύμβουλο. Η οικοδόμηση μιας ισχυρής γέφυρας επικοινωνίας με τον CEO θέτει τον εταιρικό γραμματέα σε θέση να μεταφέρει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με γεγονότα ή τάσεις που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη λειτουργία της επιχείρησης και να ξεκινήσει μια στρατηγική για τη χρήση αυτών των τάσεων ή γεγονότων με τον τρόπο που τα συμφέροντα της εταιρείας. Για να επιτευχθεί αυτό, ο γραμματέας πρέπει να είναι ισχυρός και ικανός επικοινωνιακός, να έχει μάτι για λεπτομέρειες και να έχει πλήρη κατανόηση όχι μόνο της λειτουργικής δομής της εταιρείας, αλλά και της αποστολής και των στόχων της εταιρείας και της εταιρικής κουλτούρας που αναπτύχθηκε με την πάροδο του χρόνου.
SmartAsset.