Η σύνταξη μιας επαγγελματικής πρότασης δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη εάν έχετε υπόψη πολλές σημαντικές εκτιμήσεις. Πρώτον, αντισταθείτε στην παρόρμηση να γράψετε για να εντυπωσιάσετε, όπως με τη χρήση φανταχτερού λόγου ή τεχνικής ορολογίας. Αντ ‘αυτού, χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα που εξηγεί σαφώς τι θέλουν και πρέπει να γνωρίζουν οι αναγνώστες σας για την πρότασή σας. Δεύτερον, θυμηθείτε να ελέγξετε τις λεπτομέρειες, όπως βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν τυπογραφικά λάθη ή σφάλματα οποιουδήποτε είδους στην πρότασή σας. Τρίτον, λάβετε υπόψη ότι ο στόχος σας για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής πρότασης είναι να πείσετε τους αναγνώστες σας να σας δώσουν δουλειά, οπότε βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τις οδηγίες τους στο Request for Proposal (RFP) και πείστε τους ότι εσείς και η εταιρεία σας θα παρέχετε ακριβώς αυτό χρειάζονται.
Ξεκινήστε να γράφετε την πρότασή σας σημειώνοντας τι περιμένουν οι αναγνώστες σας να εξετάσετε στην πρόταση. Δοκιμάστε να δείτε την πρόταση από την οπτική τους πλευρά, καθώς προσπαθείτε να τους πουλήσετε τις ιδέες σας. Πώς θα καλύψετε τις ανάγκες τους; Ποια είναι τα οφέλη που θα έχουν επιλέγοντας την εταιρεία σας για να εργαστεί σε αυτούς έναντι άλλης εταιρείας; Τι δουλειά έχετε κάνει στο παρελθόν που σας κάνει και τις ιδέες σας να ταιριάζουν ακριβώς σε αυτήν την πρόταση προσφοράς;
Όταν απαντάτε σε ερωτήσεις όπως αυτές, κάντε περισσότερες σημειώσεις για να έχετε μια τραχιά, αλλά σαφή εικόνα για το τι θα συμπεριλάβετε στο RFP ή σε άλλου τύπου πρόταση, όπως αυτή που ξεκινήσατε. Στη συνέχεια, οργανώστε και επεκτείνετε τις πληροφορίες που θα συμπεριλάβετε στην επαγγελματική σας πρόταση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο πρότασης, αποφασίστε πώς να οργανώσετε καλύτερα το περιεχόμενό σας στη δομή του. Διαφορετικά, μπορεί να θέλετε να δείτε δείγματα προτάσεων από επιχειρηματικά βιβλία ή από διαδικτυακές αναζητήσεις για να έχετε μια ιδέα για το πώς να παρουσιάσετε τις πληροφορίες της πρότασής σας με πειστικό τρόπο.
Ο σχεδιασμός και η διάταξη της επαγγελματικής σας πρότασης θα πρέπει να ταιριάζει στον κλάδο και την εταιρεία σας. Η σελίδα του εξωφύλλου πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας καθώς και ένα ενδιαφέρον γραφικό που θα ενδιαφέρει τους αναγνώστες σας στην ιδέα σας. Μια συνοπτική περίληψη μιας σελίδας που περιγράφει τους στόχους και τα αποτελέσματα του έργου θα πρέπει συνήθως να ακολουθεί την πρώτη σελίδα. Πολλοί επαγγελματίες συντάκτες προτάσεων συνιστούν τη σύνταξη της τελευταίας περίληψης, ώστε να μπορείτε να συνοψίσετε την πρότασή σας πειστικά και με ακρίβεια.
Τα οπτικά συνοδευτικά γραπτών προτάσεων είναι απαραίτητα στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο. Ωστόσο, διατηρήστε τα σχετικά με την επαγγελματική σας πρόταση και βεβαιωθείτε ότι την προωθούν αντί να την αφαιρούν. Η υποστήριξη γραφικών μπορεί να αυξήσει την πειστικότητα του κειμένου σας και να το κρατήσει ενδιαφέρον. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε χρήσιμα γραφήματα και γραφήματα με σχετικές στατιστικές πληροφορίες. Το όνομα της εταιρείας, το λογότυπο, η ετικέτα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα πρέπει να εμφανίζονται επαγγελματικά στην πρότασή σας.
Οι επαγγελματίες συγγραφείς καταλαβαίνουν πώς να γράφουν για να απαντήσουν σε ερωτήσεις που αναμένουν ότι θα έχουν οι αναγνώστες τους. Διαβάστε το πρώτο σχέδιο της πρότασής σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε κάθε ερώτηση που μπορείτε να προβλέψετε ότι θα έχει το κοινό σας. Επανεξετάστε την προσφορά τιμής και κάντε την ανταγωνιστική, αλλά μην πάτε πολύ χαμηλά για να πάρετε τη δουλειά, καθώς αυτό θα λειτουργήσει ενάντια στον δικό σας στόχο. Ένας καλός στόχος σελίδας για μια επαγγελματική πρόταση είναι δέκα σελίδες, αν και ορισμένες προτάσεις έχουν 15 ή περισσότερες σελίδες. Οι προτάσεις πρέπει να είναι λεπτομερείς και εμπεριστατωμένες, αλλά αν είναι επίσης συνοπτικές, μπορούν να κρατήσουν τον αναγνώστη καθηλωμένο.