Μια πρόταση χορηγίας αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της χρηματοδότησης μιας εκδήλωσης ή μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης. Ως συγγραφέας, πρέπει να γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την εκδήλωση ή τον οργανισμό σας και τις απαιτήσεις σας. Πρέπει επίσης να ερευνήσετε διεξοδικά την επιχείρηση, τον οργανισμό ή το άτομο στο οποίο απευθύνεται η επιστολή σας.
Έχοντας αυτό υπόψη, η πρόταση χορηγίας έχει πολλά κοινά στοιχεία με άλλες επιστολές. Τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας ή αυτά του οργανισμού σας στο επάνω μέρος του γράμματος στη δεξιά πλευρά. Στη συνέχεια, στην αριστερή πλευρά κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, εισαγάγετε την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας για τον παραλήπτη της επιστολής.
Χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να παρουσιάσετε τον εαυτό σας ή τον οργανισμό σας. Κρατήστε την παράγραφο σύντομη. Ο πιθανός χορηγός σας θα θέλει να μάθει ποιος είστε, τι κάνετε και τη φιλοσοφία σας, αλλά θα ενδιαφέρεται περισσότερο για το κρέας της πρότασής σας.
Η δεύτερη παράγραφος θα πρέπει να εισάγει τον παραλήπτη της επιστολής στην εκδήλωση που θέλετε να χορηγήσει. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για λογοτεχνικό φεστιβάλ, τότε δώστε το όνομα, την τοποθεσία, την εκτίμηση της συμμετοχής και τις επιβεβαιωμένες εκδηλώσεις. Κρατήστε το συνοπτικό και μην φοβάστε να αφήσετε το περιστασιακό όνομα. Χρησιμοποιήστε την παράγραφο για να πουλήσετε την εκδήλωση ή τον οργανισμό σας, αλλά επίσης να είστε σίγουροι ότι είστε πάντα ακριβείς.
Ορίστε τον αντίκτυπο του γεγονότος στην τρίτη παράγραφο. Αναφέρετε τις φιλανθρωπικές οργανώσεις που θα βοηθήσει, εάν υπάρχουν. Εάν πρόκειται για έρανο ή άλλη φιλανθρωπική εκδήλωση, εξηγήστε πού θα πάνε τα χρήματα και τι θα γίνει με αυτά. Εξηγήστε ποιον ή τι θα επηρεάσει το συμβάν.
Ακολουθεί το πιο σημαντικό μέρος της πρότασης χορηγίας από την πλευρά του πιθανού χορηγού: Εξηγήστε τι περιλαμβάνει για τον παραλήπτη της πρότασης. Ο δυνητικός χορηγός πιθανότατα θα θέλει να μάθει πόσα άτομα θα δουν το όνομά του ή την επωνυμία του κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και τυχόν διαφήμιση που οδηγεί σε αυτήν. Φροντίστε να πείτε στον επίδοξο χορηγό ποιες θετικές ενώσεις θα πάρουν οι άνθρωποι από την εκδήλωση σε σχέση με το όνομα ή το εμπορικό σήμα του/της. Εξηγήστε πώς η εκδήλωση ταιριάζει καλά στη συγκεκριμένη χορηγία. Για παράδειγμα, μια διασκεδαστική διαδρομή συνδέεται καλά με τη χορηγία από εταιρείες υποδημάτων και εταιρείες υγιεινής διατροφής.
Τώρα που εισαγάγατε τα θετικά της εκδήλωσης και έχετε το ενδιαφέρον του επίδοξου χορηγού, ήρθε η ώρα να γνωρίσετε τις χορηγικές σας ανάγκες στον παραλήπτη της πρότασης. Η εκδήλωση για την οποία αναζητάτε χορηγία θα πρέπει να έχει πλήρεις πληροφορίες προϋπολογισμού πριν από τη σύνταξη της πρότασης. Αυτό σας επιτρέπει να δηλώσετε τον επιθυμητό προϋπολογισμό για την εκδήλωση, ώστε ο χορηγός να γνωρίζει ποια επένδυση χρειάζεται, αλλά μην ξεκινήσετε τη διαπραγμάτευση στην πρόταση.
Η τελική παράγραφος της πρότασης χορηγίας πρέπει να εκφράζει την εκτίμησή σας για τον παραλήπτη που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει την επιστολή σας. Θα πρέπει επίσης να εκφράσετε την επιθυμία να συζητήσετε την ιδέα μαζί του/της με περισσότερες λεπτομέρειες. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο σας στο κάτω μέρος της σελίδας. Πριν υποβάλετε την πρόταση χορηγίας σας, διαβάστε την ξανά και επεξεργαστείτε την προσεκτικά. Μια λιγότερο από επαγγελματική πρόταση μπορεί να εμπνεύσει έναν κατά τα άλλα πρόθυμο χορηγό να απορρίψει το αίτημα.