Τα αρχεία γυμνασίου μπορεί να φανούν χρήσιμα για διάφορες περιστάσεις αργά στη ζωή. Μπορεί να είναι απαραίτητα για την εισαγωγή στο κολέγιο, για την απόδειξη της ιδιότητας του διπλώματος ή ακόμη και σε ορισμένους τύπους νομικών υποθέσεων. Είναι συνήθως μια αρκετά απλή διαδικασία για τη λήψη αντιγράφων των αρχείων γυμνασίου, αλλά είναι σημαντικό να είναι σαφές ποια αρχεία χρειάζονται και εάν αρκούν τα επίσημα ή ανεπίσημα αρχεία.
Ορισμένες σχολικές περιοχές παρέχουν ανεπίσημα αρχεία που μπορούν να χρησιμεύσουν ως ενημερωτικός οδηγός για πρώην μαθητές. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν βαθμούς, προσωπικά στοιχεία και ημερομηνία αποφοίτησης. Άτυπες μεταγραφές μπορεί να είναι διαθέσιμες σε έναν ιστότοπο του σχολείου ή μέσω του κεντρικού γραφείου ενός γυμνασίου. Αυτά είναι γενικά απλά έντυπα έγγραφα και συνήθως δεν θεωρούνται επαρκή για αιτήσεις κολεγίου ή εργασίας.
Τα επίσημα αρχεία γυμνασίου, όπως οι επίσημες μετεγγραφές ή τα αντίγραφα ενός απολυτηρίου, μπορεί να χρειαστούν λίγο περισσότερο χρόνο για να ληφθούν και συνήθως απαιτούν μια μικρή χρέωση. Αυτά μπορεί να έρχονται σε σφραγισμένους φακέλους που πρέπει να παραμείνουν σφραγισμένοι για να θεωρηθούν έγκυροι. Πολλά γραφεία αρχείων θα τα στείλουν απευθείας στο σχολείο, τη δουλειά ή άλλη πηγή που ζητά τις πληροφορίες για έναν πρώην μαθητή. Αυτό διασφαλίζει ότι ο μαθητής δεν έχει την ευκαιρία να παραποιήσει τα έγγραφα.
Για να βρείτε αυτά τα αρχεία, το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε είναι συνήθως το ίδιο το σχολείο. Ακόμα κι αν δεν διατηρούν τα αρχεία στην πανεπιστημιούπολη, θα είναι συνήθως η καλύτερη πηγή πληροφοριών σχετικά με το πού θα βρείτε επίσημα αντίγραφα. Επισκεφθείτε ή τηλεφωνήστε στα κεντρικά γραφεία του σχολείου και φροντίστε να φέρετε ή να γνωρίζετε τις σχετικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, τις ημερομηνίες παρακολούθησης και την αποφοίτηση και τους αριθμούς ταυτότητας των μαθητών. Εάν καλέσετε ή στείλετε email, το σχολείο μπορεί να ζητήσει φωτοαντίγραφο ή φαξ άδειας οδήγησης ή άλλης επίσημης ταυτότητας πριν από τη δημοσιοποίηση τυχόν εγγράφων.
Εάν το σχολείο έχει κλείσει ή δεν διατηρεί αρχεία επιτόπου, επικοινωνήστε με τον διευθυντή του σχολείου. Αυτό το εποπτικό όργανο ενδέχεται να χρειαστεί να τηρεί αρχεία για νομικούς σκοπούς και μπορεί να είναι πιο ικανό να χειρίζεται αιτήματα για αρχεία γυμνασίου προηγούμενων δεκαετιών. Εάν το γραφείο του προϊσταμένου δεν μπορεί να βοηθήσει, επικοινωνήστε με το περιφερειακό ή το κρατικό τμήμα εκπαίδευσης. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετές εβδομάδες ή και μήνες για να ολοκληρωθεί, οπότε φροντίστε να αφήσετε αρκετό χρόνο για να λάβετε αρχεία από το γυμνάσιο πριν από την ημερομηνία λήξης των αιτήσεων.
Τα αρχεία γυμνασίου μπορούν συνήθως να γνωστοποιηθούν μόνο στο άτομο που αναφέρεται στα αρχεία, εκτός εάν είναι κάτω των 18 ετών. Ενδέχεται να απαιτείται γραπτή άδεια ή υπογεγραμμένο έντυπο απελευθέρωσης από τον πρώην μαθητή για να μπορέσουν να δοθούν τα αρχεία σε οποιονδήποτε άλλον, ακόμη και σύζυγος, αδερφός ή γονέας. Για να δείτε ποιος μπορεί ή όχι να έχει πρόσβαση στα σχολικά αρχεία χωρίς άδεια, ελέγξτε τους τοπικούς νόμους για το απόρρητο των μαθητών και τις πρακτικές σχολικής καταγραφής.