Η σύνταξη ενός αιτήματος χορηγίας συνήθως αποτελείται από τη δημιουργία μιας εξατομικευμένης επιστολής προς την εταιρεία, τον οργανισμό ή το άτομο από το οποίο θα θέλατε να λάβετε χρηματοδότηση. Οι ιδιαιτερότητες μιας τέτοιας επιστολής μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το αν ζητάτε χορηγία για τον οργανισμό σας ή για τον εαυτό σας. Ένας άλλος κύριος παράγοντας που μπορεί να επηρεάσει το περιεχόμενο του αιτήματός σας χορηγίας είναι για ποιο σκοπό θα χρησιμοποιηθεί η χρηματοδότηση. Μια τυπική επιστολή αιτήματος χορηγίας θα περιέχει έναν επαγγελματικό χαιρετισμό, μια περιγραφή του εαυτού σας ή του οργανισμού σας και μια έκκληση προς την εταιρεία ή το άτομο για βοήθεια. Εάν ο στόχος σας έχει ιστορικό χορηγίας παρόμοιων οργανισμών, εκδηλώσεων ή δραστηριοτήτων, μπορείτε να δουλέψετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη οπτική γωνία.
Το πιο σημαντικό μέρος της σύνταξης ενός αιτήματος χορηγίας είναι η επιλογή του σωστού ατόμου ή οργανισμού για να επικοινωνήσετε. Εάν διευθύνετε μια οργάνωση νεολαίας, όπως μια αθλητική ομάδα, μπορεί να έχετε επιτυχία επικοινωνώντας με τοπικές επιχειρήσεις και επιχειρηματίες που έχουν ιστορικό υποστήριξης παρόμοιων δραστηριοτήτων. Διαφορετικές εταιρείες και άτομα έχουν συχνά την προδιάθεση να προσφέρουν υποστήριξη για συγκεκριμένους τύπους οργανισμών, εκδηλώσεων ή δραστηριοτήτων, επομένως η επιλογή των σωστών μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε το καλύτερο αίτημα χορηγίας.
Αφού μάθετε πού θα στείλετε τα αιτήματά σας, πρέπει να κάνετε κάποια επιπλέον έρευνα. Εάν επικοινωνείτε με μια επιχείρηση, τότε μπορεί να πληρώσει για να μάθετε ποιοι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για τα προγράμματα φιλανθρωπικής προσφοράς και χορηγιών. Η αποστολή της επιστολής σας στο σωστό άτομο σε έναν οργανισμό μπορεί να διασφαλίσει ότι θα ληφθεί έγκαιρα, αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δείξετε στην επαφή σας ότι είστε σοβαροί και εκτιμάτε τις προσπάθειές τους. Για το σκοπό αυτό, συνήθως θα θέλετε να συντάξετε το αίτημά σας σε ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο. Εάν ο οργανισμός σας δεν διαθέτει ήδη επιστολόχαρτο, είναι συνήθως εύκολο να δημιουργήσετε ένα.
Μετά τον χαιρετισμό που απευθύνεται στο σωστό άτομο ή άτομα, η επιστολή αιτήματος χορηγίας θα πρέπει να παρέχει μερικές βασικές πληροφορίες. Μπορείτε να επισημάνετε προηγούμενες δραστηριότητες και πώς θα βοηθούσε μια νέα χορηγία. Η γνώση του τρόπου με τον οποίο ο πιθανός χορηγός σας έχει χρηματοδοτήσει άλλες ομάδες στο παρελθόν μπορεί να είναι απαραίτητη, καθώς αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε αυτό το τμήμα της επιστολής. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να παρέχετε μια σαφή και συνοπτική περιγραφή του γιατί χρειάζεστε τη χορηγία.
Πέρα από τον προσωπικό χαιρετισμό και την περιγραφή προηγούμενων επιτευγμάτων και μελλοντικών σχεδίων, ο τρόπος με τον οποίο ζητάτε τη δημοσιονομική χορηγία μπορεί να διαφέρει. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να ζητήσετε ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό ή να παρέχετε διαφορετικά επίπεδα χορηγίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ακριβώς τι θα σας επιτρέψει να επιτύχετε κάθε επίπεδο χορηγίας ή οποιαδήποτε οφέλη μπορείτε να προσφέρετε σε αντάλλαγμα. Ένα έντυπο μπορεί επίσης να επισυναφθεί εάν ζητάτε χορηγία από μια επιχείρηση, καθώς αυτό μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία για τους εμπλεκόμενους υπαλλήλους.
Σε όλη τη χορηγική επιστολή σας, συνήθως θα θέλετε να παραμείνετε επαγγελματίες και ευγενικοί. Στο τέλος της επιστολής, είναι καλή ιδέα να ευχαριστήσετε τον πιθανό χορηγό σας για την προσοχή του, είτε αποφασίσει τελικά να προσφέρει κάποια χρηματοδότηση είτε όχι. Μια χειρόγραφη υπογραφή συνιστάται συνήθως για το κλείσιμο της επιστολής, καθώς αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα εξατομικευμένο αποτέλεσμα.