Τα σχέδια διαχείρισης αλλαγών πρέπει να ανταποκρίνονται σε κάθε εταιρεία και πρέπει να καλύπτουν τις ανάγκες της επιχείρησης και των εργαζομένων της κατά τη διάρκεια της αλλαγής. Μέρη ενός σχεδίου διαχείρισης αλλαγών περιλαμβάνουν τον οικονομικό προγραμματισμό, τον υλικοτεχνικό σχεδιασμό, τον προγραμματισμό του εργατικού δυναμικού και τον ψυχολογικό σχεδιασμό. Κάθε μέρος ενός σχεδίου διαχείρισης αλλαγών είναι απαραίτητο για την επιτυχία του και συχνά θα βρεθείτε να εκτελείτε και τους τέσσερις τύπους προγραμματισμού ταυτόχρονα για να συντονίσετε καλύτερα την αλλαγή. Ένα ουσιαστικό βήμα σε κάθε αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης αλλαγών είναι η δημιουργία χαλάρωσης για σφάλματα, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει οικονομική καθυστέρηση ή επιπλέον χρόνο για την αντιμετώπιση απροσδόκητων προβλημάτων στην αλλαγή.
Τα απλά πρώτα βήματα κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου διαχείρισης αλλαγών περιλαμβάνουν τον καθορισμό στόχων και ορόσημων για τη μέτρηση της επιτυχίας. Οι στόχοι μπορούν να περιλαμβάνουν προϋπολογισμό, προβλεπόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης αλλαγής και εκτιμώμενα οφέλη που θα πρέπει να λάβει η εταιρεία κάνοντας την αλλαγή. Ο καθορισμός οικονομικών στόχων και χρονικών ορόσημων μπορεί να βοηθήσει στην άμεση και μέτρηση της προόδου της αλλαγής. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφιερώσει χρόνο στο σχέδιό σας για διαδικασίες που χρειάζονται χρόνο για να ολοκληρωθούν, όπως η παραγωγή υλικών ή προϊόντων που είναι απαραίτητα για την αλλαγή ή φυσικές αλλαγές όπως η μετακίνηση ή η αναδιαμόρφωση.
Ένα άλλο σημαντικό μέρος ενός σχεδίου διαχείρισης της αλλαγής είναι η διάθεση φυσικών πόρων για την αλλαγή στο στάδιο της αλλαγής στο οποίο χρειάζονται. Για παράδειγμα, εάν εκπαιδεύετε ορισμένους συνεργάτες σε ένα νέο πρόγραμμα υπολογιστή και η παράδοση του υπολογιστή δεν φτάσει στην ώρα τους ώστε οι διαχειριστές του δικτύου σας να λάβουν το σύστημα online για εκπαίδευση, αυτό μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις που επηρεάζουν τη συνολική επιτυχία του σχεδίου διαχείρισης αλλαγών . Ο προγραμματισμός για πόρους μπορεί επίσης να περιλαμβάνει σχεδιασμό για το ανθρώπινο δυναμικό που απαιτείται για τη σωματική εργασία που σχετίζεται με την αλλαγή, όπως η μετακίνηση επίπλων ή η εγκατάσταση θαλάμων σε ένα κτίριο γραφείων.
Μην εφαρμόσετε μια αλλαγή πριν σχεδιάσετε τις οικονομικές λεπτομέρειες της αλλαγής. Χρησιμοποιήστε τα λογιστικά αρχεία της εταιρείας σας για να έχετε μια σαφή εικόνα των οικονομικών της εταιρείας που υπάγονται στην αλλαγή. Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε τα έξοδα κατά τη διάρκεια της αλλαγής, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να προσδιορίσετε εάν η εφαρμογή της αλλαγής ήταν επιτυχής. Η οδήγηση σε μια αλλαγή μπορεί να είναι καταστροφική για μια εταιρεία εάν δεν έχει αρκετά χρήματα για να χρηματοδοτήσει πλήρως την αλλαγή. Με τον προϋπολογισμό και τον προγραμματισμό οικονομικών λεπτομερειών για μια αλλαγή, μπορείτε να προστατεύσετε από χρηματικά λάθη κατά την αλλαγή που μπορεί να επηρεάσουν την παραγωγή και να διακόψουν την πορεία της επιχείρησής σας.
Παρόλο που περιλαμβάνει περισσότερες συναισθηματικές πτυχές παρά επιχειρηματική αίσθηση, ο χρόνος για τις ανθρώπινες και ψυχολογικές επιπτώσεις της αλλαγής είναι απαραίτητος για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού σχεδίου. Όταν οι άνθρωποι εισάγονται στην αλλαγή, πρέπει να εκπαιδευτούν για να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα. Μπορεί συχνά να αγχωθούν και να αντισταθούν στην αλλαγή άμεσα ή αρνούμενοι να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα. Η πρόληψη των ανθρώπινων προβλημάτων με την αλλαγή ξεκινά με αποτελεσματική επικοινωνία. Η αποτελεσματική επικοινωνία περιλαμβάνει τακτικές συναντήσεις που πραγματοποιούνται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, αποτελεσματική εκπαίδευση με ανατροφοδότηση και ανοιχτή πόρτα για προσωπική επικοινωνία με τους εργαζόμενους που αντιμετωπίζουν προβλήματα με την αλλαγή.
SmartAsset.