Τα γενικά καθήκοντα ενός γραμματέα μπορεί να ποικίλλουν και ένας ειδικός τύπος γραμματέα που εργάζεται αποκλειστικά για ένα άτομο είναι γνωστός ως προσωπικός γραμματέας. Αυτός ο υπάλληλος θα παίξει έναν ρόλο υποστήριξης που τείνει στις επαγγελματικές ανάγκες ενός ατόμου, συνήθως ενός στελέχους ή άλλου σημαντικού οργανωτικού ηγέτη, και όχι σε μια ομάδα ατόμων μέσα σε ένα γραφείο. Τα συγκεκριμένα καθήκοντα εργασίας ενός προσωπικού γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν τη διατήρηση προγράμματος, την επικοινωνία με πωλητές, την κράτηση ταξιδιού, την οργάνωση συναντήσεων, τη διατήρηση επαφής με τον Τύπο και πολλά άλλα.
Ο ρόλος του προσωπικού γραμματέα μπορεί να αλλάζει από μέρα σε μέρα καθώς οι ανάγκες ενός εργοδότη αλλάζουν. Μεγάλο μέρος της εργασίας του γραμματέα μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ένα γραφείο και αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για την κατάθεση εγγράφων, την παρακολούθηση τιμολογίων και άλλων εγγράφων πληρωμών, την απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων και e-mail, τη συνάντηση με πελάτες ή άλλους επισκέπτες του γραφείου και ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και επίβλεψη προσωπικού βοηθών. Έξω από το γραφείο, ένας προσωπικός γραμματέας μπορεί να ταξιδέψει με έναν εργοδότη, να κλείσει κρατήσεις ξενοδοχείων και πτήσεων και να φροντίσει για άλλες επαγγελματικές ανάγκες του εργοδότη ενώ βρίσκεται εκτός γραφείου.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο προσωπικός γραμματέας θα έχει εργαστεί σε μια συγκεκριμένη βιομηχανία ή γραφείο για πολλά χρόνια ως γραμματέας αρχικού ή μεσαίου επιπέδου πριν προχωρήσει. Πολλοί γραμματείς κερδίζουν μετα-δευτεροβάθμια πιστοποιητικά προκειμένου να καταστούν καλύτερα προσόντα για θέσεις υψηλότερης ευθύνης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αποκτήσετε ορισμένα προσόντα που είναι ειδικά για έναν κλάδο. αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν ο προσωπικός γραμματέας χειρίζεται έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με τη βιομηχανία. Σε ένα ιατρικό περιβάλλον, για παράδειγμα, ο γραμματέας μπορεί να χρειαστεί να παρακολουθήσει ένα μάθημα ιατρικής ορολογίας, ώστε να κατανοήσει διάφορους όρους που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση ορισμένων γραφειοκρατικών. Οι γραμματείς του δικαίου θα πρέπει να κατανοήσουν διάφορους τύπους νομικής ορολογίας προκειμένου να διαχειριστούν γραφειοκρατία ή άλλη αλληλογραφία που σχετίζεται με τη δουλειά.
Είναι σημαντικό για τον προσωπικό γραμματέα να είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμος, καθώς οι ευθύνες του μπορεί να αλλάζουν από στιγμή σε στιγμή. Η εργασία μπορεί να έχει αρκετά υψηλό άγχος σε ορισμένα περιβάλλοντα και ορισμένοι εργοδότες θα είναι πολύ πιο απαιτητικοί από άλλους. Η ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι ουσιαστική, καθώς η γραμματέας θα αφιερώνει μεγάλο μέρος του χρόνου του στο να συντονίζεται με άλλους, να αλληλεπιδρά με το κοινό και να διαχειρίζεται αλληλογραφία για λογαριασμό του εργοδότη ή των εργοδοτών της. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο γραμματέας μπορεί να παρευρεθεί σε περισσότερους από έναν εργοδότες, πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστεί να εξισορροπήσει πολλαπλούς φόρτους εργασίας.