Η σύνταξη μιας πρότασης υποβολής προσφορών περιλαμβάνει τον υπολογισμό των τιμών, τη συγγραφή πωλήσεων περιεχομένου και τη δημιουργία μιας επαγγελματικής παρουσίασης. Για να υπολογίσει τα ποσοστά, ένα άτομο πρέπει να κατανοήσει το κόστος του, να ερευνήσει τον ανταγωνισμό και να καθορίσει εάν θα χρειαστεί νέος εξοπλισμός ή προμήθειες. Μετά τον υπολογισμό του κόστους, θα πρέπει να προστεθεί ένα ποσοστό ή ποσό προσαύξησης σε αυτό το ποσοστό και να συγκριθεί με τους ανταγωνιστές. Με αυτό το τελικό σχήμα, η πρόταση μπορεί να δημιουργηθεί με συνοδευτική επιστολή, λεπτομέρειες της προτεινόμενης υπηρεσίας, αντίγραφο πώλησης και προσφορά. Είτε η πρόταση προσφοράς υποβάλλεται με e-mail είτε με συνηθισμένο ταχυδρομείο, η παρουσίαση πρέπει να είναι επαγγελματική, με επιστολόχαρτο, χωρίς ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη και καλή οργάνωση.
Ο υπολογισμός της τιμής για μια πρόταση προσφοράς είναι ένα από τα πρώτα βήματα συγγραφής μιας. Ο υπολογισμός θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα κόστη που σχετίζονται με το έργο, όπως υλικά, εργασία και αναβαθμίσεις. Εάν πρέπει να αγοραστεί νέος εξοπλισμός ή μηχανήματα για την ολοκλήρωση αυτού του έργου, τότε θα πρέπει να συμπεριληφθεί το πλήρες κόστος του, εκτός εάν θα χρησιμοποιηθεί και για μελλοντικά έργα – εάν θα χρησιμοποιηθεί για μελλοντικά έργα, είναι αποδεκτό να περιλαμβάνεται μόνο ένα κλάσμα του κόστους στον υπολογισμό. Αφού προσθέσετε όλα τα έξοδα, θα πρέπει να συμπεριληφθεί ένα ποσοστό ή ποσό προσαύξησης για να έχετε κέρδος. Εάν κάποιος δεν είναι σίγουρος για το τι πρέπει να είναι αυτό το ποσοστό, η έρευνα των ανταγωνιστικών τιμών μπορεί να είναι χρήσιμη.
Η σύνταξη της πρότασης προσφοράς ξεκινά με μια επιστολή που περιλαμβάνει την ευγνωμοσύνη της επιχείρησης για την ευκαιρία υποβολής προσφοράς, την περιγραφή της προτεινόμενης υπηρεσίας ή προϊόντος και την περιγραφή του επόμενου βήματος για την εξασφάλιση της προσφοράς. Κατά την περιγραφή της προτεινόμενης υπηρεσίας, η πρόταση προσφοράς πρέπει να περιλαμβάνει το πώς η εταιρεία διαφέρει από τους ανταγωνιστές, πώς η υπηρεσία ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες τους και τι να περιμένει ως το τελικό αποτέλεσμα. Η επιστολή πρέπει επίσης να αναφέρει τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση για να εξασφαλίσει την προσφορά, όπως η υπογραφή κλειστού συμβολαίου, η πληρωμή προκαταβολής ή ο προγραμματισμός προσωπικής συνάντησης.
Όλα τα δικαιολογητικά θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην επιστολή της πρότασης προσφοράς. Ορισμένοι πελάτες απαιτούν δείγματα προηγούμενης εργασίας, συστατικές επιστολές ή βιογραφικό, για παράδειγμα. Τα έγγραφα πρέπει να παρουσιάζονται με τη σειρά που αναγράφεται από τον πελάτη και να ελέγχονται ξανά για να διασφαλιστεί ότι δεν λείπει τίποτα. Εάν η επιστολή αποσταλεί με συνηθισμένο ταχυδρομείο, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ένας μεγάλος φάκελος για να δημιουργηθεί μια πιο όμορφη παρουσίαση από έναν τυπικό φάκελο με υπερβολική γέμιση. Επιπλέον, τα έγγραφα πρέπει να είναι χωρίς ρυτίδες, καθαρά και συρραμμένα τακτοποιημένα μεταξύ τους. Εάν η πρόταση πρόκειται να σταλεί με e-mail, τότε το e-mail θα πρέπει να εμφανίζει αμέσως το γράμμα με τα υποστηριζόμενα έγγραφα που επισυνάπτονται σε ένα μέγεθος αρχείου για εύκολη λήψη.
SmartAsset.