Τα αρχεία τηλεφώνου μπορεί να είναι ένα κρίσιμο αποδεικτικό στοιχείο σε μια ποικιλία τύπων διαφορών. Ένα μέρος μπορεί να χρειαστεί να κλητεύσει τηλεφωνικά αρχεία για να λάβει ένα επίσημο αντίγραφο. Ένα μέρος μπορεί επίσης να χρειαστεί να κλητεύσει τηλεφωνικά αρχεία εάν ο πάροχος δεν είναι πρόθυμος να δημοσιοποιήσει αρχεία χωρίς δικαστική απόφαση. Η νομική διαδικασία που χρησιμοποιείται για την κλήτευση τηλεφωνικών αρχείων είναι η έκδοση κλήτευσης duces tecum, που συχνά αναφέρεται ως κλήτευση τρίτου ή μη, στον πάροχο της τηλεφωνικής υπηρεσίας.
Μπορεί να χρειαστούν αρχεία τηλεφώνου σε μια αστική ή ποινική νομική υπόθεση. Σε μια ποινική υπόθεση, τα τηλεφωνικά αρχεία θα μπορούσαν να τεκμηριώσουν άλλοθι για έναν κατηγορούμενο ή να αποδείξουν μια προϋπάρχουσα σχέση μεταξύ ενός θύματος και ενός υπόπτου για τη δίωξη. Σε μια πολιτική υπόθεση, τα τηλεφωνικά αρχεία μπορεί να βοηθήσουν να διαπιστωθεί ότι μια συνομιλία σχετικά με τους όρους μιας σύμβασης, για παράδειγμα, έλαβε χώρα πράγματι.
Προκειμένου να κληθούν τα τηλεφωνικά αρχεία, το πρώτο βήμα είναι να καθοριστεί ποιος είναι ο θεματοφύλακας των αρχείων. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται εύκολο, σε ορισμένες περιπτώσεις όπου ο πάροχος είναι μια μεγάλη εταιρεία, μπορεί να είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ακριβώς σε ποιον πρέπει να απευθύνεται η κλήτευση και σε ποια διεύθυνση. Οι μεγάλες εταιρείες έχουν γενικά ένα συγκεκριμένο πρόσωπο ή τμήμα που έχει οριστεί για τη λήψη κλητεύσεων ή άλλων νομικών εγγράφων.
Στη συνέχεια πρέπει να προετοιμαστεί κλήτευση. Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, ένας δικηγόρος μπορεί να ζητήσει τηλεφωνικά αρχεία χωρίς προηγούμενη έγκριση του δικαστηρίου, ενώ, σε άλλες, η κλήτευση πρέπει να προετοιμαστεί και να κατατεθεί στο δικαστήριο για έγκριση του δικαστή πριν από την έκδοσή του. Η κλήτευση πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη, καθώς ο παραλήπτης της κλήτευσης δεν υποχρεούται νομικά να προσκομίσει οτιδήποτε δεν αναφέρεται στην κλήτευση. Οι κοινές πληροφορίες που βρίσκονται σε μια κλήτευση για τηλεφωνικά αρχεία περιλαμβάνουν το όνομα του συνδρομητή ή του πελάτη και τον αριθμό λογαριασμού, τον αριθμό τηλεφώνου και τις ημερομηνίες που καλύπτονται από την κλήτευση.
Μόλις προετοιμαστεί και εγκριθεί η κλήτευση, εάν απαιτείται, η κλήτευση αποστέλλεται στο κατάλληλο άτομο ή τμήμα της τηλεφωνικής εταιρείας. Η κλήτευση είναι μια δικαστική απόφαση, που σημαίνει ότι ο παραλήπτης έχει νομική υποχρέωση να προσκομίσει τα αρχεία που αναφέρονται στην κλήτευση χωρίς βάσιμο λόγο να μην το κάνει. Εάν ο αποδέκτης της κλήτευσης πιστεύει ότι έχει έγκυρη αντίρρηση για την εντολή προσκόμισης των αρχείων, όπως ζήτημα εμπιστευτικότητας, τότε πρέπει να υποβληθεί ένσταση στο δικαστήριο. Ομοίως, εάν ο παραλήπτης δεν είναι σε θέση να συμμορφωθεί με την κλήτευση επειδή τα αρχεία έχουν χαθεί, κλαπεί ή καταστραφεί ή δεν ήταν ποτέ υπό την κράτηση του παραλήπτη, τότε ο παραλήπτης πρέπει να ενημερώσει το δικαστήριο.